Feedback fouten om te vermijden: zeg deze 2 woorden nóóit

Wat hebben de zinnen ‘je laat altijd de afwas staan!’ en ‘je reageert nooit op tijd op e-mail!’ met elkaar gemeen? Precies, ze lokken een defensieve reactie bij je collega uit. Een welles/nietes-discussie die je graag wil vermijden wanneer je feedback geeft. Voorkom deze feedback fouten en verruil ‘nooit’ en ‘altijd’ voor dit:

Je bent het niet eens met de aanpak van een collega. Daar mag je zeker je ongenoegen over uiten, graag zelfs: feedback zorgt er juist voor dat jouw collega zich kan verbeteren en leert van zijn fouten. Het is natuurlijk wel belangrijk hoe je dit doet. Er bestaat namelijk een groot verschil tussen oprechte en bruikbare terugkoppeling geven en iemand afsnauwen. Tussen helpen en opzettelijk omlaag halen of uitlokken.

Door deze 2 woorden te vermijden in je feedback kun je dat grotendeels voorkomen: ‘nooit’ en ‘altijd’

Vermijd de woorden ‘nooit’ en ‘altijd — dit is waarom

In deze video legt onze feedback-expert Patrick je uit waarom je liever niet de woorden ‘nooit’ of ‘altijd’ gebruikt wanneer je iemand van feedback voorziet. 

Wat zegt Patrick hier nu eigenlijk?

Het probleem met de woorden ‘nooit’ en zijn tegenhanger ‘altijd’ is dat ze iets definitiefs beschrijven, iets onomkeerbaars.

Daarmee schaadt je niet alleen het zelfvertrouwen van je collega, maar ook je geloofwaardigheid. Want, laat je collega écht altijd de vuile vaat staan? Waarschijnlijk niet. En stuurt hij écht nooit een checklist na? Waarschijnlijk ook niet. Je overdrijft niet alleen, je jaagt je collega er ook mee op de kast:

Zeg zulke dingen daarom niet:

  • ‘Je bent altijd te laat en daardoor zijn we gedwongen later te starten met de meetings.’
  • ‘Je controleert de lijsten nooit op fouten!’
  • ‘Je vraagt mij altijd de terugbelverzoeken op te pakken, maar zelf…’
  • ‘Je lijkt nooit voorbereid te zijn wanneer we op dinsdag…’

Wat zeg je dan wel? Geweldloze communicatie

Om deze feedback fouten te vermijden, laat je bovenstaande zinnen dus achterwege. Wat veel beter werkt is je terugkoppeling constructief houden. Je levert commentaar waar de ontvanger écht iets aan heeft; opbouwende feedback.

Dat doe je door te stoppen met het geven van feedback uit de losse pols, gericht op de persoon

Focus je in plaats daarvan op feiten: wat heb je gezien of gehoord, wat heeft de persoon feitelijk gezegd of gedaan, en heb je daar bewijs van? 

Je geeft hiermee feedback op de handeling, op de actie of het eindresultaat waarmee je voorkomt dat je iemand persoonlijk aanvoelt of een defensieve reactie uitlokt. We noemen dit ‘nonviolent communication’ of ‘geweldloze communicatie’.

Eén eenvoudige zin kan hierbij helpen:

“Wanneer… [observatie], voel ik me… [emotie] omdat ik… [behoefte] nodig heb. Zou je daarom… [verzoek].”

In dit artikel gaan we veel uitgebreider op in, maar kijk eens even welk verschil het in je boodschap maakt: niet alleen vertel je wat je dwars zit, je vraagt ook om een oplossing:

In plaats van ‘Je bent altijd te laat en daardoor zijn we gedwongen later te starten met de meetings’ zeg je:

‘Je was vanochtend 10 minuten te laat. Dat irriteert me want ik vind het belangrijk om op tijd te beginnen. Kunnen we afspreken dat je de volgende keer op tijd bent?’

In plaats van ‘Je controleert de lijsten nooit op fouten!’ zeg je:

‘Een klant belde zojuist met de mededeling dat haar formulier het verkeerde BTW-nummer bevat. Ik merk dat mij dat uitput, want dit is de vierde keer deze week dat er een verkeerd document de deur uit gaat. Kun je mij aangeven waar het mis is gegaan?’

In plaats van ‘Je vraagt mij altijd de terugbelverzoeken op te pakken, maar zelf…’ zeg je:

‘Tijdens ons laatste gesprek hebben de de afspraak gemaakt dat jij verantwoordelijkheid zou dragen voor de telefoontjes. Ik ervaar momenteel stress omdat dit nu op mijn bordje ligt en dat was niet de afspraak. Kun je vanaf nu dit weer gewoon op je pakken, zoals besproken?’

CONFLICTVERMIJDEND-GEDRAG-gt-1030x630

Kortom

In plaats van het conflict te versterken, vermijd je hiermee een defensieve reactie. Je legt duidelijk uit wat er feitelijk is gebeurd en voorkomt daarmee dat je op de man speelt. Vermijd daarom koste wat het kost woorden als ‘nooit’ of ‘altijd’ en houdt het constructief!

Dit in de praktijk leren?

Tijdens onze 1-daagse training Feedback Geven vertellen we je graag meer over geweldloze communicatie en oefen je gelijk in een kleine groepje. Daarnaast leer je nog meer feedback fouten en hoe je deze kunt vermijden, zodat je feedback niet alleen beter landt, maar je jouw collega(‘s) ook te vriend houdt.

Leer je liever lezen, lees dan het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin geven we je niet alleen tips over hoe beter communiceren op de werkvloer je productiviteit verhoogt, je leert ook hoe je door middel van slimmer plannen en organiseren een minder stressvol werkleven leidt.

Check ook eens deze artikelen:

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft.

Wie zijn wij? | Training Gesprekstechnieken

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 
© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X