Hoe kun je beter communiceren op de werkvloer? Niet méér praten, maar duidelijker afstemmen

Je dacht dat wat je gezegd had duidelijk was. Tot blijkt dat je collega iets anders bedoelde, je leidinggevende een andere deadline in gedachten had en jij weer een half uur kwijt bent aan herstelwerk. Beter communiceren op de werkvloer gaat daarom niet over meer praten, maar over scherper afstemmen. Leer in dit artikel beter luisteren, assertief communiceren en duidelijke afspraken maken, zodat samenwerken met collega’s makkelijker wordt.

Wat komt aan bod?

1. Wat betekent beter communiceren op de werkvloer eigenlijk?
2. Waarom is goede communicatie op de werkvloer belangrijk?
3. Wat zijn de oorzaken van communicatieproblemen op de werkvloer?
4. Hoe verbeter je de samenwerking door betere communicatie? 8 ingrijpende gevolgen als je niet goed communiceert
5. Wat zijn de gevolgen van slechte communicatie binnen een bedrijf? Onderzoek toont aan
6. Welke gesprekstechnieken helpen op de werkvloer?
7. Hoe communiceer je duidelijker met je collega’s? 10 voorwaarden voor goede communicatie
8. Professionele communicatie? Dan is een training Gesprekstechnieken iets voor jou!
9. Veelgestelde vragen over beter communiceren op de werkvloer

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Wat betekent beter communiceren op de werkvloer eigenlijk?

Om te voorkomen dat ik per ongeluk vaag blijf in de definitie, wil ik ten eerste uitleggen dat voor mij beter communiceren op de werkvloer inhoudt dat je informatie, verwachtingen, grenzen en afspraken zo duidelijk mogelijk overbrengt. Het doel moet zijn dat je collega’s weten wat er bedoeld wordt, wat er nodig is en wat de volgende stap is. Het gaat er voor mij dus niet om dat je extraverter, gezelliger of diplomatieker wordt, maar dat je concreter, bewuster en betrouwbaarder communiceert.

Ik vind namelijk dat er vaak genoeg wat wordt gezegd, maar dat er weinig echt geluisterd wordt en dat er niks concreet wordt gemaakt. Een hard statement? Misschien, maar kijk eens naar dit herkenbare voorbeeld:

Je spreekt met een collega af dat hij ‘later vandaag’ een document controleert. Jij gaat ervan uit dat dit vóór 15.00 uur gebeurt (hij weet toch ook dat je om 16:00 klaar bent, omdat je je wekelijkse sportles hebt?!), terwijl je collega denkt dat het einde van de werkdag prima is (wat voor hem half 6 pas is). Daardoor kun jij niet verder, moet je je planning omgooien en ben je de volgende dag extra tijd kwijt aan herstelwerk, afstemming en het alsnog afronden van de taak.

Wat hier dus mis gaat, is duidelijk: er is geen duidelijke deadline afgesproken. En als je heel goed kijkt: er is ook geen duidelijke actie. Want wat moet je collega controleren in het document? De cijfers? Je spelling? De opbouw? Tja… voor jou een vraag en voor die collega waarschijnlijk ook.

Waarom is goede communicatie op de werkvloer belangrijk?

Goede communicatie op de werkvloer bespaart mijns inziens dus tijd, omdat je minder hoeft te herstellen, navragen, najagen of opnieuw bespreken. Verdere voordelen van duidelijk communiceren op je werk zijn volgens mij:

• Goed verwachtingsmanagement: iedereen weet waar hij of zij aan toe is en wat er van hem of haar verwacht wordt.
• Openstaan voor feedback: goede communicatie creëert een veilige werkomgeving waarin collega’s elkaar eerlijk feedback durven geven (en durven ontvangen) op werk. Daardoor leer je sneller van elkaar, voorkom je dat kleine irritaties uitgroeien tot grote problemen en blijf je jezelf ontwikkelen.
• Betere samenwerking: informatie wordt gedeeld en misverstanden ontstaan minder snel. Daardoor verloopt de samenwerking efficiënter.
• Minder misverstanden: goede communicatie voorkomt dat boodschappen onduidelijk blijven of verschillend worden geïnterpreteerd. Miscommunicatie wordt zo voorkomen.
• Meer betrokken: je wordt meegenomen in wat er speelt binnen de organisatie en dat vergroot je motivatie om actief mee te denken, verantwoordelijkheid voor je werk te nemen en je in te zetten voor gezamenlijke doelen.
• Meer vertrouwen in elkaar: je weet waar je aan toe bent en voelt je gehoord en serieus genomen. Dat vergroot het vertrouwen binnen het team, waardoor mensen sneller informatie delen en elkaar om hulp vragen.
• Meer werkplezier: spanningen in teams worden sneller uitgesproken, wat leidt tot een positieve werksfeer waar mensen graag in willen werken.

Wat zijn de oorzaken van communicatieproblemen op de werkvloer?

Zo veel voordelen en toch zul je het met me eens zijn dat er in het gros van de organisaties wel wat communicatieproblemen als een spookje op de werkvloer rond waren. Als je het mij vraagt, zijn die problemen terug te leiden naar de medewerkers zelf, maar ook naar de cultuur van het bedrijf.

Slechte communicatie op de werkvloer ligt niet altijd aan degene die praat. Soms zit het intern, zoals aannames of slecht luisteren. Soms extern, zoals tijdsdruk of onduidelijke processen. #communicatie #samenwerken #werkvloer

— Tijdwinst.com (@tijdwinst) August 12, 2026

Wat zijn interne oorzaken van slechte communicatie op de werkvloer? 10 redenen waarom er slecht gecommuniceerd wordt

De interne oorzaken van slechte communicatie op de werkvloer kun je vaak herleiden tot psychologische en gedragsmatige factoren. Daarmee wil ik zeggen dat er interne mechanismen in de medewerkers zitten die ervoor zorgen dat gesprekken mislopen, zoals:

1. Aannames: mensen vullen in wat de ander bedoelt in plaats van dit te controleren.
2. Pleasen: uit angst om iemand teleur te stellen, zeggen mensen ja, terwijl ze eigenlijk nee bedoelen.
3. Angst voor conflict: de wens om de harmonie te bewaren zorgt ervoor dat belangrijke onderwerpen onbesproken blijven, lastige gesprekken uitgesteld worden en feedbackgesprekken niet plaatsvinden.
4. Onhelder wat je wilt zeggen: wie zelf niet scherp heeft wat hij wil zeggen, communiceert vaak vaag.
5. Gebrek aan luistervaardigheid: mensen luisteren om te reageren in plaats van om echt te begrijpen.
6. Oordelen en vooroordelen: een eerste indruk of overtuiging kleurt hoe een boodschap wordt geïnterpreteerd.
7. Ego of gelijk willen krijgen: de focus verschuift van samen begrijpen naar winnen of jezelf bewijzen.
8. Onzekerheid: twijfel aan eigen kennis of positie maakt je terughoudend (want wat heb jij immers in te brengen?) of juist overdreven stellig.
9. Stress en mentale druk: onder hoge werkdruk is er geen tijd voor een fatsoenlijk gesprek, dus worden dingen ingeslikt of juist even tussen neus en lippen door bij iemand neergelegd.
10. Gebrek aan empathie: onvoldoende rekening houden met het perspectief, de kennis of emoties van de ander.

Over het ego heeft Björn uitgebreid gesproken met de auteur van De egofluisteraar, Marieke Rademakers. Bekijk de aflevering hier.

Dit zijn precies de onderliggende oorzaken waarop communicatietrainingen, feedbacktrainingen en assertiviteitstrainingen (waaronder die van tijdwinst.com) zich vaak richten. Ze verklaren waarom communicatie niet alleen een kwestie is van wat je zegt, maar vooral van hoe je denkt, voelt en reageert.

Wat zijn externe oorzaken van miscommunicatie in een bedrijf?

De externe oorzaken vind ik factoren van buitenaf die de medewerkers binnen een organisatie beletten om zich uit te spreken en die ervoor zorgen dat informatie niet goed wordt gedeeld, begrepen of opgevolgd. Veelvoorkomende externe oorzaken zijn:

1. Te veel communicatiekanalen: mail, Teams, Slack, appjes, vergaderingen en projecttools lopen door elkaar.
2. Hybride werken: context verdwijnt sneller wanneer mensen niet dezelfde informatie meekrijgen.
3. Onduidelijke afspraken: er wordt niet duidelijk aangegeven welk communicatiekanaal gebruikt wordt per situatie.
4. Onduidelijke verwachtingen: medewerkers weten niet precies wat er van hen wordt verwacht, waardoor verschillende interpretaties ontstaan.
5. Geen open communicatiecultuur: leidinggevenden stimuleren open communicatie niet, waardoor je problemen, fouten of ideeën niet durft uit te spreken uit angst voor kritiek of conflicten.
6. Slecht leiderschap: leidinggevenden communiceren onduidelijk, zijn slecht bereikbaar of geven tegenstrijdige boodschappen. Ze nemen dus geen voorbeeldrol aan op het gebied van communicatie.
7. Onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden: als er niet helder is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaan misverstanden en dubbel werk.
8. Geen feedback: je krijgt weinig terugkoppeling over je prestaties of je durft je collega’s niet zelf aan te spreken.
9. Geen aandacht voor training van communicatieve vaardigheden: hierdoor vind je het lastig om wat je voelt en nodig hebt helder te formuleren. Bovendien weet je ook niet hoe je goede vragen moet stellen of constructieve gesprekken kunt voeren.
10. Scheiding tussen teams: teams werken langs elkaar heen en delen informatie onvoldoende met andere afdelingen.
11. Te veel of te weinig delen van info: een overvloed aan e-mails, chats en vergaderingen zorgt voor ruis, terwijl belangrijke informatie soms juist ontbreekt.
12. Organisatiecultuur op de werkvloer: een bedrijfscultuur waarin hiërarchie, politiek correct gedrag of fouten afstraffen centraal staan, ontmoedigt eerlijke communicatie.
13. Afwezigheid communicatiestructuur: geen vaste overlegmomenten, afspraken of processen om informatie tijdig te delen.

Hoe verbeter je de samenwerking door betere communicatie? 8 ingrijpende gevolgen als je niet goed communiceert

Ik heb je al in het begin van dit artikel uitgelegd waarom goed communiceren van belang is op je werk, want er kleven heel wat nadelen aan als je niet goed communiceert op de werkvloer:

1. Productiviteit neemt af, want je bent constant bezig met herstelwerk.
2. Medewerkersbetrokkenheid daalt, want de efficiëntie van teams doet afnemen en de kans op fouten zal toenemen.
3. Minder creatieve ideeën. Goed communiceren is cruciaal voor het delen van ideeën. Als de communicatie niet goed verloopt, kunnen goede ideeën verloren gaan of onvoldoende worden uitgewerkt. Daardoor groeit de organisatie minder snel en wordt het moeilijker om concurrerend te blijven.
4. Stress neemt toe, wat leidt tot meer ziekteverzuim.
5. Je verspilt tijd, omdat je informatie moet zoeken in plaats van dat dit helder gedeeld wordt.
6. Door ineffectieve communicatie daalt het vertrouwen, wat leidt tot een negatieve sfeer. Deze sfeer kan weer zorgen voor veel verloop van personeel en het aantasten van de moraal van het team.
7. Als de interne communicatie van een bedrijf niet klopt, dan zal de externe communicatie ook te wensen overlaten. Je klantenservice gaat achteruit, het vertrouwen krijgt een deuk en voor je het weet kiest de klant voor een ander bedrijf.
8. Projecten raken vertraagd en deadlines worden gemist, omdat er niet concreet gepraat wordt over de verwachtingen en deadlines niet duidelijk worden opgesteld.

Wat zijn de gevolgen van slechte communicatie binnen een bedrijf? Onderzoek toont aan

Gebrekkige communicatie levert organisaties meer schade op dan alleen ergernis op de werkvloer. Dat haal ik natuurlijk niet zomaar uit mijn toverhoed; onderzoek van de Economist Intelligence Unit (2018) laat duidelijke cijfers zien:

• 44% van de werknemers ziet onduidelijke communicatie binnen de organisatie als de voornaamste oorzaak van projecten die mislopen.
• 31% geeft aan dat de werksfeer en motivatie onder communicatieproblemen lijden.
• 25% koppelt communicatieproblemen aan doelen die niet worden behaald.
• 18% ziet hierdoor verkoopmogelijkheden verloren gaan.

Ai, harde cijfers en daar houdt het nog niet op. The State of Business Communication (2022) gaf aan dat ineffectieve communicatie gemiddeld 7,47 uur per medewerker per week kost. Op basis van het gemiddelde Amerikaanse salaris werd berekend dat dit neerkomt op ongeveer $12.506 per medewerker per jaar. Dat bedrag vertegenwoordigt ruim 18% van de totale loonkosten (salaris) per medewerker.

Waarom is slechte communicatie vaak vermomd tijdverlies?

Bovenstaande gegevens zeggen jou als kenniswerker misschien vrij weinig, maar communicatieproblemen beïnvloeden jou ook (en dus niet alleen het bedrijf)! Er is zelfs behoorlijk wat onderzoek dat laat zien dat communicatieproblemen indirect veel tijdverlies veroorzaken, vooral bij kenniswerkers. Niet alleen doordat gesprekken langer duren, maar vooral door herstelwerk, verlies van deep work tijd, extra afstemming en vele meetings die ook nog moeten plaatsvinden.

Aan het concept deep work van Cal Newport hebben Björn en ik uitgebreid aandacht besteed in de Tijdwinst Podcast. Luister hem hier.

Een veelgeciteerd onderzoek op dit gebied is afkomstig van Froehle & White (2014). Dit onderzoek laat zien dat onderbrekingen ervoor zorgen dat kenniswerkers een deel van hun mentale context verliezen. Wanneer zij hun oorspronkelijke taak weer oppakken, kost het extra tijd om terug te komen op hetzelfde denkniveau. Dat leidt tot zogenoemd rework: extra werk dat nodig is om fouten te herstellen of de draad weer op te pakken. Tijd die je dus niet kunt besteden aan je belangrijke deep work.

Je bent meer bezig met communiceren over werk dan dat werk uitvoeren

Een ander belangrijk onderzoek is afkomstig van Asana’s Anatomy of Work Index. Voor de eerste internationale editie uit 2019 liet Asana onderzoeksbureau Sapio Research ruim 10.000 kenniswerkers ondervragen in Australië, Duitsland, Japan, Nieuw-Zeeland, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. De deelnemers kregen vragen over hun tijdsbesteding, samenwerking, afstemming en dagelijkse werkprocessen. Asana verdeelde werktijd daarbij grofweg in drie categorieën:

• Werk waarvoor iemand is aangenomen, zoals schrijven, analyseren, ontwerpen of programmeren.
• Strategisch werk, zoals plannen en nadenken over doelen.
• Work about work, oftewel alles wat nodig is om het werk te organiseren en af te stemmen.

Onder work about work vallen bijvoorbeeld ook:

• meer communiceren over de voortgang
• informatie zoeken
• wisselen tussen apps
• veranderende prioriteiten verwerken
• achter updates of goedkeuringen aan gaan

Uit de eerste Anatomy of Work Index kwam naar voren dat respondenten gemiddeld 60% van hun werktijd aan coördinatie en werk rondom het werk besteedden. Slechts 27% ging naar het vakinhoudelijke werk waarvoor zij waren aangenomen en 13% naar strategische werkzaamheden.

Asana vertaalt de antwoorden van kenniswerkers naar jaarlijkse gemiddelden. Volgens de publicatie besteedt zodoende een gemiddelde kenniswerker wereldwijd per jaar ongeveer:

• 103 uur aan onnodige vergaderingen
• 209 uur aan werk dat al door iemand anders is gedaan
• 352 uur aan communiceren en praten over het werk

Samen is dat 664 uur per jaar. Bij een achturige werkdag komt dat neer op ongeveer 83 werkdagen. Vooral het cijfer over dubbel werk is relevant voor communicatieproblemen. Het onderzoek maakt dus aannemelijk dat slechte communicatie op je werk niet alleen tot misverstanden leidt, maar ook tot zoeken, controleren, opnieuw afstemmen en werk opnieuw uitvoeren.

Jeetje… dat is even schrikken. Tijd dus om beter te communiceren met collega’s en leidinggevenden vanaf nu, zodat je je weer kunt bezighouden met wat echt belangrijk is.

Welke gesprekstechnieken helpen op de werkvloer?

Gesprekstechnieken maken communiceren op het werk een stuk makkelijker, omdat ze structuur geven aan gesprekken die anders al snel langs elkaar heen gaan. Dit zijn 5 gesprekstechnieken die je volgens mij goed op weg zullen helpen:

1. Actief luisteren
2. Oma thuislaten, ANNA meenemen en NIVEA smeren
3. LSD-methode
4. Ik-boodschappen gebruiken
5. Assertief communiceren

1. Actief luisteren

Je denkt misschien dat ik nu oude koeien uit de sloot haal, want luisteren: dat kun je toch zeker? Je bent al een goede luisteraar! Sorry, dat ik je droomwolk moet stukprikken, want in 9 van de 10 gevallen zijn we eigenlijk helemaal niet zo’n goede luisteraars. Sommige mensen menen dat ze kunnen multitasken en een appje op de telefoon kunnen beantwoorden, terwijl ze met jou in gesprek zijn. Anderen denken weer dat een antwoord al in hun hoofd formuleren als reactie op wat je zei een teken is dat ze luisteren.

Maar actief luisteren betekent je je volle aandacht bij degene die aan het woord is houdt. Er zijn 5 technieken waarmee je deze gespreksvaardigheid traint:

• stel open vragen
• vergroot zelfvertrouwen van de spreker
• ben meewerkend
• toon empathie
• geef goede feedback

Je zult zien dat door echt te luisteren je je gesprekken een zetje in de goede richting geeft.

Hoe geef je feedback zonder gedoe of spanning?

Geef goede feedback, zei ik. Ook zo’n vage term, want wat is goed? Onder goede feedback versta ik feedback die op constructieve wijze gegeven wordt. Je helpt iemand met je feedbackpunten zich verder te ontwikkelen en te verbeteren; je kraakt diegene niet tot de grond toe af. Om goede feedback te geven gebruik ik het liefst het 4G-feedbackmodel: gedrag/gebeurtenis, gevoel, gevolg en gewenst gedrag.

Ik gebruik even een voorbeeld om te illustreren hoe dit model werkt:

• Gedrag: “Ik merkte op dat je me in de meeting van gisteren 3 keer in de rede viel.”
• Gevoel: “Hierdoor voelde ik me erg onzeker en niet serieus genomen.’
• Gevolg: “Het gevolg was dat ik dicht klapte en de ideeën die ik verder nog had niet durfde te delen.”
• Gewenst gedrag: “Ik zou graag de volgende keer mijn zegje willen doen, voordat je met jouw inbreng komt.”

Of kijk naar de video van senior trainer Feedback geven en ontvangen, Patrick van der Gulik, die je uitgebreid uitlegt wat het 4G-feedbackmodel is.

Als je feedback stap voor stap formuleert met behulp van het 4G-model, verklein je de kans dat je amygdala alarm slaat. Dit hersengebied beoordeelt feedback namelijk als “gevaar” en kan daardoor defensief gedrag oproepen.

2. OMA thuislaten, ANNA meenemen en NIVEA smeren

Voordat je denkt dat ik krankzinnig ben geworden en nonsens uitsla: OMA thuislaten, ANNA meenemen en NIVEA smeren zijn 3 gesprekstechnieken. Ze staan voor:

• OMA thuislaten: oordelen, meningen en aannames/adviezen achterwege laten
• ANNA meenemen: altijd navragen, nooit dingen aannamen in gesprekken
• NIVEA smeren: niet invullen voor een ander door dus dingen na te vragen

Als je oordelen, meningen en aannames/adviezen meeneemt een werkgesprek in, dan trek je voor je het weet conclusies over wat de ander bedoelt, geef je ongevraagd advies of vul je het verhaal alvast voor iemand in. Daarmee stop je echt met luisteren. De ander voelt zich minder gehoord, schiet sneller in de verdediging of haakt af.

Op de werkvloer ontstaan veel misverstanden doordat we te snel invullen, interpreteren of conclusies trekken. Smeer daarom NIVEA en neem ANNA mee in ieder gesprek. Laat invulgedachten los en vraag door als iets onduidelijk is. Controleer of je de ander goed hebt begrepen of vat samen wat je hebt gehoord. Dat kost misschien een halve minuut extra, maar voorkomt uren aan herstelwerk, frustratie of onnodige discussies.

3. LSD-methode

Ik zei het eigenlijk al in de vorige paragraaf: je kunt oordelen, meningen en aannames/adviezen uit gesprekken houden door te luisteren, samen te vatten en door te vragen. Dit wordt ook wel de LSD-gesprekstechniek genoemd: LSD gebruiken.

Wie beter wil communiceren, doet er goed aan de LSD gesprekstechniek toe te passen. Door eerst echt te luisteren, voorkom je dat je te snel conclusies trekt. Met een korte samenvatting controleer je of je de ander goed hebt begrepen. Door vervolgens gerichte vragen te stellen, krijg je meer informatie boven tafel. Resultaat? Minder misverstanden, dieper gaande gesprekken en meer wederzijds begrip.

4. Ik-boodschappen gebruiken

Een ik-boodschap is een manier van communiceren, waarbij je beschrijft wat jij ziet, voelt, denkt of nodig hebt, zonder de ander te beschuldigen of te beoordelen. Je spreekt vanuit je eigen ervaring en gevoel in plaats van namens de ander. Niemand kan ontkennen wat jij voelt. Dit maakt het gesprek concreter, want je communiceert vanuit feiten en waarnemingen in plaats van op invulgedachten, oordelen en aannames.

Vergelijk eens:

• “Je laat me nooit uitspreken!”
• “In de vorige vergadering onderbrak je me tweemaal.”

Verwijt versus objectieve observatie. De boodschap blijft grotendeels hetzelfde, maar de kans dat de ander meteen in de verdediging schiet wordt bij optie 2 een stuk kleiner. Je creëert ruimte voor begrip, voorkomt onnodige discussies over wie er gelijk heeft, waardoor je sneller samen naar een oplossing kunt zoeken.

Een ik-boodschap draait daarom niet om jezelf centraal zetten. Het draait juist om duidelijk communiceren, verantwoordelijkheid nemen voor je eigen gevoelens, gedachten en behoeften, zodat de ander beter begrijpt wat er bij jou speelt.

5. Assertief communiceren

Met assertieve communicatie maak je duidelijk wat je denkt, voelt, nodig hebt of verwacht zonder de ander te overschreeuwen en beschuldigen of jezelf weg te cijferen. Ook lastige gesprekken worden op die manier eenvoudiger, omdat je irritaties niet laat opstapelen maar op tijd bespreekbaar maakt.

Assertief communiceren betekent echter niet dat je altijd je zin krijgt, maar wel dat je eerlijk bent over je grenzen, wensen, ideeën of zorgen. Hoe communiceer je assertief op het werk? Nou, zo pak je dat aan:

• helder formuleren wat je wilt zeggen
• kort en bondig blijven
• spreken vanuit jezelf
• actief luisteren
• vragen stellen
• grenzen aangeven

Juist door respectvol en duidelijk te communiceren, ontstaat er meer wederzijds begrip, groeit het vertrouwen binnen een team en voorkom je dat kleine irritaties uitgroeien tot grote conflicten.

Hoe communiceer je duidelijker met je collega’s? 10 voorwaarden voor goede communicatie

Ik heb je hierboven al 5 gesprekstechnieken gegeven die je helpen om beter te communiceren op je werk, maar ik heb ook nog een concreet stappenplan om dit artikel mee af te sluiten. Kom-tie dan:

1. Bepaal eerst het doel van je boodschap. Maak onderscheid tussen informeren, afstemmen, besluiten, delegeren, feedback geven of grenzen stellen.
   Voorbeeld: “Ik wil je in dit gesprek van feedback voorzien over je artikel over communicatietrainingen.”
2. Begin met context geven. Geef kort aan waarom je iets zegt, wat de aanleiding is en wat je van de ander nodig hebt.
   Bijvoorbeeld: “Vorige week liep de overdracht niet helemaal soepel, waardoor we informatie misten. Ik wil daarom kort bespreken wat er misging en samen afspreken hoe we dit voortaan voorkomen. Kun jij aangeven wat jij nodig hebt voor een complete overdracht?”
3. Formuleer concreet gewenst gedrag of een concrete actie.
   Vervang bijvoorbeeld “Kun je hiernaar kijken?” door “Kun je vandaag vóór 15.00 uur controleren of de cijfers in tabblad 2 kloppen?”
4. Check of iets feitelijk is of alleen een aanname.
   Vraag bijvoorbeeld: “Klopt het dat jij bedoelt dat…” of “Begrijp ik goed dat de prioriteit nu bij project X ligt?”
5. Gebruik LSD. Laat de ander uitpraten, vat samen en stel één verdiepende vraag voordat je reageert.
   Voorbeeldzin: “Wat maakt dat je je zo voelt?”
6. Geef feedback volgens de 4G-methode. Benoem gedrag, gevolg, gevoel en gewenst gedrag, zodat de boodschap concreet blijft
   Voorbeeld: “Je leverde het rapport twee dagen na de deadline aan (gedrag). Daar werd ik onrustig van (gevoel), omdat ik mijn deel niet op tijd kon afronden (gevolg). Ik wil dat je je voortaan aan de gemaakte afspraken houdt.”
7. Zeg assertief ‘nee’ tegen of onderhandel over verzoeken, die jou worden voorgelegd. Gebruik bijvoorbeeld: “Ik kan dit doen, maar dan schuift X door. Wat heeft prioriteit?”
8. Kies bewust het juiste communicatiekanaal. Zet geen complexe discussies in een teamchat, geen urgente vragen en verzoeken in mail en geen simpele update in een meeting van 45 minuten. Gebruik bijvoorbeeld: bellen of SMS voor spoedzaken en mails voor niet dringende verzoeken of mededelingen.
9. Sluit elk overleg af met een eerstvolgende actie, verantwoordelijke van een project en deadlines. Gebruik aan het einde van elk gesprek de check: wie doet wat, wanneer en hoe koppelen we terug?
   Bijvoorbeeld: “Dan spreken we af dat Lisa vandaag de planning bijwerkt en dat Mark morgen de klant informeert. Ik stuur de definitieve actiepunten vanmiddag voor vijf uur rond.”
10. Maak duidelijke teamafspraken over bereikbaarheid. Spreek af wanneer iemand direct moet reageren, wanneer iets mag wachten en wanneer focusblokken gerespecteerd worden.
    Voorbeeldzin: “Na 18.00 uur ben ik niet meer bereikbaar via mail of WhatsApp. Bij spoed kun je me bellen en anders reageer ik de volgende werkdag.”

Professionele communicatie? Dan is een training Gesprekstechnieken iets voor jou!

Dan heb ik nog een laatste bonustip voor je (en ja, hierna ben je echt van me af): volg een 1-daagse cursus Gesprekstechnieken bij Tijdwinst. Waarom? Omdat onze experts je helpen om duidelijker te communiceren, beter te luisteren en gesprekken doelgericht te voeren. Je oefent real life met praktische technieken, zoals luisteren, samenvatten en doorvragen, en het bespreekbaar maken van lastige onderwerpen. Je leert bovendien hoe je rustig reageert op weerstand, hoe je jouw boodschap helder overbrengt en hoe je ervoor zorgt dat de ander zich gehoord voelt. Omdat je de technieken tijdens de cursus direct toepast op herkenbare werksituaties, kun je ze de volgende werkdag al gebruiken. We geven open trainingen of incompany trainingen voor je hele team! Meld je dus nu aan, als jij ook wilt leren assertiever en professioneler te communiceren!

Conclusie: beter communiceren is dus minder ruis en meer duidelijkheid

Beter communiceren op de werkvloer draait dus niet om meer praten, maar om meer afstemmen en helderder communiceren. Door beter te luisteren, aannames los te laten, duidelijk te zeggen wat je bedoelt en concrete afspraken te maken, voorkom je misverstanden, herstelwerk en onnodige stress.

De concrete lessen uit dit artikel zijn daarom ook:

1. Bepaal vooraf wat het doel van je boodschap is.
2. Geef context en formuleer concrete acties en deadlines.
3. Controleer aannames door vragen te stellen en samen te vatten.
4. Geef feedback met het 4G-model.
5. Spreek vanuit jezelf met ik-boodschappen.
6. Communiceer assertief en geef je grenzen duidelijk aan.
7. Kies bewust het juiste communicatiekanaal.
8. Rond gesprekken af met heldere afspraken over wie wat doet en wanneer.
9. Maak binnen je team duidelijke afspraken over bereikbaarheid en verwachtingen.

Vaak zit het verschil tussen een soepel samenwerkend team en een team dat voortdurend achter de feiten aanloopt in een paar kleine communicatie gewoonten. Welke gewoonte ga jij als eerste veranderen?

Inge Martina Nysten,
Communicatie- en marketing manager

Veelgestelde vragen over beter communiceren op de werkvloer

• Welke soorten communicatie zijn er?

  Op de werkvloer gebruiken we tegenwoordig meerdere communicatievormen:

  1. Verbale communicatie
  2. Non-verbale communicatie
  3. Schriftelijke communicatie
  4. Informele communicatie

• Wat zijn voorbeelden van slechte communicatie op het werk?

  Slechte communicatie op het werk herken je vaak niet aan één groot conflict, maar juist aan allerlei kleine momenten waarop informatie verloren gaat, verkeerd wordt begrepen of helemaal niet wordt uitgesproken. Denk aan:

  • Onduidelijke afspraken: “Ik pak het wel op” klinkt prima, maar wat doe je precies en wanneer?
  • Vaag communiceren: instructies als “zo snel mogelijk” of “maak het even af” laten veel ruimte voor interpretatie.
  • Belangrijke informatie achterhouden: bewust of onbewust vergeet iemand cruciale details te delen.
  • Te veel communiceren via e-mail of chat: een ingewikkeld onderwerp wordt uitgevochten in twintig berichten terwijl een gesprek van vijf minuten voldoende was geweest.
  • Indirect communiceren: in plaats van iemand rechtstreeks aan te spreken wordt er over die persoon gepraat.
  • Te veel vakjargon gebruiken: collega’s haken af omdat de boodschap onnodig ingewikkeld wordt.
  • Vergaderingen zonder duidelijke uitkomst: er wordt een meeting ingepland, maar niemand weet waarvoor.

• Hoe voorkom je miscommunicatie met collega’s?

  Door in jullie gesprekken vanaf nu gebruik te maken van deze 5 handige communicatietechnieken:

  1. Actief luisteren
  2. Spreken vanuit ik-vorm
  3. LSD gebruiken
  4. OMA thuislaten, NIVEA smeren en ANNA meenemen
  5. Assertief communiceren

• Hoe spreek je een collega aan op gedrag?

  De vorm van het gesprek bepaalt dus ook hoe je het gesprek het beste kunt aanpakken. Een feedbackgesprek heeft natuurlijk een andere toon dan een grensgesprek. Er zijn wel een aantal zaken waar je in alle gespreksvormen op kunt letten. Komen ze:

  1. Stel open vragen.
  2. Accepteer geen smoezen.
  3. Laat je collega zijn of haar verantwoordelijkheid nemen.
  4. Geef consequenties aan het gedrag.
  5. Vermijd aarzeltaal. Wat zijn twijfeltaal voorbeelden? Dingen als: ‘misschien’, ‘ik denk’, ‘eigenlijk’, ‘best’, etc.
  6. Maak gebruik van een feedback methode om feedback mee te geven.
  7. Communiceer kort en bondig.
  8. Neem de tijd om een gesprek te voeren.
  9. Bereid je voor op het gesprek. Wat wil je zeggen?
  10. Laat ook stiltes vallen.

• Wat zijn de 6 gouden regels voor betere communicatie?

  De 6 gouden regels volgens communicatie-experts zijn:

  1. Neem verantwoordelijkheid.
  2. Spreek vanuit jezelf.
  3. Deel jouw uitgangspunt.
  4. Vertraag of onderbreek gesprekken, wanneer het niet gaat.
  5. Luister actief.
  6. Richt je wat betreft verbale en non-verbale communicatie tot degene met wie je het gesprek voert.

• Wat zijn de 7 C’s van communicatie op de werkvloer?

  Scott M. Cutlip en Allen H. Center presenteerden het communicatiemodel met de 7 C’s voor het eerst in hun handboek Effective Public Relations. De 7 C’s staan voor:

  • Clarity (duidelijkheid)
  • Correctness (correctheid)
  • Conciseness (comprimeer)
  • Courtesy (charmant)
  • Concreteness (concreet)
  • Consideration (consideratie)
  • Completeness (compleet)

• Hoe kan ik de communicatie op de werkvloer verbeteren?

  Met deze 10 tips:

  1. Bepaal vooraf wat het doel van je boodschap is.
  2. Geef context en formuleer concrete acties en deadlines.
  3. Controleer aannames door vragen te stellen en samen te vatten.
  4. Gebruik de LSD-methode: luisteren, samenvatten en doorvragen.
  5. Geef feedback met het 4G-model.
  6. Spreek vanuit jezelf met ik-boodschappen.
  7. Communiceer assertief en geef je grenzen duidelijk aan.
  8. Kies bewust het juiste communicatiekanaal.
  9. Rond gesprekken af met heldere afspraken over wie wat doet en wanneer.
  10. Maak binnen je team duidelijke afspraken over bereikbaarheid en verwachtingen.

• Welke 5 punten zijn belangrijk bij goed communiceren?

  Als je goed wilt communiceren op de werkvloer (of privé geldt hetzelfde), dan moet je letten op 5 principes:

  1. duidelijkheid vóór snelheid
  2. luisteren vóór oplossen
  3. niet oordelen, invullen of aannemen, maar navragen
  4. feedback geven op gedrag en niet iemands karakter
  5. elk gesprek eindigen met concrete acties

• Waarom is communicatie belangrijk in de zorg?

  Goede communicatie is in de zorg geen extra vaardigheid, maar een voorwaarde voor veilige en kwalitatieve zorg. Of je nu arts, verpleegkundige, verzorgende, fysiotherapeut of begeleider bent, vrijwel iedere handeling begint en eindigt met communicatie. Een onduidelijke overdracht, verkeerd begrepen instructie of onuitgesproken zorg kan immers grote gevolgen hebben. Effectief communiceren zorgt binnen de zorg voor:

  • voorkomen fouten
  • vergroten patiëntveiligheid
  • verbeteren kwaliteit van de zorg
  • vergroten van patiëntvertrouwen
  • verhogen succes van de behandeling
  • verbeteren samenwerking binnen de zorgteams
  • opvangen van emoties en spanningen
  • verhogen tevredenheid zorgverleners

• Hoe kun je beter communiceren met je partner?

  Sterker communiceren met je partner vraagt tijd en bewuste aandacht, maar levert meer duidelijkheid, balans en wederzijds respect op. En in principe is dit niet anders dan als je met iemand praat op je werk en zijn dus dezelfde principes van toepassing:

  • Spreek vanuit jezelf.
  • Luister actief naar je lief.
  • Vraag door en laat je niet vangen door invulgedachten, aannames of beschuldigingen.
  • Wees oprecht nieuwsgierig naar je partner.
  • Laat de ander uitpraten.
  • Vertel over de positieve dingen die je meer wilt.
  • Vraag ook naar hoe je partner tegen jullie relatie aankijkt.
  • Bespreek vooraf als je een stressvolle periode tegemoet gaat.
  • Praat ook over gevoelige onderwerpen, zoals emoties en seks.
  • Ga niet muggenziften.
  • Ga met een positieve mindset een gesprek in (Jullie kunnen dit samen oplossen)
  • Voer zware gesprekken op de juiste momenten.
  • Houd speelsheid in gesprekken (humor, flirten, etc.).

• Wat is communicatie?

  Communicatie is het uitwisselen van informatie, gedachten, gevoelens en bedoelingen tussen mensen. Dat gebeurt niet alleen met woorden, maar ook via je stemgebruik, gezichtsuitdrukking, houding en gedrag. Goede communicatie betekent dat je boodschap niet alleen wordt verstuurd, maar ook zo wordt begrepen als jij die bedoelt. Daarom draait communiceren om spreken, luisteren, interpreteren en controleren of je elkaar echt begrijpt. Anders praat je al snel langs elkaar heen, terwijl iedereen denkt dat hij glashelder is.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat mensen helpt slimmer en efficiënter (samen)werken. Door het hele land geven we (online) trainingen, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Bekijk onze website en blog of schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen.