Effectief vergaderen doe je lopend — 3x waarom dat werkt.

Vergaderingen — niet alleen vraagt het veel kostbare tijd en energie, écht nuttig zijn ze vaak ook niet. Doe het daarom eens anders: vervang de kille vergaderruimte met de schoonheid van de natuur. Onderzoek toont namelijk aan dat een zogenaamde wandel-vergadering ontzettend goed werkt. Hoe dat zit en waarom, leer je binnen 7 minuten hier. 

Wat je leert in dit artikel.

Friedrich Nietzsche zei het al: “de werkelijk geweldige ideeën krijg je tijdens het wandelen.” Gelijk heeft ‘ie. Wandelen is namelijk niet alleen leuk en gezond, het is ook een ontzettend nuttig. In dit artikel leggen we uit hoe dat zit.

Wat je daar aan hebt.

Het blijkt namelijk dat het een ontzettend goed alternatief is voor die lange en saaie vergaderingen (waarvan iedereen weet dat je na één uur al niet meer de aandacht kunt opbrengen.) Doe het dus eens anders en verruil de vergadertafel in voor een stevige wandeling — niet alleen wordt je er creatiever van, het schept ook een band. 

Hoe je dat doet. 

Je leert allereerst welk soort vergaderingen in te ruilen zijn voor een ommetje. Vervolgens vertellen we je wat de effecten van een goede wandeling zijn. Tot slot geven we je een aantal tips zodat jij een goede voorbereiding kunt treffen, wil je effectief vergaderen.

Om deze vergadermethode zelf toe te passen zul je echter eerst moeten vaststellen wat het doel van de vergadering is:

Effectief vergaderen doe je lopend

Effectief vergaderen? Vermijd deze soorten en doe het zó.

Over het algemeen kun je vergaderingen indelen in 6 soorten:

  • Statusupdates (vaak zinloos)
  • Delen van informatie (zijn ook andere manieren voor)
  • Maken van een keuze (vaak noodzakelijk)
  • Probleemoplossend (vaak noodzakelijk)
  • Innovatie het het bedenken van iets nieuws (nuttig)
  • Teambuilding (nuttig)

Niet alle soorten meetings zijn dus even hard nodig. Zoals je ziet zou je de eerste twee prima kunnen vervangen met communicatiesoftware, mailing of simpelweg het plegen van een telefoontje. 

Met andere woorden: vergaderingen zijn niet zo broodnodig als dat iedereen doet voorkomen. Skip daarom de eerste 2 categorieën en ga beter om met de laatste 4:

Als het geen materie is dat besproken moet worden met een team – en het dus eigenlijk een één-op-één gesprek is – ga dan naar buiten: wandel!

En zoals de geschiedenis al eerder liet zien, is dat helemaal geen onconventioneel idee:

Grote denkers wisten het al: wandelen werkt.

Neem bijvoorbeeld Aristoteles, hij onderwees regelmatig zijn studenten terwijl ze een wandelingetje maakten door het Lyceum. Sigmund Freud, bijvoorbeeld, gebruikte zijn wandelingen om verschillende concepten uit te werken. 

En wat dacht je van Charles Dickens? Gestaag liep hij iedere dag ruim 30 kilometer. Dickens ervaarde schrijven namelijk als iets “pijnlijks”. Wandelen hielp hem zijn stress te verlagen.

Kijken we naar meer recente namen dan kunnen we ook ondernemers als Mark Zuckerberg, Jeff Weiner en Steve Jobs tot fervente wandelaars tellen — en ja, ook zij strekken hun benen niet alleen om de natuur op te snuiven, maar ook om vergaderingen te houden. 

Het blijkt namelijk iets met je te doen, dat wandelen:

Effectief vergaderen door wandelen doet deze 3 dingen met je.

Effectief vergaderen door te wandelen

1. Wandel-vergaderingen vergroten openhartigheid. 

Walter Isaacson, schrijver van de biografie van Jobs, vertelde in een interview in Forbes dat hun eerste ontmoeting lopend plaatsvond. Jobs gaf namelijk voorkeur aan wandelende vergaderingen, ongeacht of het om een kennismakingsgesprek ging of over serieuzere zaken.  

Zo ook Igor Perisic, directeur van LinkedIn. Hij is van mening dat wanneer je iets met iemand bespreekt, een bureau of vergadertafel een ongewenste barrière creëert.

“Het voelt alsof je op het matje geroepen wordt bij het schoolhoofd. Dat is niet wat je wil.”

Eens. Ongeacht of je vergadert over onpersoonlijke materie of een beoordelingsgesprek met iemand voert, je wil een sfeer creëren waarin anderen zich vrij voelen hun gedachten te uiten. Een steriele vergaderruimte houdt dit tegen, een ontspannende wandeling in de natuur daarentegen, stimuleert dit alleen maar.

“Wandelen zorgt er namelijk voor dat je je verdedigingsmechanisme verlaagt”, zegt Marily Oppezzo, een postdoctorale student aan de Stanford School of Medicine. “Het verwijdert als ware de filter die jij op je gedachten en ideeën houdt, waardoor je – wanneer je vrijelijk beweegt – makkelijker je ideeën kan laten weerklinken.”

Hierdoor is een wandel-vergadering dus een ontzettend efficiënte manier, wil je bijvoorbeeld een paar lastige knopen doorhakken, het teamverband of de relatie versterken.

2. Wandel-vergaderingen versterken het creatief denkvermogen.

“Ik ben ervan overtuigd dat wanneer mijn benen beginnen met lopen, mijn gedachten beginnen te stromen.” — Henry David Thoreau. 

“Daarnaast is het maken van een vergader-ommetje een uitstekende manier om nieuwe perspectieven, ideeën en ontdekkingen op te doen”, zegt Marily Oppezzo. 

Oppezzo voerde een onderzoek uit om zo te achterhalen wat het effect van een wandeling op ons creatief denkvermogen heeft. Ze vroeg haar proefpersonen om nieuwe gebruiken te verzinnen voor alledaagse objecten.

Een deelnemers stelde bijvoorbeeld voor dat je een knoopje van een blouse kon gebruiken als deurknop voor een poppenhuis. Je kon het ook gebruiken als een mini-zeef of als je in het bos liep, als een manier om de weg terug te vinden — zoals in ‘Hans & Grietje’. 

Effectief vergaderen. Wandelen versterkt creativiteit

Oppezzo kwam tot de conclusie dat de ‘wandelaars’ met veel meer ingenieure ideeën aankwamen dan degene die stil hadden gezeten — niet alleen terwijl ze wandelende, maar ook nog lang daarna

Een ander onderzoek, gepubliceerd in het ‘European Journal of Developmental Psychology’, toonde aan dat zowel kinderen als volwassenen baat hebben bij het regelmatig nemen van een ommetje, vooral wanneer het aankomt op het geheugen

Hoewel wetenschappers niet écht weten waar de voordelen van wandelen vandaan komen, wordt er gespeculeerd dat lichamelijke beweging bepaalde, dieper gelegen gebieden in de hersenen stimuleert — iets wat niet gebeurt wanneer je multitasked (tegelijkertijd vergaderen en aantekeningen maken, bijvoorbeeld)

Columnist voor de Guardian, Oliver Burkeman:

“Ik vermoed dat de grote mentale voordelen (die je krijgt dit door wandelen), niet verklaard worden door wat het doet, maar door wat het niet doet. Als je naar buiten gaat, stop je namelijk met hetgeen waarmee je bezig was. Dit stoppen en rust nemen is sleutel tot het bereiken van iets nieuws. Zelfs de afleiding die je door wandelen ervaart (denk aan verkeer, geluiden, mensen) helpt.” 

De wetenschap is er dus nog niet over uit hoe het werkt, maar het werkt: wandelen verhoogt je creativiteit. De volgende vergadering dus een buiten doorbrengen, is helemaal niet zo’n gek idee. 

3.Wandel-vergaderingen zijn goed voor je algehele gezondheid. 

De gemiddelde werknemers spendeert zo’n 9,3 uur per dag in zijn stoel en daarnaast nog eens 7,7 uur liggend, in zijn bed. Hoewel constant zitten niet écht als het ‘nieuwe roken’ beschouwd moet worden, is een gezonde portie beweging toch wel echt nodig. 

Onderzoek toont aan dat je met een wandeling van slechts 12 minuten niet alleen je geluksgevoel omhoog krikt, maar ook je energie en concentratie. Sommige experts zeggen zelfs dat wandelen beter is dan een rondje joggen:

“Wandelen is net zo goed een work-out als dat rennen is — misschien nog wel beter.” zegt Dr. Matt Tanneberg, een chiropractor. 

“Veel te vaak kom ik patiënten tegen die tegen hun plateau aanlopen, wanneer het op rennen aankomt. Ze rennen telkens dezelfde afstand, dezelfde snelheid — iedere dag opnieuw. Wil je daadwerkelijk voordeel halen uit deze work-out dan zul je constant je tempo en routine moeten aanpassen.”

… iets dat niet hoeft met wandelen. 

Effectief vergaderen. Wandelen is goed voor je

Wandel-vergadering houden? Let op deze punten. 

Waarschijnlijk ben jij nu overtuigd: “effectief vergaderen? Ik neem de benenwagen!” Niet alleen zorgt het ervoor dat jij en je gesprekspartner vrijelijk ideeën kunnen spuwen, jullie zullen ook sneller tot creatieve oplossingen komen. Dat het daarnaast ook nog eens ontzettend goed is voor je lijf is een leuk pluspunt. 

Ga dus wandelen! We hoeven je natuurlijk niet te vertellen hoe je dat doet, dat wandelen — maar we kunnen je wel een paar tips geven waar je op moet letten, wil je een effectieve vergadering eraan overhouden. 

  • Plan je route — voordat je een wandel-vergadering planned, is het handig als je weet waar je heen wil lopen. Je wil voorkomen dat je tijdens de vergadering ineens je telefoon tevoorschijn moet halen om de weg te vinden óf dat die 30-minuten-durende-meeting uitmondt in een hike van 90 minuten.
  • Bekijk vooraf de benodigde documenten — weet vooraf wat het doel van de vergadering is en wat je wil bespreken. Zorg er ook voor dat zowel jij, als je vergader partners, op de hoogte zijn van wat er besproken moet worden en lees vooraf zaken door, zodat je niet onderweg hoeft te klungelen met aantekeningen. Verzamel ze bijvoorbeeld in Evernote.  
  • Maak notities — op de creatieve uitspattingen vast te leggen, kun je tijdens je wandeling gebruik maken van de dictafoon op je smartphone. Een andere manier is door jezelf de belangrijke notities te mailen. Wil je nou écht slim zijn, combineer dit dan en gebruik Braintoss — maak notities en Braintoss stuurt het naar je inbox. Aanrader.

Hou jij je aan deze punten, dan kun jij je er zeker van zijn dat je een vruchtbare meeting hebt — en een frisse neus!

Effectief vergaderen. Trek je wandelschoenen aan

Meer leren over verschillende gesprekstechnieken of effectief vergaderen?

Volg de training! Met alleen een ommetje maken, kom je er natuurlijk niet. Om werkelijk effectief te kunnen vergaderen zul je precies moeten begrijpen wat jou boodschap inhoudt én hoe je dit zonder ruis overbrengt op de ander.

In onze 1-daagse training Gesprekstechnieken leren we je dit — praktijkgericht en direct toepasbaar. Zo heb je er direct profijt van; thuis, op kantoor of tijdens die wandeling. 

X