Delegeren: waarom je het als leidinggevende vaker moet doen (en hoe)

 “Hier, doe jij dat even”, zeg je nonchalant terwijl je een collega opzadelt met een taak. Zo werkt delegeren natuurlijk niet. Gooi als leidinggevende daarom geen taken over de schutting, maar pak het netjes aan. Doe je dat goed, dan bespaart jou dat niet alleen kostbare tijd, het bevordert ook nog eens je leiderschapskwaliteiten. 

Waarom je moet delegeren (… maar je het niet doet)

Diep van binnen weet je dat je vaker zaken uit handen moet geven. Toch vind je dat lastig. 

Wanneer jij een taak delegeert en loslaat ben je namelijk bang dat anderen je zien als onproductief of zelfs nonchalant — “Hier, doe jij dit even? Ik heb daar op dit moment geen zin in.” Maak je hier niet druk om. Effectief delegeren is namelijk alles behalve onproductief. Het kan jou juist ontzettend helpen

Laten we daarom voor eens en altijd de aannames die jij over delegeren hebt, uit de weg ruimen:

1. “Het gaat veel sneller als ik het zelf doe.”

Delegeren kost tijd. Logisch — je moet iemand uitleggen wat de taak inhoudt, degene leren hoe je het uitvoert en uiteindelijk het proces controleren. In die tijd had je het net zo goed zelf kunnen doen, toch?

In theorie wel. Echter, op de lange termijn werpt dit geen vruchten af. Wanneer je telkens zelf je taken blijft uitvoeren, verhoog je alleen maar je eigen werkdruk. Investeer je echter nu tijd in het trainen van je werknemers, dan zal dit op den duur ontzettend veel voordelen opleveren.

2. “Hij zal het niet op de manier aanpakken zoals ik het wil.”

Je hebt een bepaalde uitkomst in gedachten. Iemand anders jouw klusje laten opknappen, zal waarschijnlijk een ander resultaat opleveren. Dat riskeer je liever niet.

Begrijpelijk, maar: wanneer de taak niet een specifiek eindresultaat vereist, kan een andere aanpak geen kwaad. Integendeel — wellicht levert een frisse blik juist nieuwe, innovatieve ideeën op. Leg je innerlijke controlfreak dus het zwijgen op en sta open voor een nieuwe benadering.

3. “Ze heeft het al zo druk. Ik kan haar niet ook nog opzadelen met mijn klusjes.”

Het laatste dat je wil is iemand een burn-out bezorgen. Je pakt die taak dan ook liever zelf op. Jij wilt immers niet zo’n leider zijn die alles op anderen afschuift zodat hij achterover kan leunen. 

Wanneer jij iedere taak maar op je neemt en nooit iets durft uit te besteden, zegt dat meer over jouw leiderschapskwaliteiten dan over de draagkracht van je werknemers. Jouw rol is namelijk het team aansturen. Bevind jij je echter het merendeel van de tijd in de uitvoerende rol, dan zul je eens kritisch naar je eigen aanpak moeten kijken. 

Neem dus je rol als leider serieus en geef hen dus de voordeel van de twijfel: delegeer.

4. “Ik heb geen tijd om een ander te leren hoe je deze taak uitvoert.”

Je zou dit klusje kunnen laten opknappen door je stagiair. De tijd en moeite die je echter kwijt bent om het hem uit te leggen, stop je liever in het direct uitvoeren van de taak.

Een taak zelf uitvoeren, terwijl een ander hier misschien van kan leren, is een gemiste kans. Niet alleen voor hem of haar maar ook voor jezelf. Goed, het kost je nu wat tijd, maar op de lange termijn scheelt het je een hoop tijd wanneer die stagiair het klusje zelfstandig kan klaren. 

Deleleer het dus: besteed een taak – waar een ander iets van kan leren – uit.

Stop dus met het verzinnen van smoesjes. Op de lange termijn zorgt delegeren er namelijk voor dat jij niet alleen veel efficiënter met jouw tijd en taken omgaat, je toont ook aan dat je je werknemers vertrouwt. 

Delegeren in een paar stappen

Hoe je bepaalt welke taken je delegeert

Nu je over die drempel heen bent en begrijpt dat delegeren positief is, zul je moeten weten welke taken je dan kunt delegeren. 

Hiervoor maak je een lijst van alle taken en projecten waar jij je op dit moment mee bezighoudt. Om nu te bepalen met welke taken jij je moet bezig houden en welke je uit handen kan geven, zul jij je een aantal dingen moeten afvragen:

“Moet de taak überhaupt uitgevoerd worden of kan hij ook worden geschrapt?”

“Kan de taak enkel door mij worden uitgevoerd?”

“Kan iemand de taak sneller dan mij uitvoeren?”

“Heeft iemand meer expertise op dit gebied?”

“Kan dit een leermoment voor iemand anders zijn?”

“Kan ik de taak ergens goedkoper laten uitvoeren?”

Jij kan je bijvoorbeeld wel buigen over die poster, maar wanneer een werknemer een grafische achtergrond heeft, kan diegene wellicht beter inschatten of het ontwerp goed is. Dit geldt ook voor die volgende voorbespreking — natuurlijk kan jij dat weer doen, maar je weet dat de junior van je afdeling graag ervaring wilt opdoen. Gun het haar dan. 

In een ander artikel gaan we verder in op het praktisch onder handen nemen van je takenlijst. Daar bespreken we welke taken je het beste kunt delegeren, timemanagement gericht dus — hoe je ze daadwerkelijk delegeert, vertellen we je nu:

In 5 stappen een taak uit handen geven

Je hebt nu een lijstje met taken die je kunt delegeren. Maar hoe pak je dat nu tactisch aan, zodat je werknemers niet het gevoel hebben dat je simpelweg zaken over de schutting gooit?

1. Vertel wat je van iemand verwacht

Zodra je een taak delegeert, is het natuurlijk niet de bedoeling dat jij de zaak micro-managet. Zodra je de ander een taak toevertrouwt, geef je het proces uit handen en houd jij je enkel nog bezig met de grote lijnen bezig. 

Communiceer dan ook zo. 

In plaats van je te verdiepen in ieder detail, communiceer je de verwachte uitkomst zo helder en concreet mogelijk. Vertel waar ze rekening mee moeten houden.

“Anna, ik zou de volgende voorbespreking bij jou willen neerleggen. Neem contact op met de klant en kom erachter wat zij van ons verwachten. Graag zou ik dit uitgewerkt willen zien in een puntsgewijs rapport. Check vooraf wel nog even met Paula of het overlegmoment al is vastgelegd.”

2. Leg uit waarom je en taak delegeert

Hoewel deze stap niet altijd nodig is, kan het het delegeren vergemakkelijken. Voor het merendeel van je werknemers werkt het ontzettend motiverend wanneer ze weten waarom hen een taak is toevertrouwd. Daarnaast geeft het een krachtig signaal af dat jij bereid bent de verantwoordelijkheden over te dragen. 

“Je hebt immers al ervaring met deze klant. Daarnaast lijkt het me een ontzettend goed leermoment voor je zodat je in de toekomst wellicht meer van dit soort klanten naar je toe kunt trekken.” 

3. Vertel welke kwaliteit je verwacht

Heb je enkel een ruwe schets nodig? Of is dit toch een taak die een dubbel gecheckt moet worden? Hoewel je natuurlijk altijd het beste van het beste verwacht van je werknemers, zul je ook realistisch moeten blijven wanneer je een taak delegeert. 

Stel nou dat je het maken van een presentatie uit handen geeft. De werknemer in kwestie is een ontzettende perfectionist, die het liefst uren in het creëren van de perfecte slide steekt. Aangezien de presentatie niet voor een miljoenenpubliek wordt vertoont, hoeft de kwaliteit niet ontzettend hoog te zijn. Haar dit vooraf laten weten, zorgt ervoor dat zij verstandiger met haar tijd kan omgaan.

Andersom geldt dit ook. 

Delegeer je een ontzettend belangrijke taak aan iemand die geregeld details aan zich voorbij laat gaan is het verstandig om hem hierop te wijzen. 

“Let er even goed op dat je de profielschets volledig uitwerkt. De locatievoorzieningen hoef je echter tot in detail te noteren. Hier moet Luc ten slotte nog een blik op werpen.”

4. Geef deadlines aan

Hoewel dit voor de hand liggend is, vergeet je het tijdens het delegeren vaak. Je vraag immers al of een ander iets voor jou wil doen, hem of haar ook nog opzadelen met strikte deadlines voelt bezwaarlijk. Doe het toch. 

Wanneer jij niet aangeeft wanneer je die documentatie wilt ontvangen, zul jij geïrriteerd zijn omdat je werknemer niet snel genoeg heeft gehandeld. De werknemer zal daarentegen gefrustreerd zijn wanneer hij twee avonden heeft doorgewerkt, om vervolgens te horen dat het “pas over twee weken klaar hoeft te zijn.”

Maak daarom afspraken — niet alleen over de deadline, maar ook over eventuele check-ins.  Houd hierbij rekening met het eventueel verwerken van de feedback. 

“Volgende week donderdag zal het dossier bij de klant moeten liggen. Ik wil het uiterlijk dinsdag hebben zodat ik het nog kan inzien. Laten we wel even afspreken dat we nu woensdag nog even gaan samenzitten zodat ik kan checken dat we op één lijn liggen.”

5. Ga na of de afspraken duidelijk zijn

Tot slot is het belangrijk dat jullie beide begrijpen wat de verwachtingen zijn. Zodra je dan ook alle bovenstaande stappen hebt doorlopen, vraag je jouw werknemer of hij de gedelegeerde taak begrijpt. Heeft hij nog vragen, ziet hij nog eventuele obstakels in de nabije toekomst, kun jij nog iets voor hem betekenen?

“Gaat je dat lukken? Als iets niet duidelijk is of je komt vast te zitten, twijfel dan niet om me aan te schieten.”

Om goed te kunnen delegeren, zul je dus vooral helder en duidelijk moeten communiceren — over de taak, de verwachtingen en over het proces gaandeweg. Zo heb jij als leidinggevende niet alleen meer rust, maar weet je werknemer ook wat hem te doen staat.

Vergeet na het delegeren niet dit te doen

Ook al geef jij een taak uit handen, aan het eind van de dag ben jij eindverantwoordelijk voor het resultaat. Het is dan ook ontzettend belangrijk dat je uiteindelijk de kwaliteit van het werk checkt. 

Wanneer je de vorige stappen doorlopen hebt, zou dat geen problemen moeten opleveren. 

Jullie hebben immers afspraken over de kwaliteit gemaakt, hanteren deadlines en hebben regelmatig check-ins om eventuele problemen te bespreken. Wanneer je dan uiteindelijk het eindresultaat controleert, zal jouw werknemer niet het gevoel hebben dat je hem op de vingers kijkt.

Let wel op:

Zodra je dit doet, blijf dan zo objectief mogelijk. Dat het proces of het eindresultaat misschien anders is dan wanneer jij het zelf zou hebben gedaan, wil namelijk niet zeggen dat het niet goed is. Onthoud dat. 

Muggenziften over elk klein detail zal er voor zorgen dat werknemers in de toekomst minder snel taken van je willen overnemen. Daarnaast verlaagt het de motivatie van de werknemer wanneer blijkt dat alles wat hij voor jou deed toch nooit goed genoeg zal zijn. 

Wees daarom zeker kritisch, maar let er ook op dat je objectief en – het belangrijkste – dankbaar bent. Spreek dat ook uit. Erkenning, respect en waardering zijn namelijk de grootste motivatie-factoren die er zijn

Conclusie

“Als je kleine dingen goed wil doen, moet je ze zelf doen. Als je grote dingen met grote impact voor elkaar wil krijgen, dan moet je leren delegeren.”

Woorden van John C. Maxwell, die – hopelijk na het lezen van dit artikel – duidelijk maken hoe belangrijk delegeren kan zijn. Doe het daarom eens vaker: geef taken en verantwoordelijkheden uit handen. 

Goed voor je effectiviteit, goed voor je leiderschapskwaliteiten.

Delegeren

Verder lezen?

Geïnteresseerd geraakt in dit onderwerp? Lees gerust verder:

Leer je nou liever in de praktijk?

Als leidinggevende wordt van je verwacht dat jij mondig genoeg bent. Merk je nu dat je toch nog moeite hebt met het delegeren van zaken, bijvoorbeeld omdat je het gesprek met je werknemers niet durft aan te gaan, let dan even op:

Wij bieden een uitstekende cursus Gesprekstechnieken aan waarin – jij als leidinggevende – leert hoe je helder en direct communiceert. Niet alleen vertellen we je hoe je zaken delegeert, maar ook hoe je onderhandelt, actief luistert en feedback geeft. Cruciale vaardigheden die jij in minder dan 1 dag kunt leren. 

Wacht daarom niet langer en schrijf je in voor de 1-daagse cursus Gesprekstechnieken voor Leidinggevenden.

X