Goede feedbackgesprekken voeren doe je met de 4 G’s feedbackmethode!

Feedback geven is zo eenvoudig nog niet. Zeker niet als het om feedback op ongewenst gedrag gaat. Aan de ene kant wil je niet te direct zijn. Dan gaat de ander acuut zichzelf verdedigen. Aan de andere kant wil je ook niet zo subtiel zijn dat de ander het als een suggestie in plaats van als feedback ziet. Goed nieuws: de 4 G’s feedbackmethode helpt je om de gouden middenweg te vinden. 

Volgens LeeAnn Renninger (oprichter van LifeLabs, een groot trainingsbureau voor managers en teams) is het probleem met feedback dat mensen vaak óf heel direct óf heel indirect feedback geven. Beide werken averechts – ja, ook bij feedback op die ene bepaalde gebeurtenis. 

Goede feedback geven gaat niet vanzelf. Ook ons brein zit ons daarbij in de weg. Onze hersenen zijn zo voorgeprogrammeerd dat ze elke boodschap checken op mogelijke bedreigingen. 

Zodra de amygdala (het onderdeel in de hersenen dat die taak uitvoert) een bedreiging opmerkt, zal een feedbackontvanger al snel in de verdediging schieten. Met als gevolg dat de feedbackgever zijn feedback afzwakt of eromheen gaat draaien. 

Dat werkt dus niet. Maar wat dan wel?

Feedback geven? Stel eerst een micro-yes-vraag!

Een feedbackgesprek begint met een goede voorbereiding. En het belangrijkste: met een vraag aan de ander of hij/zij open staat voor feedback. 

Oftewel – in LeAnns woorden: stel een micro-yes-vraag. 

Zo’n micro-yes-vraag is bijvoorbeeld “Heb je vijf minuten om te praten over…?” of “Mag ik je een tip geven?”. Met die vraag bereid je de ander voor op de feedback en geef je diegene ook een keuze om de feedback wel of niet te krijgen. Dat geeft een gevoel van autonomie. Een stuk fijner dan als je “uit het niets” met feedback zou komen.

Voer een gesprek volgens de 4 G’s feedbackmethode

Heb je een ‘ja’ van de feedbackontvanger gekregen op je micro-yes-vraag? Dan kun je het feedbackgesprek aangaan. Natuurlijk doe je dat het liefst op een rustig moment en in een fijne setting. Dus niet op een drukke plek met veel anderen om jullie heen, maar in een ruimte waar jullie niet zomaar gestoord worden. De meeste mensen (feedbackgevers én -ontvangers) vinden dat het prettigst.

Verder helpt de 4 G’s feedbackmethode om je feedbackgesprek goed op te bouwen. In de video hieronder vertellen we je hoe die methode werkt. 

Kort gezegd, doorloop je bij deze methode vier stappen:

  1. Gedrag: deel je feitelijke observaties van het gedrag van de ander.
  2. Gevoel: laat blijken wat dit gedrag met jou doet.
  3. Gevolg: benoem het gevolg van dit gedrag (voor jou of voor anderen).
  4. Gewenst gedrag: vertel welk gedrag je liever bij de ander zou zien.

Het 4 G’s feedbackmodel is daarmee een handige leidraad om je feedback rustig op te bouwen, bij de feiten te blijven en je emoties niet de overhand te laten nemen. We gebruiken ‘m dan ook graag tijdens onze cursus Gesprekstechnieken. 

Hoe werkt dat dan in de praktijk?

Laten we deze methode bespreken aan de hand van een concreet voorbeeld.

Stel: je collega heeft al drie keer een deadline net niet gehaald. Het irriteert je en je wilt er iets van zeggen om te voorkomen dat het een vierde keer gebeurt. Met het feedbackmodel kun je dat op een respectvolle en constructieve manier doen volgens 4 stappen.

1. Gedrag

Deel eerst je observaties. Maak het concreet door een voorbeeld te noemen en door vooral bij de feiten te blijven. 

Zeg bijvoorbeeld: “Ik merk dat je voor dit project een paar uur na de deadline pas wat kon opleveren. Bij het project laatst was dit ook het geval.”

Zeg nog niets over jouw oordeel over het gedrag dat je benoemt. Zinnen als “Het valt me op dat…”, “Ik merk dat…” of “Ik hoorde je zeggen dat…” kunnen je helpen om bij de feiten te blijven.

2. Gevoel

Koppel nu een ik-boodschap aan dit gedrag en laat blijken welk gevoel het in jou oproept. Blijf daarbij dicht bij jezelf. Maak dus geen verwijten (“Jij bent ook altijd te laat!”), maar zeg wat het geobserveerde gedrag in jou oproept.

Voorbeeld: “Ik merk dat ik hier gestrest door raak.”

Door het bij jezelf te houden, voorkom je dat de ander zich bedreigd voelt en dat zijn verdedigingsmechanismen geactiveerd worden. Verwijten kan de ander ontkrachten; gevoelens van een ander daarentegen niet. Daarom is het zo belangrijk om bij je gevoel te blijven.

4 g's

3. Gevolg

Bij de derde G benoem je het gevolg dat dit gedrag heeft of kan hebben. Meestal zal dit een gevolg voor jou zijn, maar het kan ook zijn dat het gedrag gevolgen heeft voor de persoon zelf of voor de organisatie als geheel. 

Houd het bij één voorbeeld. Dat is krachtiger dan een hele waslijst te benoemen. Kies ook voor een realistisch voorbeeld en maak het niet te bedreigend. Het gaat erom dat de ander beseft dat zijn gedrag niet handig is; niet dat de ander bang is voor de mogelijk vreselijke gevolgen ervan. 

Voorbeeld: “Daardoor moet ik overwerken om mijn deel van het werk nog op tijd af te krijgen.”

4. Gewenst gedrag

En dan nu de meest cruciale stap: geef aan hoe de ander dit gedrag kan verbeteren. Hierbij doe je eerst zelf een suggestie voor gewenst gedrag.

Voorbeeld: “Ik wil graag afspreken dat je voortaan je werk voor het project op tijd aanlevert.”

Bij deze stap kun je het best ook met de ander in gesprek gaan. Vraag bijvoorbeeld wat de ander nodig heeft om voortaan wel op tijd te zijn. Daarmee leg je de ander niet iets op, maar maak je er een gezamenlijke oplossing van.

Ook fijn is dat je door een gesprek belemmeringen uit de weg kunt gaan. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de ander het heel druk heeft en daarom wat meer tijd voor zijn deel van het project nodig heeft. In een constructief gesprek kunnen jullie daar samen wat op bedenken. 

Gebruik motiverende gespreksvoering

Wat ook helpt om de ander zover te krijgen een oplossing te accepteren en door te voeren? Gebruik motiverende gespreksvoering. Dit is een therapeutische gesprekstechniek waarmee je je gesprekspartner een duwtje in de goede richting kunt geven. Het idee is dat je door te praten over verandering de ander ertoe aanzet die verandering daadwerkelijk te omarmen. En dat met 5 simpele technieken!

Zo ziet de feedback er dan uit volgens de 4 G’s feedbackmethode!

Al met al zou je op basis van het 4 G’s-model de volgende feedback geven aan je collega:

Ik merk dat je voor dit project een paar uur na de deadline pas wat kon opleveren. Bij het project laatst was dit ook het geval. Ik merk dat ik hier gestrest door raak. Doordat je het te laat oplevert, moet ik overwerken om mijn deel van het werk nog op tijd af te krijgen. Ik wil graag met je afspreken dat je voortaan je werk voor het project op tijd aanlevert.

Je hoeft natuurlijk niet al die feedback in één keer te geven. Geef juist bewust de ander de ruimte om tussentijds te reageren. Zo wordt het jullie oplossing voor het probleem in plaats van alleen die van jou. 

de 4 g's

Feedback? Het lukt je met de juiste technieken (of een cursus Gesprekstechnieken)

Feedback geven en ontvangen op een constructieve manier is een van de vele gesprekstechnieken die je helpt om een betere en krachtige gesprekspartner te worden. 

Wil je nog meer waardevolle gesprekstechnieken leren? Dan is de 1-daagse online cursus Gesprekstechnieken misschien iets voor jou. 

Tijdens die cursus leer je in één dag de belangrijkste inzichten en praktische technieken die je nodig hebt om een prettige en constructieve gesprekspartner te zijn. En dat online en in een kleine groep met veel interactie en persoonlijke aandacht voor jou.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X