Begrip tonen als manager (zonder je te laten meeslepen) – zo doe je dat!

Je hebt het vast ooit meegemaakt. Dat je je kwetsbaar opstelt en een persoonlijk verhaal deelt, maar dat de ander niet reageert zoals je zou willen. Nog voordat je je volledige verhaal hebt verteld, komt de ander met een helder advies. “Weet je wat jij zou moeten doen…?”. Dat terwijl je eigenlijk alleen maar je verhaal kwijt wilde. Tja, begrip tonen is zo eenvoudig nog niet. Maar het goede nieuws: iedereen kan het leren.

De reactie van die persoon is eigenlijk heel logisch. Oprecht luisteren naar iemand en begrip tonen klinkt heel eenvoudig, maar in de praktijk is het zo simpel nog niet. 

Het punt is dat we vaak te veel willen doen. We willen niet alleen luisteren naar de ander, maar gaan tegelijkertijd ook nadenken over adviezen, vergelijkbare situaties delen en misschien zelfs wel problemen direct wegnemen. Dat terwijl je soms helemaal niet zoveel hoeft te doen om oprecht begrip te tonen. 

Alvast één tip van de sluier: soms is niets zeggen het beste wat je kunt doen. Zo simpel is het.

Begrip tonen, wat werkt niet?

Kortom: er is van alles wat niet helpt als je begrip wilt tonen. Een paar reacties die je maar beter kunt inslikken zijn deze:

  • Laten blijken dat je de situatie herkent en daarmee het verhaal overnemen (“Oh, dat heb ik ook weleens gehad! Toen deed ik…”).
  • Zeggen dat het wel meevalt en vluchtig over het verhaal heen praten (“Ah joh, het valt wel mee. Morgen weer een dag!”).
  • Met ongevraagde adviezen komen (“Als ik jou was, zou ik…”).
  • Al snel van onderwerp veranderen (“Maareh, hoe gaat het nu eigenlijk met…?”).

Begrip tonen – 6 tips die wél helpen

Reacties als die hierboven zijn heel menselijk. Bijna iedereen floept ze er wel een keer uit. Vaak onbewust waarschijnlijk. Ze zijn alleen niet altijd wat de ander nodig heeft. Hoe kun je dan wel begrip tonen op een manier die voor de ander prettig is? Deze 6 tips helpen je daarbij.

1. Wacht op het juiste moment

Het kan zijn dat de ander er nu niet klaar voor is om zijn verhaal te delen. Vaak voel je dit wel aan of zegt diegene dat zelfs letterlijk tegen je. Respecteer dat in zo’n geval. Blijf niet doorvragen, maar heb geduld.

Geef aan dat je voor de ander klaarstaat zodra de ander jouw luisterend oor alsnog goed kan gebruiken. Vraag eventueel over een tijdje nog een keer hoe het dan met de ander gaat. Zo laat je blijken oprecht geïnteresseerd te zijn en het beste met de ander voor te hebben.

2. Neem er de tijd voor

Begrip tonen begint met een goede situatie waarin je begrip kúnt tonen. Oftewel: zorg ervoor dat je met je volledige aandacht bij het gesprek bent. Zet je telefoon op stil, zoek een rustige ruimte en laat je werk voor wat het is. Zo kun je met bewuste aandacht naar de ander luisteren. 

Een moment maken voor zo’n gesprek is niet alleen goed om een signaal af te geven dat je de tijd hebt voor de ander. Het helpt jou ook om je aandacht bij het gesprek te houden. Piepjes, notificaties, langsrazende auto’s en binnenvallende collega’s maken oprecht luisteren namelijk een stuk lastiger.

3. Laat stiltes vallen

Veel mensen hebben de neiging om een stilte direct op te vullen door iets te zeggen. Het voelt misschien ongemakkelijk als er 5 seconden niets wordt gezegd. Bijt ondanks dat awkward gevoel toch op je tong en wacht even met praten nadat de ander zijn verhaal heeft gedaan. 

Neem niet direct het gesprek over, maar haak aan op wat de ander zegt en vraag zo nodig door. Met een stilte laat je aan de ene kant blijken dat je de ander niet wilt onderbreken. Aan de andere kant helpen stiltes je ook om dat wat de ander zegt rustig te laten bezinken. Ook dat is heel helpend in het gesprek.

4. Luister, luister, luister

Luisteren – het klinkt zo simpel, maar is dat heus niet altijd. Slechts 10% van de mensen luistert op een effectieve manier, zo blijkt uit onderzoek. 

Hoe dat komt? Vaak ben je – ongemerkt – tijdens het luisteren al bezig met wat je straks gaat zeggen. Je hersenen zijn op veel meer gefocust dan alleen interpreteren wat de ander zegt. Je gaat misschien wel op zoek naar oplossingen, denkt na over herkenbare situaties in je eigen leven of bent alvast je reactie voor de ander aan het formuleren.

Dat alles gebeurt onbewust en haast automatisch. Maar het zorgt er wel voor dat je minder goed luistert naar wat de ander eigenlijk zegt. Want multitasken – dat kunnen wij mensen nog altijd niet heel goed.

Wat een stuk beter werkt? Focus je bewust op wat de ander zegt en zeg zelf wat minder. Kortom: luister actief:

  • Kijk de ander in de ogen aan en houd oogcontact. 
  • Raak je afgeleid? Stuur je aandacht dan bewust weer naar het gesprek.
  • Let ook op hoe de ander non-verbaal communiceert. 
  • Knik regelmatig en vat samen wat de ander zegt. Bijvoorbeeld met zinnen als “Ik begrijp dus dat je X hebt gedaan en je daardoor Y voelt.”

Probeer vooral in de luistermodus te blijven. Ga niet direct in op wat de ander zegt. Praat ook niet over jezelf. Dus ook niet als je iets uit het verhaal herkent of als je een geweldig advies te binnen schiet. 

Vind je het moeilijk om niets te zeggen? Stel dan vragen en ga daarbij in op wat de ander heeft verteld. Zo ben je wel aan het woord, maar neem je het gesprek niet direct over.

5. Voel je niet altijd geroepen om advies te geven

Tuurlijk, feedback geven is vaak heel nuttig. Het is ook verleidelijk om feedback te geven (je bent niet de enige die aan het “helperssyndroom” lijdt). Maar het kan zijn dat de ander simpelweg zijn verhaal kwijt wil. 

Houd je advies in dat geval voor je, net als de oplossingen die door je hoofd schieten. Soms is een luisterend oor meer waard dan welke oplossing dan ook. 

Aftasten of de ander behoefte heeft aan een oplossing, kun je het beste doen door er simpelweg naar te vragen:

“Vind je het fijn als ik advies geef of wilde je alleen je verhaal doen?” 

Of:

“Wat heb je van mij nodig in deze situatie?”

Pas als de ander aangeeft feedback te willen, kom je met je feedback. Anders kun je die feedback misschien op een later moment alsnog geven.

6. Toch feedback geven? Wacht en maak het constructief!

Vat het gesprek samen en laat je feedback daarop aansluiten. 

Niet “Weet je wat jij zou moeten doen?”. En ook niet “Ja maar…”. 

Maar eerder “Ik begrijp dat je je zo voelt. Wat misschien helpt, is om…” 

Informeer ook bij de ander of hij al over oplossingen heeft nagedacht. En of diegene suggesties heeft voor hoe jij kan helpen. Dát is hoe je samen tot constructieve feedback en eventueel tot een plan van aanpak komt. 

En als je dan toch feedback geeft, dan is de techniek van motiverende gespreksvoering een handige leidraad om tot echt goede veranderingen en oplossingen te komen.

Hoe kun je begrip tonen techniek kopie

Nog meer leren over effectieve gespreksvoering?

Interessant toch, dit soort handige technieken om je gesprekken te verbeteren?! Wil je daar nou nog meer over leren? Neem dan een kijkje bij onze 1-daagse training gesprekstechnieken. Zowel te volgen op allerlei locaties in Nederland als online vanachter je computer. 

In de training leer je alles wat je nodig hebt om een (nog) betere communicator te worden. Van constructieve feedback geven tot empathie tonen. En van effectief luisteren tot conflicthantering. Je leert het allemaal in de training Gesprekstechnieken. En dat in nog niet eens één dag! 

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X