Rapport (spreek uit: ràp-poor) maken heeft niets te maken met de cijferlijst uit je schooltijd. Het gaat om een connectie krijgen met anderen, en een hechte band opbouwen met iedereen. Van netwerkborrel tot teamspirit. Dit is hoe direct rapport krijgen tussen twee mensen werkt, in een paar fases, voor elke communicatie situatie. (Door niet uit gewoonte te neigen naar small talk, maar direct het diepe in te duiken!)
Waarom rapport maken zo belangrijk is
Rapport maken gaat om connectie maken. Banden smeden met andere mensen. Door op dezelfde golflengte te zitten als je gesprekspartner. Het is ontvankelijk voor elkaar zijn, gebaseerd op jullie sociale relatie. Het is het ontmoeten en ontdekken dat veel mensen zijn zoals jij, zodra je maar het klikkende topic te pakken hebt voor die diepere connectie.
En dat is het meest essentiële dat we doen in het leven: diepe connectie maken met anderen. Een handeling en verbinding die teruggaat naar je biologische oersysteem. Niets is tenslotte belangrijker dan goede banden met menselijke bondgenoten hebben, als onderdeel van het overlevingsmechanisme. Samen sta je sterker, dat weet je natuur maar al te goed.
Dus is heel je systeem gericht op sterke banden aanleggen met anderen. Het liefst zo snel en zo diep (want minder breekbaar) mogelijk, blijkt uit onderzoeken als deze en complete boekwerken over het thema, zoals dit.
En dat heeft zo z’n effect. Gezonde en diepgaande relaties met andere mensen houden ons gezond. De conclusies uit bijna 150 verschillende onderzoeken over het thema tonen aan dat de kwaliteit en kwantiteit van sociale relaties gelinkt is aan (mentale en fysieke) gezondheid en zelfs de levensverwachting beïnvloedt. Mensen met sterkere relaties hadden 50% meer kans op een langer leven. Weinig of oppervlakkige relaties werd weer verbonden aan een groter risico op hart- en vaatziekten, grotere vatbaarheid voor ziek zijn, hogere bloeddruk en meer pijn.
Niet zo gek dat een kwalitatieve studie onder mensen aan het einde van hun leven aantoont dat zij vooral terugkomen op de sociale relaties met anderen in hun leven. Ze hadden er graag meer in geïnvesteerd. Diepere banden gesmeed. Meer mensen om zich heen gehad.
Aan de meer luchtige zijde van het leven: het is toch gewoon logisch en praktisch dat je fijne en waardevolle mensen om je heen hebt, zowel zakelijk als privé? Juist. Dus laten we dat eens voor elkaar krijgen. Zonder dat we daar veel bloed, zweet een levensenergie in moeten investeren.
Het is namelijk helemaal niet zo lastig. Nee, ook niet als je van jezelf verlegen of introvert bent en gesprekken aangaan met mensen niet zo vanzelfsprekend is. Dit werkt voor iedereen. En voor iedereen hetzelfde, ongeacht je karakter of sociale intelligentie. Let maar op.
Hoe rapport maken werkt – in 4 fases
Er zijn verschillende manieren waarop je rapport kunt maken. Sterker nog: er zijn er waarschijnlijk wel duizend. Want niets is zo veelzijdig en divers uitvoerbaar als gesprekken voeren en banden smeden. Je kunt letten op je lichaamstaal, de non verbale signalen van de ander, je kunt verschillende gespreksonderwerpen aansnijden, humor gebruiken of het over koetjes en kalfjes hebben.
Het kan allemaal. Er is niet één manier van rapport maken. Gelukkig maar. Maar er is wel een manier die in de meeste gevallen het aller best werkt. De go to manier, voor iedereen.
En die is precies wel handig om te kennen. Dit is ‘m, volgens geprezen ervaringsdeskundige May Pang. Ze baseert haar theorie op tientallen onderzoeken én op haar eigen praktijk-studie tijdens de meer dan 400 keer dat ze mee liftte met onbekende chauffeurs (heel gebruikelijk in Amerika, via Lyf, een soort Uber). Hoe dan ook: she put it to the test. En het werkte. Ze bouwde direct waardevolle connecties en hechte banden op met iedereen die ze op haar manier ontmoette. Dit is wat ze deed, in 4 fases.
1. De voorbereiding – 0% verwachting, 100% nieuwsgierigheid
Veel van onze teleurstellingen zijn geworteld in verwachtingen. Valse verwachtingen. Soms is het teleurstelling je gesprekspartner – gaap, dit is saai – en nog veel vaker is het teleurstelling in onszelf. De conflicterende gedachten die ons tegenhouden.
Volgens mij dwalen zijn gedachten nu al af. Is het wel boeiend wat ik vertel? Het slaat echt nergens op wat ik nu zeg. Waarom vroeg ik dát nu weer?!
Constant mentaal geklets dat ons alleen maar tegenhoudt om een echt goed gesprek te houden, en dat rapport op te bouwen. Het maakt je alleen maar terughoudend, voorzichtig en bevooroordeeld. Schroef je verwachting dus terug naar 0, laat het zijn wat het is zonder streng oordeel over jezelf, de ander of het gesprek en schroef je nieuwsgierigheid en openheid zo op naar 100. Alles kan, alles mag en alles is potentieel interessant. Zolang je bewust geïnteresseerd bent.
Even de knop om bij jezelf dus, voor je het gesprek opent, naar 0% verwachting en 100% nieuwsgierigheid. Here we go!
2. Het gesprek – van ijsbreker naar verdieping
Over ijsbrekers gesproken (die vaak vergezochte gespreksopeners die van wel grappig tot absoluut ongemakkelijk variëren): vergeet ze. Vergeet de standaard openingszinnen of standaard gespreksonderwerpen. Vergeet ‘het weer’. Vergeet ‘waar kom je vandaan’. Vergeet ‘heb je nog vakantie gevierd’.
Vergeet small talk.
Vergeet small talk. Het lijkt misschien makkelijk als opening of voortzetting, maar in alle gevallen blijft het oppervlakkig en soms zelfs ongemakkelijk. Het is onpersoonlijk en niet-verdiepend. Je maakt er misschien contact mee, maar je bouwt er geen enkele vorm van rapport mee op.
Wat wél werkt:
Maak oogcontact en glimlach.
In die volgorde. Even kort elkaars blik vasthouden (niet te lang, dit is geen romantische instructie maar een praktische en sociale) en een milliseconde wachten tot de ander glimlach. De natuurlijke reactie. Glimlach terug en voila: dat was jullie ijsbreker al.
En dan:
Benoem iets opvallends / aanwezigs.
- “Heb je het al uit?” – als je ziet dat de ander een boek onder z’n arm heeft.
- “Geweldige kleur haar heb jij, zeg!” – als iemand met opvallende rode krullen tegenover je staat.
- “Hé, die fitbit heb ik ook. Geweldige dingen zijn het, hè?” – als er je er één om de pols spot.
- “Je tattoo viel me meteen op. Heb je hem al lang?” – of als je durft direct dieper te duiken: “Heeft hij een speciale betekenis?”
- “Ik weet ook nooit welke smaak ik moet kiezen!” – als je allebei vertwijfeld bij de koffiebar in de kantine staat.
Vraag om / biedt een gunst.
- “Weet jij waar het toilet is hier?”
- “De latte uit het apparaat hier is verrassend lekker, ik raad hem echt aan!”
- “Weet jij nog hoe die spreker heet, ik ben het helemaal vergeten?!”
May Pang:
“Dit is niet alleen minder ongemakkelijk dan de meeste gespreksopeners, het staat er ook om bekend om relaties te verdiepen.”
Stel een persoonlijke vraag.
Is het gesprek geopend, dan verdiep je de mate van rapport het snelst door direct door te gaan naar diepere, meer persoonlijke vragen en topics. In vervolg op je opening:
- “Wat is het beste boek dat je ooit gelezen hebt?”
- “Wat denk jij van die laatste spreker? Ingrijpend verhaal, niet?”
- “Wat is jouw favoriete koffiesmaak dan?”
- “Wat is het verhaal achter je tattoo?”
May:
“Hoe sneller je het gesprek richt op iets dat de ander geweldig of vreselijk vindt, hoe groter de kans op het creëren van verbinding.”
3. De connectie – luisteren, luisteren, luisteren
Ontwikkel je rol van vragensteller zo snel mogelijk in luisteraar. Zodra het gesprek op gang is en jullie en persoonlijk en verdiepend onderwerp hebben gevonden, is het aan jou om vooral te luisteren.
Luister dus, met 100% nieuwsgierigheid.
Stel misschien nog een paar vragen om dieper in het onderwerp te duiken, en reageer vooral als jij die ene film ook geweldig vond – en durf jezelf daarbij gerust af te stemmen op de ander, kwetsbaar op te stellen of met wat humor te reageren – maar hou het grootste deel van de tijd je mond dicht en luister naar die ene persoon tegenover je.
May:
“Luister zonder ondertussen een reactie te bedenken. Luister zonder bezig te zijn met een goede indruk maken. Luister puur om hun verhaal te begrijpen en te horen wat hen bezighoudt.”
4. Het vervolg – direct een afspraak
Link het gesprek aan een locatie of activiteit.
- “Ik ken een geweldige boekenwinkel in een omgebouwde kerk. Daar zou je echt eens moeten gaan kijken. Of we gaan er samen naartoe?”
- “Wauw, dat climbing lijkt me ook geweldig. Zou je mee eens mee willen nemen naar jouw club met klimmuur?”
- “Wil je ook eens mee naar mijn Aziatische kookclub? Je bent hartstikke welkom!”
- “Ik kan je een berichtje sturen zodra er een huis in die buurt te koop komt?”
- “Ik kan je wel eens voorstellen aan mijn manager? Volgens mij pas je perfect op onze afdeling.”
- “Hey, ik vond ons gesprek echt super interessant. Ik moet nu weg, maar vind je het oké om het een ander keertje voort te zetten met echt een goede kop koffie?”
Vragen kan altijd. “Nee” is ook oké. En lol moet je er sowieso in hebben. 0% verwachting, 100% nieuwsgierigheid en openheid. Zo ga je erin en zo eindig je het gesprek.
Hoe dat verloopt kan variëren, afhankelijk of je die klik direct hebt met de ander, of het lastig zoeken is naar een verbindend persoonlijk gespreksonderwerp. Merk je dat de ander er niet voor openstaat en stroefheid blijft, haak dan af. Hier is geen match, en weinig kans op een diepe sociale relatie. Verplaats je aandacht, dan omring je je uiteindelijk vanzelf met de personen die wel direct met jou linken en die je met liefde toevoegt aan je zakelijk netwerk en/of sociale kringen.
Meer gesprekstechnieken leren kennen?
De meest relevante en toepasbare ijsbrekers, door-vragers maar ook conflict-oplossers en verbindings-makers leer je kennen tijdens onze 1-daagse cursus gesprekstechnieken. Goed voor elke professional die graag aan persoonlijke ontwikkeling doet. Krik zo je social skills op, en profiteer ervan in je carrière en privéleven.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
