Beter communiceren? Begin bij deze gespreksvaardigheden

Je hebt het vast wel eens meegemaakt: je hebt een gesprek met een vage kennis op een verjaardag, maar het gesprek loopt niet soepel. Er vallen stiltes, de ander komt ongeïnteresseerd over of je voelt je onzeker tijdens het vertellen van je verhaal. Mogelijk denk je dat je sociaal niet sterk bent – en dus pech hebt – maar zo zit het niet. Iedereen kan gespreksvaardigheden aanleren. 

Van een moeilijk feedbackgesprek tot een kletspraatje bij de koffieautomaat: gespreksvaardigheden kan je overal toepassen. Welke technieken er zijn? En wanneer (of hoe) pas je ze toe? We praten je bij. 

We beginnen bij het begin: wat zijn gespreksvaardigheden?

Gespreksvaardigheden zijn vaardigheden die goed van pas komen in de communicatie met anderen. Deze skills kun je zowel op de werkvloer als privé gebruiken om een mening over te brengen, maar ook respect te tonen voor de mening van de ander. Het is eigenlijk heel simpel: beheers je de juiste gespreksvaardigheden, dan vinden anderen jou een prettige gesprekspartner. Iemand die helder, zelfverzekerd en constructief communiceert. 

Gespreksvaardigheden zijn belangrijk bij passieve én actieve communicatie. Het verschil tussen de twee? Bij actieve communicatie is er sprake van een persoonlijke interactie tussen twee personen in real time. Bij passieve communicatie wordt er niet face-to-face met elkaar gepraat, maar worden er gedachten uitgewisseld via een WhatsApp-bericht, e-mail of brief. 

Dus, wat is een gespreksvaardigheid? Een sociale vaardigheid waarmee je jezelf omtovert tot iemand waar je een goed gesprek mee kunt hebben. Iemand die zijn of haar gedachten zelfverzekerd kan formuleren. En geef toe, die persoon willen we toch allemaal zijn?

Nog even op een rij: dé basisprincipes van effectieve communicatie

Gespreksvaardigheden worden in de psychologie uitvoerig onderzocht en uitgelegd. Zo helpen ze ons begrijpen hoe we beter kunnen communiceren. Er zijn een aantal basisprincipes van effectieve communicatie. Dit zou je de basis gespreksvaardigheden kunnen noemen. 

Dus, wat valt er onder gespreksvaardigheden? We geven je wat gespreksvaardigheden voorbeelden:

1. Luisteren

Geef eens eerlijk toe: ben je, terwijl je gesprekspartner nog aan het woord is, al aan het bedenken wat je gaat zeggen? Dan ben je vooral bezig met je eigen verhaal – en dus niet met de ander. Een fijne gesprekspartner luistert écht, deze persoon zet niet alleen zijn of haar oren open, maar begrijpt wat de ander zegt. Dit noemen we actief luisteren, een van de algemene gesprekstechnieken die je een fijne gesprekspartner maken. 

Hoe kan ik beter luisteren en actief deelnemen aan gesprekken? En hoe houd ik de aandacht vast tijdens een gesprek?

Wanneer je actief luistert, geef je de ander de ruimte om een verhaal te doen. Je praat er niet dwars doorheen of haalt er allerlei situaties uit je eigen leven bij. Je stelt open vragen, vat samen en vraagt door.

2. Spreken

Een goede gesprekspartner kan niet alleen goed luisteren, maar ook duidelijk en effectief spreken. Dit houdt in: een boodschap helder en beknopt formuleren – zonder overbodige details of vaagheid. 

Duidelijk spreken? Let dan op stemgebruik (variatie in toon), tempo (niet te snel, niet te langzaam) en articulatie (spreek duidelijk). 

3. Non-verbale communicatie 

Dan nog het onderdeel waarbij je niet spreekt. Want wat je zegt, is belangrijk, maar hoe je het zegt, is minstens zo cruciaal. De vraag luidt dan dus: hoe verbeter ik mijn non-verbale communicatie in gesprekken? Dit kan door op de volgende punten te letten: 

• Lichaamstaal – een open houding, rechtop staan of zitten en op een ontspannen manier gebaren maken. 
• Oogcontact – kijk je je gesprekspartner aan, dan ben je betrokken bij het gesprek. Let op: te veel oogcontact kan intimiderend zijn, dus zoek een fijne balans. 
• Gebaren – wanneer je handgebaren maakt, kan je je woorden verduidelijken. Handgebaren maken je in sommige verhalen ook overtuigender. Tip: overdrijf het niet en blijf ontspannen, anders kan het afleiden. 
• Gezichtsuitdrukkingen – zet een glimlach op als je respect wil tonen en vriendelijk over wil komen. Is het gesprek moeilijk en moet je nadenken? Een frons is dan op z’n plek. 

4. Empathie tonen

Veel mensen kunnen overtuigend vertellen, maar tonen weinig empathie. Empathie is het vermogen om je in te leven in de gevoelens en perspectieven van anderen. Dit helpt om een sterke connectie met je gesprekspartner te bouwen. De ander voelt zich gehoord en op z’n gemak. 

Hoe je empathie toont? Laat ten eerste merken dat je luistert (knik, zeg ‘hmm’ of ‘ik begrijp het’ en vat samen wat de ander zegt). Toon ook begrip voor de ander en vermijd een snel oordeel.

Stel je voor, je collega vertelt dat hij de laatste weken niet lekker in z’n vel zit: 

Wel zeggen: “Dat klinkt als een lastige situatie” of “Ik snap dat je hier iets aan wil veranderen.”

Niet zeggen: “Dat gaat vanzelf wel weer voorbij” of “Ik heb dat ook.”

Gesprekstechnieken heb je nodig bij…

We vallen meteen met de deur in huis: gesprekstechnieken heb je in elke situatie nodig. Tussen privé- en professionele gesprekstechnieken hoef je dan ook geen onderscheid te maken. Ze komen van pas als een goede vriend bij je op de koffie komt, maar gespreksvaardigheden zijn ook essentieel in sociaal werk en de zorg, omdat ze helpen bij het opbouwen van vertrouwen, het begrijpen van cliënten en het bieden van passende ondersteuning.

We sommen voor de duidelijkheid alle situaties waarin gesprekstechnieken van pas komen voor je op:

1. Functionele gesprekken

Gesprekken die op veel kantoorvloeren voorkomen zijn werkoverleggen, klantgesprekken en sollicitatiegesprekken. Gesprekstechnieken zorgen voor duidelijke communicatie – en dat is bij deze gesprekken nodig. 

De grootste kantoorirritatie: een meeting van een uur, wat ook in 30 minuten had gekund. Met de juiste gesprekstechnieken kun je dit voorkomen. 

2. Moeilijke gesprekken

Slecht nieuws brengen of een conflict oplossen: het zijn moeilijke gesprekken. Misschien denk je: hoe ga ik om met lastige of confronterende gesprekken? Gesprekstechnieken zijn in dit geval cruciaal, ze helpen emoties te beheersen, begrip te tonen en de boodschap duidelijk (en vooral helder) over te brengen. 

Met als gevolg: minder kans op escalatie, wederzijds begrip en een betere sfeer. 

3. Feedbackgesprekken 

Feedback geven of ontvangen… Veel mensen hebben er een haat-liefde-verhouding mee. Het doel van constructieve feedback is de samenwerking én de persoon an sich verbeteren. Maar misschien denk je: hoe geef en ontvang ik constructieve feedback op een effectieve manier? Door de juiste gesprekstechnieken te gebruiken. 

4. Motiverende gespreksvoering

Motiverende gespreksvoering is een gespreksstijl die mensen stimuleert om zelf tot een verandering te komen. Bij deze gesprekken ligt een defensieve reactie of kritiek op de loer. Gesprekstechnieken zijn bij deze gesprekken dan ook essentieel. 

5. Persuasieve gesprekken

Bij persuasieve gesprekken probeer je iemand te overtuigen om zijn of haar gedrag of standpunt te veranderen. Dit gaat verder dan simpelweg je eigen standpunt delen. Het draait om overtuiging, vertrouwen opbouwen en de ander beïnvloeden. Dus, hoe bouw ik een goed gestructureerd en overtuigend betoog op? Door de juiste gesprekstechnieken te gebruiken. 

Wat zijn voorbeelden van gesprekstechnieken?

Het is inmiddels duidelijk dat gesprekstechnieken bij veel gesprekken een must zijn. We snappen dat je staat te popelen om de technieken te leren, dus we sommen de meest bekende (en in onze ogen beste) gesprekstechnieken voor je op. 

1. ORBS-vaardigheden

First things first, want wat zijn ORBS vaardigheden? ORBS staat voor Open vragen stellen, Reflectief luisteren, Bevestigen en Samenvatten. Je kunt dit zien als een set van communicatieve vaardigheden die vaak worden gebruikt tijdens motiverende gespreksvoering. Met deze techniek zorg je dat het gesprek voor beide partijen helder is – en jullie op één lijn liggen. 

• Open vragen stellen – stel een vraag die de ander aanmoedigt om uitgebreid te antwoorden, vaak een vraag die gaat over gevoelens of gedachten. Misschien vraag je je af, hoe stel ik goede open vragen om een gesprek op gang te houden? Begin je vragen met ‘hoe’ en ‘wat’, in plaats van op ‘waarom’. Open vragen voorbeelden zijn: “Hoe voelde je je toen dat gebeurde?” of “Wat ging er op dat moment door je heen?”
• Reflectief luisteren – is de ander klaar met praten? Dan ga jij de zin herhalen en parafraseren. Zo laat je zien dat je begrijpt wat er wordt gedeeld. 
• Bevestigen – je erkent de gevoelens of standpunten van de ander. “Het is duidelijk dat je veel hebt nagedacht over deze situatie” of “Ik respecteer je inzet”, zijn passende zinnen. 
• Samenvatten – je vat de belangrijkste punten uit het gesprek samen, zodat beide partijen op een lijn liggen. 

2. De LSD-methode

Een methode die ook in veel schoolboeken terug te vinden is, is de LSD-methode (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen). Het helpt een gesprek helder, effectief en productief te houden. Vraag je jezelf wel eens af: hoe kan ik beter omgaan met stiltes in een gesprek? Dan kan deze techniek je helpen. 

• Luisteren – je onderbreekt de ander niet, maar luistert naar het verhaal van de ander (zonder direct te oordelen).
• Samenvatten – je herhaalt of parafraseert wat je zojuist hebt gehoord. Met als doel: de ander laten zien dat je het begrepen hebt (en goed geluisterd hebt).
• Doorvragen – je wil het gesprek op gang houden én de juiste inzichten krijgen, dus je bedenkt vervolgvragen. Bedenk leuke vragen om te stellen, om dieper op het onderwerp in te gaan.

3. De 4G-methode

De 4G-methode of het 4G-model heeft niets te maken met een internetverbinding, maar is een methode die vooral gebruikt wordt bij het geven van feedback. Het bestaat uit vier G’s, die je helpen om feedback op een duidelijke, constructieve en niet-oordelende manier te geven. 

• Gedrag – geef een omschrijving van het gedrag van de ander, zonder te oordelen. “Ik heb gemerkt dat je de laatste tijd vaak na de afgesproken werktijd op kantoor aankomt.”
• Gevoel – leg uit welk gevoel het gedrag bij jou oproept. “Dit maakt me bezorgd, omdat het invloed heeft op de werkdruk voor de rest van het team.”
• Gevolg – leg duidelijk uit welk effect het gedrag heeft gehad op jou of eventuele collega’s. “Wanneer je te laat bent, kunnen bepaalde taken vertraging oplopen en moeten anderen extra werk doen om alles op tijd af te krijgen.”
• Gewenst gedrag – geef een voorbeeld van het gedrag wat je liever zou zien. Dan weet de ander wat er verwacht wordt. “Het zou fijn zijn als je probeert op tijd te komen, zodat we de dag efficiënt kunnen beginnen.”

4. De Roos van Leary

De Roos van Leary is een communicatiemodel dat inzicht geeft in hoe ons gedrag de interactie met anderen beïnvloedt. Het model helpt om effectiever te communiceren, misverstanden te voorkomen en conflicten te verminderen. 

De gedachtegang achter de Roos van Leary: gedrag roept vaak een voorspelbare reactie op. De Roos bestaat uit vier kwadranten: dominantie (boven- en ondergedrag) en relatie (samen- en tegen-gedrag). Gedraagt iemand zich bijvoorbeeld dominant, dan is de kans groot dat de ander zich onderdanig opstelt. 

Merk je dat het niet lekker botert tussen jouw en je gesprekspartner? Dan kun je met de zogenoemde interactiesleutel de communicatie weer soepel krijgen. Door jouw gedrag aan te passen, kun je de ander onbewust uitnodigen hetzelfde te doen. 

Klinkt ingewikkeld, we snappen het. Daarom geven we wat voorbeelden:

• Is jouw stagiaire enorm opstandig? Werk eens mee, geef complimenten over zijn of haar inzichten en kap niet alles af. Misschien moedigt dit de stagiaire aan om minder opstandig te worden. 
• Gedraagt je collega zich teruggetrokken? Stel je afhankelijk op, geef aan dat zijn of haar mening héél belangrijk is en toon extra interesse. Je collega zal zich meer op zijn of haar gemak voelen en zich meer laten zien. 

5. NIVEA-gespreksvaardigheden

NIVEA-gespreksvaardigheden staan voor Niet Invullen Voor Een Ander. Met deze gesprekstechniek voorkom je een misvatting, je maakt namelijk geen aannames over wat iemand denkt. Dit doen we onbewust (vaak op basis van onze eigen ervaringen). Met de NIVEA-techniek in je achterhoofd voorkom je dit probleem. 

Nog meer praktische tips? We delen er ook een hoop op Instagram, Facebook en YouTube. Sterker nog, je vindt hier bijna dagelijks interessante updates!

We blijven mensen: dit is de rol van emoties in gesprekken

Al die technieken maken je een fijne gesprekspartner. We snappen dat je ze niet zo één, twee, drie kunt toepassen – het heeft tijd nodig om ze te implementeren in je leven. En dan is er nog een bepalende factor die je ook onder controle moet houden: je emoties. 

Emoties kunnen een gesprek namelijk behoorlijk beïnvloeden. Iemand die snel uit z’n slof schiet, vraagt het zich (hopelijk) wel eens af: hoe kan ik empathischer communiceren zonder mezelf te verliezen?

Om je emoties te beheersen zijn er een aantal gesprekstechnieken die belangrijk zijn:

• Neem een pauze. Voel je dat je emoties de overhand nemen? Adem diep in of verlaat kort de ruimte. 
• Gebruik ik-boodschappen. “Jij doet altijd…”, is geen goede manier van communiceren. “Ik heb het gevoel dat”, voelt een stuk minder aanvallend. 
• Luister actief. Je wil je punt maken, maar om geloofwaardig over te komen moet je ook naar de ander luisteren. Dit zou je andersom ook prettig vinden. 
• Blijf empathisch. Probeer je in te leven in de ander, stel vragen en – het allerbelangrijkste – toon begrip. 

Wil je nóg beter worden in gesprekken voeren?

Gespreksvaardigheden zijn er – zoals je inmiddels weet – genoeg. Maar uiteindelijk moet je het ook gaan toepassen. Vind je het alsnog een uitdaging om deze technieken in de praktijk toe te passen? Dan is een gespreksvaardigheden training misschien wel de oplossing. 

Tijdens onze training Gesprekstechnieken leer je in één dag niet alleen hoe je communiceert, maar ontdek je ook hoe je vol vertrouwen je mening kunt uiten. Ook leer je voor jezelf op te komen – iets wat zakelijk én privé heel goed van pas kan komen. Na het volgen van de cursus begrijp je niet alleen waar communicatie soms vastloopt, maar krijg je ook tools om het te verbeteren. Schrijf je vandaag nog in voor onze 1-daagse Gesprekstechnieken! 

Conclusie

Of je nu een lastig feedbackgesprek voert, een klant overtuigt of een gezellig praatje maakt bij de koffieautomaat – met de juiste gesprekstechnieken verloopt elk gesprek soepeler. Door actief te luisteren, helder te spreken en non-verbale communicatie bewust in te zetten, word je een fijne gesprekspartner. Het draait namelijk niet alleen maar om het juist overbrengen van een verhaal, maar om interactie, empathie en wederzijds respect. Vergeet daarom ook het belang van emoties in communicatie niet. Door ze te herkennen en beheersen – bijvoorbeeld door een pauze te nemen als je je bloed voelt koken – houd je gesprekken constructief en word je een fijne gesprekspartner.