Feedback is een van de krachtigste hulpmiddelen om de ander te helpen verbeteren. Maar hoe doe je dat op een manier dat de ander er echt iets aan heeft, zonder dat het aanvoelt als kritiek? Het antwoord: maak het concreet, respectvol en bruikbaar. In dit artikel laten we aan van een voorbeeld feedback geven zien hoe je dat precies doet.

Wat komt aan bod:

    1. Wat is feedback? Een kleine (nodige!) opfrisser
    2. 10 tips om goede feedback te geven (inclusief voorbeeld)
    3. Effectieve feedback geven aan collega: 2 methodes die je hierbij helpen
    4. Alles om het beste uit jezelf te halen?
    5. Veelgestelde vragen over voorbeeld feedback geven

Wat is feedback? Een kleine (nodige!) opfrisser

Kort gezegd is feedback een terugkoppeling of reactie die de ander helpt groeien, leren en verbeteren. Door deze betekenis weet je ook direct wat feedback niét is, zoals vage of onduidelijke opmerkingen als “Dit is niet goed genoeg” en “Je moet meer je best doen.” Of kritiek als “Jij snapt er echt niets van” en “Dit is waardeloos werk.” Hier heeft de ander namelijk helemaal niets aan. Die blijft met verwarring achter: wat is er precies niet goed genoeg dan? En wat kan ik de volgende keer beter doen?

Toch worden hiermee een paar van de meest voorkomende fouten bij het geven van feedback blootgesteld: namelijk dat de feedback niet concreet en specifiek is en dat er feedback wordt gegeven die gericht is op de persoon en niet op het gedrag of een prestatie. Door op deze manier feedback te geven ontneem je de ander de kans om te groeien en wordt het snel als een persoonlijke aanval gezien. Niet gek, want dat is het eigenlijk ook.

10 tips om goede feedback te geven (inclusief voorbeeld)

We gaan ervan uit dat je de ander niet naar beneden wil halen, maar juist vooruit wil helpen. Daarom delen we 10 tips om feedback te geven waar de ander echt iets aan heeft, inclusief een voorbeeld die de theorie helpt te vertalen naar de praktijk. 

Stel dat een collega structureel de rapportages een dag te laat inlevert. Hierdoor kun jij niet verder in je werk, want jij hebt de data nodig om verder te kunnen. Hoe zorg je er op een respectvolle en constructieve manier voor dat dit in de toekomst niet meer gebeurt?

1. Bereid je collega voor op de feedback

Soms vraagt een collega om feedback of is het jouw taak als leidinggevende om feedback te geven. Toch wil je altijd voorkomen dat de feedback rauw bij de ander op het dak valt en de ander erop voorbereiden. Zeker in het voorbeeld van de rapportages, wanneer je collega het misschien niet verwacht. Dit doe je heel simpel door bijvoorbeeld te vragen:

“Heb je even tijd om het samen over de rapportages te hebben? Ik wil graag ergens met je over praten.”

Doordat je de ander erop voorbereid dat je iets gaat zeggen, voorkom je dat de feedback als een aanval voelt. Ook weet je zeker dat je collega op dat moment openstaat voor feedback.

2. Benoem concreet gedrag

Als je jouw feedback richt op de persoon en eigenschappen van hem of haar, roept dat direct weerstand op. Richt je daarom alleen op wat je feitelijk hebt gezien of op een andere manier hebt waargenomen.

Zeg dus niet: “Jij bent altijd te laat”, maar “Ik zie dat de laatste drie rapportages een dag later zijn binnengekomen dan dat we hadden afgesproken.”

Een bijkomend voordeel is dat feiten moeilijk te ontkennen zijn. Je feedback komt dus ook krachtiger over.

3. Specifieker is altijd beter

Hoe specifieker je kan zijn, hoe beter. Door het zo concreet mogelijk te maken als in bovenstaand voorbeeld, weet de ander precies wat het probleem is én wat de volgende keer beter kan. In tegenstelling tot een vage opmerking waar de ander niets aan heeft, laat je zien dat je het vertrouwen hebt dat je collega ook echt iets met de feedback gaat doen. Dat motiveert om de volgende keer de rapportage een dag eerder klaar te zetten.

In deze video legt senior trainer Patrick van der Gulik je uit wat je absoluut NIET moet zeggen tijdens een feedbackgesprek.

4. Geef feedback altijd vanuit jezelf

Een mooi ezelsbruggetje om feedback te geven op basis van waarneembaar gedrag in plaats van op de persoon, is door je feedback altijd te beginnen vanuit het ik-perspectief. Denk aan: “Ik heb gemerkt dat je de rapportages te laat inlevert” of “Ik zie aan de datum van jouw verstuurde e-mail dat je ze later dan afgesproken hebt ingeleverd.” 

Hierdoor ga je ook veel minder met de vinger wijzen en voelt de feedback minder als een aanval. Vergelijk zelf maar:

“Je hebt de rapportages al drie keer te laat ingeleverd.”

Ook gebaseerd op waarneembaar gedrag, maar toch voelt het veel meer veroordelend. 

5. Dit is niet het moment voor positieve feedback

Weersta de neiging om je negatieve feedback te verzachten met positieve feedback. Je herkent het vast wel: “Theo, je rapportages zijn super nauwkeurig en onwijs waardevol. Daarom is het jammer dat je ze nu al drie keer te laat inlevert. Het is wel fijn dat ze dan helemaal volledig zijn en dat ze altijd kloppen.”

Het lijkt misschien aardig en wellicht is Theo ook heel nauwkeurig en mag dat ook echt gezegd worden. Maar als je wil dat de volgende keer de rapportage op tijd is, wil je het niet zo aanpakken. Deze veelgebruikte sandwich-methode werkt namelijk niet: zowel de negatieve als de positieve feedback wordt ondermijnd en Theo heeft geen idee wat nu de daadwerkelijke boodschap was. De kans is groot dat hij alleen onthoudt dat jij blij bent met de kloppende rapportages.

6. Maar: houd het positief 

Tip 5 is echter geen vrijbrief om negativiteit te spuwen. Houd het positief door negatieve taal als ‘ramp’ en ‘verschrikkelijk’ te vermijden, door respectvol te blijven en door vooral te focussen op hoe iemand zich kan verbeteren. 

7. Geef de feedback direct

Het is niet het einde van de wereld dat je hebt gewacht tot Theo drie keer de rapportage te laat heeft ingeleverd om er wat van te zeggen, maar in de ideale wereld had je dit direct al de eerste keer gedaan. Dat maakt de feedback namelijk minder zwaar en zorgt ervoor dat je collega direct kan verbeteren. 

Wat je ook doet: wacht niet tot het volgende officiële beoordelingsmoment om over de rapportages te beginnen, maar doe het direct als je het waarneemt.

Dan ligt het namelijk vers in het geheugen bij iedereen en kan Theo bijvoorbeeld goed uitleggen waar het aan lag, om samen tot een oplossing te kunnen komen. 

8. Vertel negatieve feedback onder vier ogen

Negatieve feedback is niet geschikt om hard in de kantoortuin te verkondigen, hoe respectvol en constructief je het misschien ook brengt. Kies je hier toch voor, dan is het niet gek dat je collega zich gekwetst en aangevallen voelt. Geef de feedback daarom onder vier ogen. 

Voor positieve feedback geldt trouwens het tegenovergestelde: dan mag de hele kantoortuin het wel horen! Naast het compliment krijg je collega daar namelijk een extra boost in zelfvertrouwen van. 

9. Zorg dat het een gesprek is, geen monoloog

Feedback werkt het beste wanneer het een dialoog is in plaats van een eenzijdige boodschap. In het rapportages-voorbeeld betekent dit dat je niet alleen zegt wat er misgaat, maar ook de ander uitnodigt om het uit te leggen:

“Ik merk dat de laatste drie rapportages telkens een dag later binnenkwamen. Hoe kijk jij daar tegenaan? Herken je dit probleem?”

Door vragen te stellen en echt te luisteren, ontstaat een gesprek waarin je samen oplossingen kunt bedenken. Dat is niet alleen efficiënt, maar maakt je feedback ook respectvoller en empathischer. 

10. Bied steun aan

Feedback gaat uiteindelijk over beter samenwerken. Sluit dus af met een helpende hand:

“Als je wilt, kan ik met je meekijken naar een strakkere planning. Dan zorgen we samen dat de deadlines beter te halen zijn.”

Effectieve feedback geven aan collega: 2 methodes die je hierbij helpen

Het kan best overweldigend zijn om al die 10 tips tegelijk toe te passen als je feedback geeft. Structuur kan dan helpen: methodes zoals de ik-ik-jij-methode of de 4G-methode geven houvast en zorgen ervoor dat je stap voor stap duidelijke, effectieve feedback kunt geven zonder belangrijke punten te vergeten.

instagram post tijdwinst over hoe je feedback geeft vanuit jezelf maar met oog op de ander

Ik-ik-jij methode

De ik-ik-jij methode bestaat uit 3 stappen:

  1. Ik: beschrijf het gedrag dat je bij de ander ziet en gebruik daarbij het ik-perspectief (“Ik heb gemerkt dat je de rapportages te laat inlevert)”
  2. Ik: geef het effect of gevolg aan van het gedrag van de ander (“Ik kan hierdoor niet verder met mijn werk”)
  3. Jij: geef de ander de kans om te reageren (“Hoe denk je dat komt?”)

Negatieve feedback voorbeelden aan collega

  • “Ik merk dat je de voortgang van het project niet deelt voordat belangrijke deadlines naderen. Ik voel me hierdoor niet goed voorbereid en moet soms op het laatste moment bijsturen. Herken jij je in deze feedback?”
  • “Ik zag dat je tijdens je presentatie weinig oogcontact maakte en snel door de slides ging. Ik voelde me daardoor minder betrokken bij de inhoud van je verhaal. Hoe vond je het zelf gaan?”
  • “Ik merk dat je vaak zelfstandig werkt en weinig overlegt met de rest van het team. Dat geeft mij het gevoel dat we niet optimaal samenwerken en dat belangrijke informatie gemist kan worden. Hoe kijk jij hier tegenaan?”

2. De 4G-methode

Een andere veelgebruikte methode zijn de 4G’s, waarbij de focus net wat meer legt op hoe de ander zich kan verbeteren.

  1. Gedrag: je vertelt welk gedrag je hebt gezien bij de ander (“Ik zie dat je de rapportages te laat inlevert.”)
  2. Gevoel: je deelt welk gevoel je dit geeft (“Ik voel me hierdoor gestresst.”)
  3. Gevolg: je deelt het gevolg van dit gedrag (“Hierdoor kan ik niet verder met mijn werk en loopt het hele proces vertraging op”)
  4. Gewenste gedrag: je deelt welk gedrag je de volgende keer liever ziet bij de ander (“Het zou fijn zijn als je de volgende keer de rapportage voor de deadline stuurt.”)

In mijn trainingen maak ik meestal gebruik van dit feedback model, want dit model geeft houvast aan het gesprek en zorgt dat de inhoud wordt gestuurd door observeerbare feiten in plaats van een onderbuikgevoel. Wie met het 4G-model werkt, verkleint bovendien de kans op ruis aanzienlijk; de feedback is scherp en concreet verwoord, waardoor voor de ander meteen helder is welk gedrag je verwacht. Geen giswerk dus, maar duidelijkheid.

Feedback met verbeterpunten voorbeelden

In de 4G methode geef je dus expliciet verbeterpunten aan. We geven nog een aantal voorbeelden van hoe je deze methode in de praktijk kan gebruiken:

  • “Ik zag dat in je laatste mail enkele spelfouten stonden. Dat geeft bij mij het gevoel dat de boodschap minder professioneel overkomt. Klanten kunnen hierdoor verkeerde indruk krijgen. Controleer je mails één keer extra voordat je ze verstuurt. Of wil je dat ik een hulpmiddel laat zien waarmee je het snel kunt checken?”
  • “Ik merk dat je tijdens vergaderingen vaak het gesprek overneemt. Ik heb het gevoel dat sommige teamleden daardoor minder input geven. Belangrijke ideeën gaan misschien verloren en het team is minder betrokken. Probeer de volgende keer anderen de ruimte te geven om ook hun ideeën te delen.”
  • “Ik merk dat de opdrachten die ik krijg soms niet helemaal duidelijk zijn. Ik voel me dan onzeker over wat er precies verwacht wordt. Soms werk ik daardoor in de verkeerde richting. Het zou helpen als je de de doelen en deadlines concreet benoemt bij een nieuwe opdracht.”

voorbeeld feedback geven

Tip: gebruik deze methodes ook bij positieve feedback

We hebben ons in dit artikel vooral gefocust op het geven van negatieve feedback, omdat dit vaak als extra lastig en spannend wordt ervaren. Maar eigenlijk gelden de tips en methodes ook voor positieve feedback. Je collega heeft natuurlijk veel meer aan concrete, specifieke feedback over wat hij of zij goed deed, in plaats van een vaag compliment dat voor iedereen zou kunnen gelden.

Je ziet het goed aan deze positieve feedback voorbeelden:

  • “Tijdens de presentatie legde je alles helder uit en maakte je veel oogcontact met het publiek. Dat maakte het voor mij en de anderen makkelijk te volgen en prettig om naar te luisteren. Het team en de klant begrepen de kernboodschap goed en reageerden  positief. Blijf deze aanpak gebruiken bij toekomstige presentaties, het werkt echt goed.”
  • “Ik zag dat je een oplossing hebt voorgesteld voor het probleem met de klantdata voordat iemand erom vroeg. Ik waardeer dat enorm omdat het veel tijd bespaart voor ons team. Snap je zelf ook hoe waardevol dit is?”

Feedback die werkt begint dus bij helderheid

Goede feedback draait niet om aardig gevonden worden, maar om groei mogelijk maken. Door gedrag concreet te benoemen, het effect te delen en het gesprek open te houden, geef je de ander iets waar hij of zij echt mee verder kan. Dat vraagt een beetje lef, want ja, spanning hoort erbij. Maar vaag blijven of wachten tot het beoordelingsmoment kost uiteindelijk meer, energie, irritatie en kansen om samen beter te werken.

Dus stel jezelf bij de volgende frictie eens deze simpele vraag: help ik de ander nu vooruit of houd ik mezelf comfortabel? Kies één tip of methode uit dit artikel en probeer die deze week bewust toe te passen. Klein beginnen werkt namelijk beter dan alles perfect willen doen. En wie weet merk je dat feedback geven ineens minder zwaar voelt en juist meer oplevert.

Theorie vertalen naar de praktijk? Volg een cursus gesprekstechnieken of feedback geven!

Het lezen over feedback geven is één ding (zelfs met voorbeelden!), maar pas wanneer je het daadwerkelijk toepast, leer je hoe je effectieve feedback geeft én ontvangt. In onze cursus feedback geven en ontvangen oefen je daarom met realistische situaties, zoals collega’s die deadlines missen of presentaties geven en leer je hoe je zowel positieve feedback als verbeterpunten concreet en motiverend formuleert.

Door rollenspellen en praktijkoefeningen ontdek je wat het beste werkt. Zo ga je van theorie naar actie en ervaar je hoe feedback echt een constructief gesprek kan worden: een vaardigheid die je direct kunt inzetten op de werkvloer.

Ook een aanrader is onze cursus gesprekstechnieken, ideaal voor iedereen die effectiever wil communiceren. Tijdens de training leer je hoe je omgaat met conflicten, betere relaties opbouwt, vragen stelt en goed luistert en de regie neemt in gesprekken. Allemaal ontzettend handige skills als jij effectieve feedback wil geven.

 

Bekijken op Threads

 

Alles om het beste uit jezelf te halen?

Bij Tijdwinst hebben we naast onze trainingen nog veel meer tools in onze toolbox om het beste uit jezelf én je tijd te halen. Voor dagelijkse inzichten en tips op het gebied van persoonlijke effectiviteit volg je ons onder andere op Instagram of Pinterest. 

Wil je je echt verdiepen in time management en focus? Lees dan onze boeken Elke dag om 15:00 uur klaar en Full Focus op wat écht belangrijk is. Hierin delen we de beste inzichten uit onze trainingen en delen we informatie die je meteen kunt toepassen in de praktijk.

Luister bovendien naar de Tijdwinst Podcast, waarin Bjorn in gesprek gaat met interessante gasten over leiderschap, feedback en succes. Je vindt de afleveringen op YouTube of jouw favoriete podcast app.

Veelgestelde vragen over voorbeeld feedback geven

  • Wat zijn de 5 regels van feedback?

    De 5 regels van feedback zijn: maak de feedback concreet en specifiek, luister naar de ander, scheid de boodschap van de boodschapper, ga niet in de aanval en zie feedback als een kans om te groeien. Deze gelden zowel voor feedback geven als feedback ontvangen.

  • Wat is een voorbeeld van leuke feedback?

    Leuke feedback laat zien dat je iemand écht ziet en waardeert wat hij of zij doet. Positieve feedback voorbeelden voor zorgprofessionals zijn dan ook: “Ik zag hoe zorgvuldig je het dossier van onze cliënt hebt voorbereid en gecontroleerd, waardoor alles soepel verliep. Ik waardeer je inzet en aandacht voor detail enorm.” of “Ik zag dat je de patiënt echt goed op zijn gemak stelde vandaag!”

  • Hoe schrijf je goede feedback?

    Bij een schriftelijk voorbeeld van feedback geven zie je dat je alle regels toepast die je ook in een gesprek zou doen: wees concreet, specifiek en respectvol, leg uit wat het effect is en geef een oplossing of gewenst gedrag. Soms kan het niet anders, maar probeer feedback wel vooral mondeling te geven.

  • Wat zijn goede voorbeelden van constructieve feedback?

    Goede opbouwende feedback voorbeelden zijn: “Ik merkte dat je de afgelopen dagen vaak pas laat reageerde op dringende e-mails. Dat vertraagt onze workflow. Kun je proberen sneller te reageren, of aangeven wanneer iets meer tijd nodig heeft?” en “Ik merk dat je vaak probeert alles zelf op te lossen. Het is goed dat je zelfstandig bent, maar soms kan het sneller en beter als je even om hulp vraagt. Wil je de volgende keer proberen collega’s erbij te betrekken als het nodig is?”

  • Hoe geef ik feedback zonder dat de ander zich aangevallen voelt?

    Om feedback te geven zonder dat de ander zich aangevallen voelt, kun je het best praten over wat je hebt gezien of meegemaakt, in plaats van over de persoon zelf. Vertel bijvoorbeeld wat het effect van het gedrag op jou of het team is en geef een suggestie voor hoe het beter kan. Gebruik woorden als “ik merk” of “ik voel” en vraag ook hoe de ander erover denkt, zo blijft het een gesprek en voelt de feedback niet als een aanval, maar juist als hulp.

  • Welke structuur kan ik gebruiken om feedback duidelijk en effectief te maken?

    Een handige structuur om feedback duidelijk en effectief te maken is door een methode te gebruiken zoals de ik-ik-jij-methode of de 4G-methode. Beide structuren zorgen ervoor dat feedback objectief, constructief en bruikbaar blijft, zodat de ander begrijpt wat je bedoelt en weet hoe hij of zij zich kan verbeteren.

  • Hoe geef ik negatieve feedback op een positieve manier?

    Je kunt negatieve feedback op een positieve manier geven door negatieve woorden als ‘ramp’ of ‘verschrikkelijk’ te vermijden, respectvol te blijven en je te richten op hoe iemand het beter kan doen en niet alleen op wat er fout gaat.

  • Wanneer is het juiste moment om feedback te geven?

    Het juiste moment om feedback te geven is direct nadat je bepaald gedrag hebt waargenomen waar je op wilt terugkomen. Zo ligt de situatie nog vers in iedereens geheugen en kan de feedback goed gekoppeld worden aan wat er gebeurde. Daarbij mag je positieve feedback publiekelijk geven, zodat het effect versterkt wordt. Wacht met negatieve feedback tot je dit onder vier ogen kunt bespreken.

  • Hoe kan ik feedback concreet maken met voorbeelden uit de praktijk?

    Beschrijf wat je precies hebt gezien of meegemaakt, wat het effect was en hoe het anders kan. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen “Je doet het niet goed”, kun je zeggen: “Ik zag dat de laatste drie rapportages een dag later werden ingeleverd, waardoor mijn werk vertraging opliep. Als je ze een dag eerder klaarzet, kunnen we op schema blijven. Wil je dat we samen kijken hoe je dat het beste kunt plannen?” Door zulke concrete voorbeelden te geven, begrijpt de ander precies welk gedrag je bedoelt en hoe het verbeterd kan worden, waardoor feedback direct bruikbaar en motiverend wordt.

  • Wat zijn veelgemaakte fouten bij het geven van feedback?

    Veelgemaakte fouten bij het geven van feedback zijn dat je de persoon aanvalt in plaats van het gedrag bespreekt, vage opmerkingen maakt zoals “Doe het beter de volgende keer”, te lang wacht met feedback geven, altijd alleen maar negatieve feedback benoemt, een belerende of beschuldigende toon gebruikt, geen ruimte laat voor dialoog en geen concrete suggesties geeft voor verbetering. Dit zorgt ervoor dat feedback vaak verkeerd valt of weinig effect heeft.

  • Hoe combineer ik complimenten en verbeterpunten in één feedbackgesprek?

    Het is een veelvoorkomende valkuil om negatieve feedback te verpakken in positieve opmerkingen, bijvoorbeeld door de bekende sandwich-methode te gebruiken. Door complimenten en verbeterpunten te combineren, wordt zowel de positieve als de negatieve feedback verzwakt, en weet de ontvanger vaak niet meer wat de kernboodschap is. Het is effectiever om positieve en negatieve feedback los van elkaar te geven, zodat elk punt duidelijk en concreet blijft.

  • Hoe reageer ik als iemand defensief wordt op mijn feedback?

    Als iemand defensief reageert op je feedback, is het belangrijk om rustig en empathisch te blijven. Probeer niet in de verdediging te schieten, maar luister naar wat de ander zegt en erken hun gevoelens. Herhaal eventueel je observatie op een neutrale manier en focus op specifiek gedrag en concrete verbeterpunten, niet op de persoon. Je kunt ook vragen stellen zoals: “Hoe zie jij dit zelf?” Zo verander je het gesprek van een conflict in een dialoog en vergroot je de kans dat de feedback alsnog constructief wordt ontvangen.

  • Welke taal of zinnen werken het beste bij feedback in een professionele omgeving?

    Bij feedback in een professionele omgeving werkt neutrale, concrete en respectvolle taal het beste. Vermijd woorden die beschuldigend of emotioneel geladen zijn, zoals “altijd”, “nooit”, “verschrikkelijk” of “ramp”. Gebruik liever ik-boodschappen en beschrijf gedrag en effecten. Door deze taal te gebruiken, blijft de feedback objectief, constructief en gericht op verbetering, terwijl de ander zich gerespecteerd voelt.

Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: