Hoe Schrijf Je een Email? In 3 Stappen Asociaal Mailgedrag Stoppen

Hoe schrijf je een email? Er kan weinig mis gaan, toch?— fout. We maken allen flinke mail-blunders. Irritant én onnodig. Wil je dus een heldere boodschap opstellen, zonder al die mail faux pas? Volg dan deze 3 stappen en voorkom asociaal mailgedrag. 

Hoe schrijf je een email? Kijk naar je mailgedrag

Misschien kun jij je nog een tijd herinneren waarin het ontvangen van mail leuk was. Je opende je mailbox en een bericht met  “U heeft 1 nieuwe mail” begroette je. Spannend, wat zou daar toch instaan?

Tegenwoordig is je mailbox niet bepaald iets waar je blij van wordt. In tegenstelling tot de jaren ‘90 slaak je nu een zucht van opluchting wanneer je geen nieuwe mailstroom binnenkrijgt. 

We ontvangen namelijk gemiddeld zo’n 105 emails per dag. Natuurlijk verschillen die aantallen per persoon, maar in de meeste kantooromgevingen is het bijhouden van je mail toch echt wel een steevaste taak. 

Volgens management-organisatie McKinsey Global Institute slokt het zelfs zo’n 28% van onze werkweek op. Vertalen we dat naar werkuren, dan spendeer je gemiddeld zo’n 11 uur per week aan je inbox — iets wat jouw productiviteit flink in de weg kan zitten. 

We komen er dus niet onderuit: e-mail hoort bij ons takenpakket. En omdat we dagelijks zo’n enorme vloedgolf van mailverkeer op ons afgevuurd krijgen, worden we steeds asocialer in ons mailgedrag; 

We schrijven vage, onduidelijke mails afgetopt met een rommelige onderwerpregel. We sturen zelfs mailtjes die misschien geeneens nodig zijn. Kortom: ons mailgedrag mag wel wat aangescherpt worden.

Dat kan, wanneer je op deze zaken let:

Hoe schrijf je een email. Kijk eerst naar je mailgedrag

Stap 1: Vraag je eerst af of je mail wel noodzakelijk is

Allereerst zul jij je moeten afvragen of het überhaupt wel nodig is dat jij zometeen dat mailtje opstelt richting je collega Annette. Veel te vaak stuur je namelijk een mail zonder daar eigenlijk een reden toe is. 

Het blijkt zelfs dat meer dan 33% van de mails die je ontvangt totaal overbodig zijn. Je weet wel, zo’n mailtje van “Heb je mail gelezen. Top.” Slechts één op de tien mails kan bestempeld worden als belangrijk.

… cijfers waar jij duidelijk eens bij stil moet staan voordat je op die verzendknop drukt. 

Overlaad je collega’s dus niet met je verzoeken en ‘snelle vraagjes’, maar respecteer elkaars inbox. Vraag jezelf, voordat je een mail stuurt, daarom het volgende af:

“Is het sturen van een email op dit moment werkelijk de beste communicatievorm, of kan ik dit ook op een andere manier mededelen? — moet ik dit überhaupt delen?”

Bij deze zaken wil je namelijk liever niet kiezen voor communicatie per mail:

  • Gevoelige of persoonlijke zaken
    Bepaalde persoonlijke kwesties kun je veel beter face-to-face of via de telefoon bespreken. Het roept sneller empathie en begrip op dan wanneer je vanachter een computerscherm met elkaar communiceert over een gevoelig onderwerp, blijkt uit deze studie.
  • Vragen die direct een antwoord nodig hebben
    Een mail is nooit dringend — punt. Heb je dus snel een antwoord nodig op een bepaald vraagstuk, mail dan niet. Het medium is namelijk bedoeld om iemand een boodschap te sturen die hij kan lezen wanneer het hem uitkomt.

    Is de kwestie urgent en hangen er serieuze consequenties vanaf als jouw collega niet binnen 10 minuten zijn mail beantwoordt? Bel diegene dan of loopt simpelweg even zijn kantoor binnen. (Wel pas nadat jij er zelf zeker van weet dat het werkelijk dringend is, en niet alleen dringend lijkt!)

Bepaal dus eerst of jouw situatie wel mail-waardig is. Pas wanneer je met een gerust hart weet dat je een mail kan versturen, pas je de volgende twee stappen toe:

Hoe schrijf je een email. Vraag je af of de mail noodzakelijk is

Stap 2: Houd je mail glashelder en beknopt

De ontvanger duidelijk maken wat je precies van hem of haar verwacht, is het belangrijkste aspect van jouw gehele bericht. 

Wil jij dus zeker weten dat jij een effectieve en heldere mail opstelt, sta hier dan bij stil: wat wil jij dat de ontvanger met jouw bericht doet? Voorkom dus dat je een hele mail opstelt met wollige taal en andere overbodige ‘fluf’ en kom direct tot de kern.

In plaats van dus een mail te sturen met de boodschap: “Laat me weten welke datum jou het meest schikt.” stuur je:

Bevestig me alsjeblieft vóór vrijdag of de meeting op maandag om 11:00 schikt.” 

Zo voorkom je heen-en-weer gemail. Wil je het nou efficiënter doen, stuur dan: 

Ik heb een meeting ingeroosterd voor maandag om 11:00. Ik ga er van uit dat dit uitkomt mocht ik geen reactie terug krijgen.

Jouw collega weet nu direct wat van hem verwacht wordt en hoeft geen ellenlange mail uit te pluizen. 

Zijn er nou meerdere acties die jij wil bespreken in een mail, of zelfs meerdere ontvangers? — onderscheid dan zaken op de volgende manier:

Hallo collega’s

In de bijlage vinden jullie aanvullende informatie voor de vergadering van aanstaande maandag 11:00. Lees het door zodat we voorbereid zijn.

@Annette

  • Zou jij dit document voor aanvang in viervoud willen afdrukken?

@Peter

  • Kun jij er voor zorgen dat de informatie naderhand verwerkt wordt in het systeem?
  • Check vooraf ook even of de analyse is binnengekomen. Zo ja, zorg dan dat deze maandag in de meeting aanwezig is.

@ Jennifer

  • Stuur een kopie naar de accountant en zorg dat deze in ieder geval donderdag ondertekend is.
  • Bespreek punt 3.2 voor maandag met Bas zodat we ook zijn kijk kunnen meenemen in het overleg.

Laat me weten als er vragen zijn.

Met vriendelijke groet

Helderheid voorkomt slordig mailverkeer. Weet dus vooraf wat je wil specifiek met deze mail wil bereiken en welke informatie voor wie bedoeld is.

Hoe schrijf je een email. werk met overzichtelijke onderwerpregels

Stap 3. Werk met overzichtelijke onderwerpregels

Onderwerpregels zijn een beetje het ondergeschoven kindje van de email — we weten wel dat ze bestaan, maar echt aandacht eraan besteden, is niet echt nodig, toch? Nou, integendeel. 

Marketingstudies tonen aan dat maar liefst 50% van de mensen een nieuwsbrief enkel en alleen opent op basis van een sterke onderwerpregel. Besteed er dus wat liefde aan aandacht aan — je wil niet dat een belangrijk bericht in de prullenbak belandt, door dit soort onzin:

“!!! BELANGRIJK: LEZEN en BEANTWOORDEN graag :)”

Voorkom dus al die uitroeptekens, hoofdletters en andere signalen waarmee jij wil aanduiden dat jouw mail toch wel écht ontzettend belangrijk is — keep it clean

Gebruik voortaan actie-voorzetsels om direct aan te geven wat het doel van je mail is. Tussen haakjes zet je de verwachte actie en vervolgens beknopt de inhoud van je bericht. Zo kan de ontvanger in één oogopslag zien, wat het hij of zij met de mail moet doen. 

[Ondertekenen s.v.p] Aanvraag offerte klant x

[Ter info] Cijfers nabespreking meeting 

[Ter correctie] Juiste formaten afbeelding ebook

[Verzoek] Voorbereiding kennismakingsgesprek

Spreek als het even kan met het hele team af dat dat de norm wordt binnen jullie onderlinge mailcontact en jouw inbox verandert in een oogopslag van schreeuwerig naar overzichtelijk!

mail

Kortom: hoe schrijf je een email?

Of je nu je mail gebruikt voor zakelijke correspondentie of gewoonweg je collega moet informeren over een aankomende netwerkborrel: helder communiceren via mail hoeft niet lastig te zijn:

  • Vraag je eerst af of je mail wel noodzakelijk is. 
  • Houd je mail glashelder en beknopt.
  • Werk met overzichtelijke onderwerpregels.

Zorgen jij en je collega’s ervoor dat er op deze manier gecommuniceerd wordt, dan scheelt dat een hoop kopzorgen en een tsunami aan nutteloze mails. Misschien – héél misschien – zul je dan de melding : “U heeft 1 nieuw bericht” weer kunnen waarderen. 

Helder communiceren op de werkvloer gaat verder dan je mailgedrag

Communiceren via de mail is natuurlijk maar een fractie van de interacties die jij dagelijks met collega’s of klanten aangaat. Het is daarom belangrijk dat je buiten digitale kanalen om, ook je boodschap helder weet over te brengen. 

In onze training Gesprekstechnieken leren we je daarom hoe je écht effectief communiceert — zonder ruis. We geven je een aantal praktische tips en veel oefenmateriaal zodat jij niet alleen helder communiceert op de werkvloer, maar ook daarbuiten.

Volg ‘m dus eens, die training gesprekstechnieken.

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X