Doorvragen gesprekstechnieken die je bij een 1:1-gesprek wil gebruiken

Het is één van de nuttigste gesprekken die je kunt voeren: een ‘1 op 1’-gesprek. Een moment waarop jij met een teamlid zijn of haar ambities en ontwikkeling bespreekt. Of dat succesvol verloopt, hangt af van de vragen die jij juist wél of niet stelt. Zo vermijd je deze 4 en stel je deze (door dóór te vragen).

‘1 op 1’-gesprek uitermate zinvol (tenminste, als je de juiste vragen stelt)

Een ‘1:1’-gesprek, we schreven er al eerder over. Over hoe zinvol het voor jou en je team is. Over het de samenwerking verbetert. Hoe het de werktevredenheid en betrokkenheid van een teamlid verhoogt. Kortom: over hoe nuttig een ‘1 op 1’-gesprek is en waarom het dus niet mag ontbreken op de werkvloer. 

De voorwaarde is natuurlijk wel dat zo’n gesprek goed verloopt. En dat doe je niet door standaardvragen van een of ander lijstje af te raffelen. Nee, je wil jouw teamlid beter leren kennen. Weten wat hem of haar motiveert. Waar hij of zij tegenaan loopt, wakker van ligt, van droomt — op het zakelijke vlak dan.

Hiervoor zul je diep moeten gaan. Moeten doorvragen. Door onderstaande 4 gesprekstechnieken te gebruiken kom je daar. 

1. “Hoe gaat het?” — schrap de eeuwige ijsbreker

Het lijkt dé manier om een 1:1-gesprek aan te knopen. Toch komt men vaker niet verder dan “ja, goed”. En hoewel het bij jouw teamlid misschien inderdaad allemaal op rolletjes loopt, wil je het gesprek gaande houden. En dat lukt niet door deze eeuwige ijsbreker te gebruiken.

Jij wil namelijk meer weten. Rapport opbouwen. Daarvoor heb je meer informatie nodig. Met enkel vragen hoe het gaat, vraag je naar de bekende weg. Immers:

We zijn zo geconditioneerd om “goed” of “ja, lekker druk” te beantwoorden, dat je zelden een eerlijk antwoord krijgt wanneer je vraagt hoe het gaat.

Wil je daarom dat 1:1-gesprek goed van start gaan vraag dan door. Vraag niet hoe het gaat, maar ga dieper: vraag naar het persoonlijke leven van je teamlid. Zonder als een nieuwsgierig aagje over te komen natuurlijk:

“En, hoe staat het met de verbouwing? Je zei laatst dat jullie de vloeren gingen leggen. Is ‘t gelukt?”

“Zeg, hoe is het met je schoonvader? Is hij al een beetje opgeknapt? Ja, kan me voorstellen dat dat schrikken was.”

Je nodigt als ware het teamlid uit om te praten over wat er buiten het werk om gebeurt. Net zo belangrijk, want niet alleen versterkt het jullie relatie, het kan ook cruciale informatie bevatten waar jij als leidinggevende verder op kunt inspelen.

2. “Hoe zit het met?” — schrap de verantwoordingsvraag

Het doel van een 1:1-gesprek is om je teamlid en zijn of haar voortgang beter in beeld te krijgen. Om de persoonlijke ontwikkeling, zijn of haar ambities en eventuele knelpunten te bespreken. Een 1:1-gesprek is niet het moment om statusupdates, projecten of rapportages te bespreken. Zulke zaken bewaar je voor aparte meetings. 

Heb het er dan ook niet over. Spits in plaats daarvan je oren en luister naar de problemen, observaties of bevindingen van het teamlid. Wellicht zijn er problemen met een klant ontstaan of loopt het niet helemaal lekker binnen het team. Die zaken wil je bespreken.

Hiervoor zul je opnieuw moeten doorvragen. Heb het niet over algemene updates rondom een project, maar ga dieper: vraag het teamlid naar zijn of haar meest opvallende inzichten. 

“Nu we het toch over die klant hebben; kun je me vertellen wat je het meest verrassende vond aan haar aanpak?”

“Zijn er dingen geweest die je niet had verwacht of kunnen voorzien? Heb je daar iets van geleerd?”

doorvragen gesprekstechnieken tips

3. “Hoe kan ik je helpen?” — schrap goede (maar luie) bedoelingen

Je stelt deze vraag natuurlijk met de beste intenties. Je wil je teamlid helpen, hen ergens in laten uitblinken, of samen zoeken naar een oplossing. Toch is dit een van de slechtste manieren waarop je dit kunt communiceren. Waarom? Omdat het luie manier is om aan informatie te komen: 

Jij schuift het zoeken naar een oplossing bij je collega in de schoenen. Hij of zij moet maar met een antwoord aankomen en – aangezien jij hun leidinggevende bent – zullen ze je zelden een suggestie geven. 

Ten eerste omdat je hen ermee overvalt. Daarnaast kan het tamelijk intimiderend zijn om acties te verzinnen voor een persoon die ‘boven je staat’. 

Een teamlid zal dan ook zelden antwoord kunnen geven op je goedbedoelde vraag: “… er schiet me niet meteen iets binnen.

In plaats daarvan zul je door moeten vragen. Ditmaal door vooraf zelf een suggestie aan te leveren. Vraag vervolgens wat hij of zij daarvan vindt. 

“Ik merk zelf dat ik iets te zeer op dit project zit. Om te voorkomen dat ik in een complete control freak verander, wil ik voorstellen dat we voortaan om de week bij elkaar zitten..” 

Vraag vervolgens door…

“Wat vind jij daarvan?”, “Welke dagen zouden jou daarvoor schikken?” of “Hoe ervaar jij dit zelf?”

Door zelf een suggestie te geven maak je het voor je teamlid eenvoudiger én minder intimiderend om ideeën aan te dragen.

4. “Wat kan ik beter doen?” — schrap brede vraagstukken

Een ontzettend vage vraag die uitnodigt tot vage antwoorden. Je spoort je teamlid aan ter plekke een concrete oplossing te geven voor een ontzettend breed probleem. 

Vraag “wat kan ik beter doen?” of “wat moeten we binnen dit bedrijf verbeteren?” en het teamlid zal denken, “Hm, op welk vlak? Bedoelt ze marketingtechnisch? Qua leiderschap? Dagelijkse omgang? Waar moet ik beginnen?” 

Daar heeft het teamlid niks aan, daar heb jij niets aan. 90% van de tijd zul je namelijk een ‘geen-idee’ of ‘naar-mijn-mening-gaat-alles-goed’-antwoord krijgen. 

Zou je echter doorvragen – gedetailleerd en met een doel in het vooruitzicht – dan ontvang je wellicht inzichten waar je wel wat mee kunt. Focus je daarom op het vragen van gerichte, specifieke vragen:

“Welk aspect van het bedrijf zien we volgens jou over hoofd?”

“Als je naar de concurrentie kijkt, wat doen zij dan bijvoorbeeld beter?”

Hoe specifieker de vraag, hoe effectiever het antwoord.

doorvragen gesprekstechnieken hoe

Meer leren over het stellen van de juiste vragen? Volg een cursus Gesprekstechnieken

In het begin kan een ‘1 op 1’- gesprek stroef verlopen, omdat je nog niet zeker weet wát je moet vragen of zeggen. Na een tijdje zul je echter merken dat het soepel en vanzelf gaat. Je stelt bijvoorbeeld vragen als:

“Wat zijn je doelen voor de volgende week? Kan ik je ergens bij ondersteunen?”

“Waar loop je tegenaan in je werk? Hoe denk je dat je dit kunt versoepelen?”

“Op welke resultaten van de afgelopen week ben je trots? Zou je iets anders doen?”

Wil je daar nou niet op wachten, overweeg dan een cursus gesprekstechnieken te volgen. 

In onze 1-daagse Cursus Gesprekstechnieken leren we je namelijk meer gespreksonderwerpen. Maar ook hoe je een actieve luisterhouding aanneemt, hoe je ervoor zorgt dat een teamlid zich openstelt en wat de beste manier is om kritiek te geven. Handig, wil je zowel je communicatieve- als leidinggevende skills ontwikkelen. 

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X