Destijds leek het je leuk, een online brainstormsessie bijwonen. Je zei dan ook meteen “ja” op de vraag of dinsdag jou schikt. Nu die dinsdagavond erg dichtbij komt en je bij lange na niet klaar bent met je andere werkzaamheden, kun je jezelf wel voor je kop slaan – ‘Waarom heb je weer toegezegd?!’ Je hebt er gewoon de tijd niet voor, laat staan de puf. Hoe zeg je nu beleefd een afspraak af? Lees het hier.

Wat komt aan bod:

  1. Waarom we liever smoesjes verzinnen bij een afspraak annuleren
  2. Hoe kan je netjes een afspraak afzeggen?
  3. Wat als je echt last-minute moet afzeggen?
  4. Wat als iemand boos of gekwetst reageert op mijn afzegging?
  5. En wat als je tóch niet goed uit je woorden kunt komen?
  6. Conclusie

Afspraak annuleren? Liever een leugentje dan de waarheid; waarom doen we dat?

‘Je kunt de afspraak gewoon cancelen’, hoor je jezelf zeggen. Maar wat ga je precies zeggen? Verzinnen dat je al plannen hebt? Of liegen dat je een griepje op voelt komen? Je bent niet de enige die creatieve manieren (lees: smoesjes) verzint om onder een afspraak uit te komen.

En op zich begrijpen we dat. Het is toch minder pijnlijk om (voor de zoveelste keer) een smoes te horen, dan een vriend te moeten bellen met de ‘hé-ja-sorry-ik-kan-alweer-niet’. De eerste keer geloven ze echter best dat je hond buikpijn heeft en je voor de zekerheid een oogje in het zeil houdt. De derde of vierde keer duidt het toch echt op een leugen (of een viervoeter die je toch echt even moet laten nakijken). En een leugen is toch net wat erger dan het eerlijke ‘ik heb geen zin (of tijd).’ 

Gelukkig (of nou ja…) ben je niet de enige die het doet.

Volgens Psychologie Magazine gebruikt 46% van de Nederlanders regelmatig een smoes om onder een gemaakte afspraak uit te komen.

De reden waarom we graag naar een leugentje om bestwil grijpen, in plaats van eerlijk te zeggen dat we geen tijd of zin hebben, komt door planning fallacy. We onderschatten de tijd die we in de nabije toekomst hebben. Doodleuk spreken we dan een datum af, zonder goed vooruit te kijken. We staan er niet bij stil dat, wanneer het dan eindelijk zover is, onze agenda uitpuilt en ook ons energieniveau niet zo hoog is als we destijds dachten. Zodra we dan ineens drie, vier verschillende soorten afspraken en verplichtingen zien staan, voelen we ons in een hoek gedreven.

En wat schrap je dan als eerst? Precies: de afspraken waar je het meest tegenop ziet. Hoe? Op de minst confronterende manier die er is: we sturen een appje. Toch is dat not done, vinden wij. Afzeggen kun je beter op een stijlvolle manier doen. 

Hoe kan je netjes een afspraak afzeggen?

Voordat je naar je telefoon grijpt om een appje (meestal ook nog inclusief slecht smoesje) te versturen, willen we je wat leren over het afzeggen van een afspraak. Vraag jij je af: hoe zeg ik netjes dat ik niet kom? Neem dan de volgende drie tips goed in je op.

1. Je zegt de afspraak op tijd af

Denk je: hoe zeg ik een afspraak af zonder onbeleefd over te komen? Houd dan de klok in de gaten. De belangrijkste regel blijft toch wel dat je niet last minute mag afzeggen. Houd een beetje rekening met de ander en breng hem of haar op tijd op de hoogte. Het liefst zo’n twee weken van tevoren. Zo heeft de ander nog voldoende tijd om nieuwe plannen te trekken.

En dat mag, als je het op tijd doet, best via een mailtje. Ervan uitgaande dat het dan om iemand gaat die iets verder van je af staat dan een goede vriend of familielid; een collega bijvoorbeeld. Wordt het erg kort dag, dan bel je. Doe het alsjeblieft niet via Whatsapp. Je weet namelijk niet of je bericht is gelezen en daarnaast kan dat in verkeerde aarde vallen.

2. Je stelt een andere datum voor

Indien je de afspraak wilt laten doorgaan, maar het komt je op dit moment gewoon niet zo goed uit, kun je de afspraak verplaatsen of verzetten. Dit keer op een dag waar je wél rekening houdt met planning fallacy: je onderschat je eigen planning en energiepeil niet en plant realistisch.

Wat zeg ik als ik een afspraak wil verplaatsen in plaats van afzeggen? We geven je een aantal voorbeelden om een afspraak af te zeggen en te verzetten, waarbij er een aantal punten in je communicatie van belang zijn. 

Jij neemt het voortouw in de communicatie

Voorbeeld (een zakelijke afspraak afzeggen):

“Hé! Ik dacht ik bel je even. Zoals je weet hebben we volgende week dinsdag een meeting staan. Ik ga dat helaas niet redden. Excuses dat ik niet eerder aan de bel heb getrokken, maar ik was helaas iets te optimistisch qua planning…”

Jij neemt de verantwoordelijkheid in het verschuiven van de afspraak

Voorbeeld (een vriendelijk afspraak afzeggen):

“Ik had er echt naar uitgekeken, maar ik merk dat het deze week toch te veel wordt. Het spijt me dat ik moet afzeggen. Zullen we binnenkort een nieuwe datum prikken? Ik maak er dan graag tijd voor!”

Je geeft de ander de vrijheid een nieuwe datum te kiezen

Voorbeeld:

“Lijkt het je een goed idee om op een ander moment af te spreken? Mocht dat lukken, laten we dan even via WhatsApp een geschikt tijdstip afspreken…”

afspraak afzeggen

Jij toont begrip voor vervelende situatie

Voorbeeld (afspraak met een vriendin afzeggen):

“Nogmaals, ik vind het erg vervelend. Ik wil graag met je bijkletsen. Maar indien ikzelf geen 100% kan geven, zou ik het rot vinden om het door te laten gaan…”

Je sluit netjes af

Voorbeeld:

“Goed, ik hoor graag van jullie welke alternatieve datum schikt. Laat je me iets weten?”

Zeg je een afspraak af? Benadruk dan de werkelijke reden waarom je de afspraak moet afzeggen. Geen smoesjes, maar gewoon eerlijk ‘ik-heb-geen-tijd’ of een andere reden waarom je niet kunt. Dat dwingt meer respect af dan een broodje aap verhaal. Door daarnaast de ander de vrijheid te geven uit verschillende dagen en tijdstippen te kiezen, toon je aan dat je respect hebt voor iemands drukke agenda. Jij neemt de verantwoordelijkheid, zonder dwingend over te komen.

3. En indien je niet wil, wees dan eerlijk

Oké, maar hoe zeg je een afspraak af als je écht geen zin hebt? Als je al weken lang opkijkt tegen die afspraak? Zo heb je uit beleefdheid maar ‘ja’ gezegd tegen een oude schoolvriendin (aangezien ze graag wat vrijblijvend advies wilt van jou over het oprichten van een webshop), hopende dat het er toch niet van zou komen. Wat dan? En wat is een goede reden om een afspraak af te zeggen? En heb je wel een reden nodig, die je moet vermelden?

Indien het van jou niet zo hoeft, wees dan eerlijk. Verzet de afspraak niet (want dan moet je hem later weer afzeggen), maar geef aan dat je niet wilt afspreken. Voelt hard, maar beter nu eerlijk zijn dan later weer smoesjes moeten verzinnen. Wat zijn goede excuses om een afspraak af te zeggen? Of wat zijn goede smoesjes om niet af te spreken? Dat is heel simpel: je zegt gewoon waar het op staat. Dus niet alleen “ik ben verhinderd om te komen”, maar ook een korte reden. Het komt niet uit, je hebt het te druk en je prioriteiten liggen ergens anders. 

Je gebruikt bovenstaande stappen, maar met een iets andere invulling:

Je bent meteen aan het begin van het gesprek al eerlijk

Voorbeeld:

“Leuk zeg, een eigen webshop oprichten! Je liep al langer met het idee, toch? Ik heb het helaas te druk om daarin mee te denken…”

Probeer de ander tegemoet te komen door op een andere manier te helpen

Voorbeeld:

“… ik ken gelukkig wel andere professionals die daarin veel beter zijn dan ik. Die hebben veel meer ervaring, ik denk dat je daar meer aan hebt. Ik zal je zo even een paar contactgegevens op de mail zetten. Ook heb ik nog een goed boek dat ik je kan tippen.”

Sluit af met een vrijblijvende belofte

Misschien vraag je je af: hoe geef ik grenzen aan zonder mensen teleur te stellen? Dat doe je door een vrijblijvende belofte te maken (belangrijk: dat is geen afspraak in de toekomst, want daar probeer je juist van af te zien!)

Voorbeeld:

‘Neem even contact met hen op. Zodra de boel dan in de steigers staat, zou ik het leuk vinden als je me even appt. Dan neem ik graag een kijkje in je webshop!

afspraak afzeggen

Wat als je echt last-minute moet afzeggen?

In een ideale wereld zeg je een afspraak netjes twee weken van tevoren af, zodat de ander er zo min mogelijk hinder door ervaart. In de praktijk werkt dit helaas niet altijd zo. Het kan natuurlijk gebeuren dat je écht plotseling behoorlijk ziek wordt. En dan vraag je jezelf af: hoe zeg ik een afspraak last-minute af op een respectvolle manier?

We nemen als voorbeeld een afspraak die je af moet zeggen door ziekte. Omdat je dit niet twee weken van tevoren al weet (over slechte smoesjes gesproken), doe je zo vroeg mogelijk op de dag én telefonisch. 

Voorbeeld van telefoongesprek:

“Hi, ik bel even om te laten weten dat ik helaas onze afspraak moet afzeggen. Ik ben onverwacht ziek geworden en voel me vandaag echt niet goed genoeg om de afspraak door te laten gaan. Het spijt me dat ik zo last-minute moet afzeggen. Ik hoop dat dit geen al te groot ongemak veroorzaakt. Zodra ik me beter voel, neem ik contact op om een nieuwe afspraak in te plannen.”

Lukt het niet om iemand telefonisch te bereiken? Dan verstuur je dit per e-mail. Let op: we raden aan om altijd nog een extra keer te bellen. Dit toont aan dat je moeite wil doen om zo min mogelijk ongemak voor de ander te veroorzaken. 

Voorbeeld mail van afspraak annuleren wegens ziekte:

Onderwerp: Afspraak helaas afzeggen

Beste X,

Helaas moet ik onze afspraak op het laatste moment afzeggen. Ik ben plotseling ziek geworden en ben daardoor helaas niet in staat om de afspraak door te laten gaan.

Het spijt me dat dit zo kort van tevoren is, en ik hoop dat dit geen grote overlast veroorzaakt. Zodra ik me beter voel, neem ik graag contact met je op om een nieuwe afspraak te plannen.

Bedankt voor je begrip.

Hartelijke groet,

X

En vergeet dan niet om de volgende afspraak opnieuw in te plannen om te voorkomen dat je de volgende keer moet annuleren vanwege een dubbele afspraak! In dit videootje legt Björn Deusings, time management expert, uit hoe je dit handig doet met de Google Afsprakenplanner.

En dan tot slot: hoe vaak kan ik een afspraak afzeggen zonder mijn betrouwbaarheid te verliezen? Dat hangt af van de context. Heb je te maken met een vriend(in)? Familie? Of een werkrelatie? In alle gevallen geldt in ieder geval dat een enkele keer afzeggen geen probleem is. Gebeurt het echter een tweede, derde of zelfs vierde keer, dan wordt het tijd om jezelf achter de oren te krabben. 

Hierbij hebben we één belangrijke tip: vraag jezelf af wat jij ervan zou vinden. Hoe zou jij je voelen als iemand een afspraak met jou meerdere keren afzegt?

Wat als iemand boos of gekwetst reageert op mijn afzegging?

Tja, soms komt een afzegging van een afspraak gewoon niet lekker binnen. Dat ligt niet altijd aan jou. Sommige mensen zijn gevoeliger voor veranderingen of hadden zich er echt op verheugd. Belangrijk is dat jij duidelijk en oprecht bent geweest in je communicatie. Heb je vriendelijk afgezegd, eerlijk uitgelegd waarom én eventueel een alternatief voorgesteld? Dan heb jij jouw deel gedaan. En twijfel je wat het verschil is tussen eerlijk en te direct zijn bij het afzeggen? 

Eerlijkheid draait om zeggen waar het op staat. Te direct zijn, draait om zeggen waar het op staat, zonder na te denken over hoe dat bij de ander binnenkomt. 

Voorbeeld:

Hoe je het niet doet: “Ik heb geen zin om te komen” 

Hoe je het wél doet: “Ik merk dat ik er nu niet de ruimte of energie voor heb om met volle aandacht aanwezig te zijn.” 

De manier waarop een ander reageert op de afzegging van een afspraak kun je niet controleren – wel hoe jij erop reageert. Gaat de ander door het lint bij een afzegging? Blijf kalm, toon begrip, maar laat je niet een schuldgevoel aanpraten. Je stelt een grens en je moet er trots op zijn dat je dat doet. Vraag je je af: moet ik me schuldig voelen als ik een afspraak afzeg? Dan is het antwoord heel duidelijk. 

Nee. Je hoeft je niet schuldig te voelen omdat je je grenzen bewaakt. Jezelf over de kop werken om maar niet af te zeggen? Daar wordt niemand beter van – jij niet, en de ander ook niet.

En wat als je tóch niet goed uit je woorden kunt komen?

Merk je nu dat je het toch lastig vindt; je komt niet goed uit je woorden en blijft er maar omheen draaien? Volg dan onze cursus Gesprekstechnieken. Daar leren we je in minder dan één dag jouw boodschap helder en to the point over te brengen. Onze experts leren je tal van ‘stijlvolle’ gesprekstechnieken en -vaardigheden waarmee je niet alleen beter uit je woorden komt, maar ook geloofwaardiger overkomt. Op de werkvloer en ver daarbuiten. Volg ‘m dus, die cursus Gesprekstechnieken en geef je communicatieve vaardigheden een boost.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan de boeken van time management expert Björn Deusings Elke Dag om 15.00 Uur Klaar of Full Focus op wat echt belangrijk is. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Pro in afspraken afzeggen ben je dus zo

De hamvraag: hoe leer ik afspraken afzeggen op een assertieve én empathische manier? En hoe zeg je die afspraak netjes af zonder je schuldig te voelen of in rare smoesjes te vervallen? Dat is simpel. Wees eerlijk, op tijd en houd rekening met de ander. Geef aan dat het niet uitkomt, neem verantwoordelijkheid en – als je wel wilt afspreken, maar later – stel een realistische nieuwe datum voor. En heb je echt geen behoefte aan de afspraak? Zeg dat dan op een respectvolle manier. En ja, last-minute ziek? Dan bel je even. Uiteindelijk draait het om eerlijkheid, duidelijkheid en wederzijds respect. Want liever één keer eerlijk afzeggen dan jezelf in bochten wringen voor een afspraak die je toch liever niet wilt.

Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: