Stijlvol een afspraak afzeggen als je geen tijd (of zin) hebt

Destijds leek het je leuk, een online brainstormsessie bijwonen. Je zei dan ook tamelijk vlug ‘ja’ op de vraag of dinsdag jou schikt. Nu die dinsdagavond erg dichtbij komt en je bij lange na niet klaar bent met je andere werkzaamheden, kun je jezelf wel voor je kop slaan — ‘Waarom heb ik weer toegezegd?!’ Je hebt er gewoon de tijd niet voor, laat staan de puf. Hoe ga je deze keer de afspraak afzeggen? In stijl:

Afzeggen? Waarom we liever smoesjes verzinnen

‘Je kunt de afspraak gewoon cancelen’, hoor je jezelf zeggen. ‘Zeg je dat je andere plannen hebt.’ Nee. Geloven ze nooit, welke plannen moet je hebben, in coronatijd? ‘Ziek dan.’ Nee, ongeloofwaardig. 

Jij bent niet de enige die creatieve manieren (lees: smoesjes) verzint om onder een afspraak uit te komen; digitaal of de nu zeldzame face-to-face rendez-vous. Je ervaart het als minder intimiderend, minder vervelend. 

En op zich begrijpen we dat. Het is toch minder pijnlijk om (voor de zoveelste keer) een vriend te moeten bellen met de ‘hé-ja-sorry-ik-kan-alweer-niet’. De eerste keer geloven ze best dat je hond buikpijn heeft en je voor de zekerheid een oogje in het zeil houdt. De derde, zeg vierde keer duidt het toch echt op een leugen (of een viervoeter die je toch echt even moet laten nakijken).

Gelukkig (of nou ja…) ben je niet de enige die het doet.

Volgens Psychologie Magazine gebruikt 46% van de Nederlanders regelmatig een smoes om onder een gemaakte afspraak uit te komen.

De reden waarom we graag naar een leugentje om bestwil grijpen, in plaats van eerlijk te zeggen dat we geen tijd of zin hebben: planning fallacywe onderschatten de tijd die we in de nabije toekomst hebben. 

Doodleuk spreken we dan een datum af, zonder werkelijk goed vooruit te kijken. We staan er niet bij stil dat, wanneer het dan eindelijk zover is, onze agenda uitpuilt en ook ons energieniveau niet zo hoog is als we destijds dachten. Zodra we dan ineens drie, vier verschillende soorten afspraken en verplichten zien staan, voelen we ons in een hoek gedreven.

En wat schrap je dan als eerst? Precies: de afspraken waar je het meest tegenop ziet. Hoe? Op de minst confronterende manier die er is: we sturen een appje. 

Toch is dat not done, vinden wij.

Een afspraak afzeggen heeft namelijk niet alleen effect op jou. Het heeft ook effect op die ander. Zorg er dus voor dat je een afspraak in stijl afzegt. A classy way to do it? In stijl? Geen smoesjes gebruiken in ieder geval. O, en doe het op tijd.

In principe zijn er twee manieren waarop je een afspraak kunt afzeggen:

  1. Met de intentie hem te verzetten. Ondanks dat de afspraak echt nu niet goed uitkomt, prik je – in overleg – een nieuwe  datum.
  2. Met de intentie hem in zijn geheel te cancelen. Dan heb je nog de afspraken die, als je er kritisch naar kijkt, niet nodig zijn. Ze hebben geen waarde, voegen niet werkelijk iets toe of ze leveren je slechts een naar gevoel op. Deze schrap je.

Dit is hoe je beiden afzegt:

#kantoorleven #collegas #werkvloer #storend #Motivatie #Lifehacks #Herkenbaresituaties #Makinglifeeasier #Om1500Klaar #Tijdwinst #SlimmerWerken #timemanagement #timemanagementtips #timemanagementhacks #timemanagementcoach

1. Je zegt de afspraak op tijd af

De belangrijkste regel blijft toch wel dat je niet last minute afzegt. Houd een beetje rekening met de ander en breng hem of haar op tijd op de hoogte. Het liefst zo’n twee weken van te voren. Zo heeft de ander nog voldoende tijd om nieuwe plannen te trekken.

Het medium waarmee je het doet?

Indien je het op tijd doet, mag je het best nog via een mailtje doen. Ervan uitgaande dat het dan om iemand gaat die iets verder van je af staat dan een goede vriend of familielid; een collega bijvoorbeeld. 

Wordt het erg kort dag, dan bel je. Doe het alsjeblieft niet via Whatsapp. Je weet namelijk niet of je bericht is gelezen en daarnaast kan dat in verkeerde aarde vallen.

Geen smoesjes dus. Op tijd. Het liefst door de persoon te bellen of in zeldzame gevallen per mail.

En wat zeg je dan?

2. Je stelt een andere datum voor

Indien je de afspraak wilt laten doorgaan, maar het komt je op dit moment gewoon niet zo goed uit, spreek dan een nieuwe datum af. Dit keer een waar je wél rekening houdt met planning fallacy: je onderschat je eigen planning en energiepeil niet en plant realistisch.

Betrek volgende punten in je reactie:

  • Jij neemt het voortouw in de communicatie:
    ‘Hé! Ik dacht ik bel je even. Zoals je weet hebben we volgende week dinsdag een meeting staan. Ik ga dat helaas niet redden. Excuses dat ik niet eerder aan de bel heb getrokken, maar ik was helaas iets te optimistisch qua planning…’ 
  • Jij neemt de verantwoordelijkheid in het verschuiven van de afspraak:
    ‘Ik wil graag mijn steentje bijdragen, maar hoe het er nu naar uitziet heb ik onvoldoende tijd om me goed voor te bereiden. Het is zonde van ieders tijd als ik dan toch aanschuif. Ik zou daarom willen voorstellen om samen een nieuwe datum af te spreken…’
  • Je geeft de ander de vrijheid een nieuwe datum te kiezen. Geef hierbij opties:
    ‘Lukt het jullie om eventueel [datum] of [datum], [datum] samen te komen? Mocht dat lukken, laten we dan even via whatsapp een geschikt tijdstip afspreken…’
  • Jij toont begrip voor vervelende situatie:
    ‘Nogmaals, ik vind het erg vervelend. Ik was erg benieuwd naar de informatie die iedereen verzameld heeft. Maar indien ikzelf geen 100% kan geven, zou ik het rot vinden om het door te laten gaan…’
  • Je sluit netjes af:
    ‘Goed, ik hoor graag van jullie welke alternatieve datum schikt. Laat je me iets weten?’

Zoals je ziet benadruk je de werkelijke reden waarom je de afspraak moet afzeggen. Geen smoesjes, maar gewoon eerlijk ‘ik-heb-geen-tijd’. Dat dwingt meer respect af dan een broodje aap verhaal. 

Door daarnaast de ander de vrijheid te geven uit verschillende dagen en tijdstippen te kiezen, toon je aan dat je respect hebt voor iemands drukke agenda. Jij neemt de verantwoordelijkheid, zonder dwingend over te komen.

afspraak afzeggen

3. En indien je niet wil, wees dan eerlijk

Oké, maar wat nou als je écht geen zin heb? Als je al weken lang opkijkt tegen die afspraak? Zo heb je uit beleefdheid maar ‘ja’ gezegd tegen een oude schoolvriendin – ‘Of je wat vrijblijvend advies hebt over het oprichten van een webshop’ –  hopende dat het er toch niet van zou komen. Wat dan?

Indien het van jou niet zo hoeft, wees dan eerlijk. Verzet de afspraak niet (want dan moet je hem later weer afzeggen), maar geef aan dat je niet wilt afspreken. Voelt hard, maar beter nu eerlijk zijn dan later weer smoesjes moeten verzinnen.

Je gebruikt bovenstaande stappen, maar met een iets andere invulling:

  • Je bent meteen aan het begin van het gesprek al eerlijk:
    ‘Leuk zeg, een eigen webshop oprichten! Je liep al langer met het idee, toch? Ik heb het helaas te druk om daarin mee te denken…’
  • Probeer de ander tegemoet te komen door op een andere manier te helpen:
    ‘… ik ken gelukkig wel andere professionals die daarin veel beter zijn dan ik. Die hebben veel meer ervaring, ik denk dat je daar meer aan hebt. Ik zal je zo even een paar contactgegevens op de mail zetten.’
  • Sluit af met een vrijblijvende belofte:
    ‘Neem even contact met hen op. Zodra de boel dan in de steigers staat, zou ik het leuk vinden als je me even appt. Dan neem ik graag een kijkje in je webshop!

Dus, netjes een afspraak afzeggen?

Waar het op neerkomt is dat je geen smoesjes gebruikt. Punt. Dat is gewoon niet zo netjes. Je houdt er een ander mee aan een lijntje, maar je hebt jezelf er ook mee. Jij zit dan weer met een volgende afspraak in je kielzog, denkende hoe je er deze keer weer onderuit komt.

Wees daarom van het begin af aan eerlijk: geef aan dat je niet kunt of geen zin hebt en doe dat op tijd. Het liefst face to face of per telefoon. Je kunt vervolgens altijd nog een nieuwe datum voorstellen (als je wél wil dat de afspraak  op een later moment doorgaat) of de persoon op weg helpen met een alternatief (als je niet wil dat de afspraak op een later moment doorgaat).

Dat is hoe je stijlvol een afspraak afzegt.

afspraak afzeggen

Toch niet goed uit je woorden komen?

Merk je nu dat je het toch lastig vindt; je komt niet goed uit je woorden en blijft er maar omheen draaien? Volg dan onze cursus Gesprekstechnieken. Daar leren we je in minder dan 1 dag jouw boodschap helder en to the point overbrengen. Onze experts leren je tal van ‘stijlvolle’ gesprekstechnieken en -vaardigheden waarmee je niet alleen beter uit je woorden komt, maar ook geloofwaardiger overkomt. Op de werkvloer en ver daarbuiten. Volg ‘m dus, die cursus Gesprekstechnieken en geef je communicatieve vaardigheden een boost.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X