Kort en bondig communiceren voor het grootste effect – 7 tips van Harvard

Niets zo vervelend als een gesprekspartner die een half uur nodig heeft om zijn zegje te doen. Die een wel héél lange aanloop nodig heeft om te zeggen wat hij eigenlijk wil zeggen. Of die zichtbaar bang is de ander te kwetsen en daarom maar om de hete brij heen draait. Maar hoe verban je langdradigheid uit je communicatie, ook in lastige gesprekken? Kort en bondig communiceren is zo moeilijk nog niet. Met deze 7 tips lukt het je.

Wist je dat maar 2,5% van je communicatie effectief overkomt? Dat blijkt uit onderzoek naar miscommunicatie van Elizabeth Newton uit 1990. Het blijkt dat ongeveer 50% van de proefpersonen verwachtte dat zijn communicatie effectief zou zijn, terwijl maar 2,5% van de boodschappen echt zijn doel bereikt. Het ding is: wat voor jou zo glashelder is, hoeft dat niet voor de ander ook te zijn. 

Effectief communiceren is een kunst op zich, die het merendeel van de mensen – ondanks de beste bedoelingen – dus niet beheerst. Waar het vaak misgaat, is dat mensen te lang aan het woord zijn.

Uit onderzoek van Harvard University blijkt zelfs dat heel lang aan het woord zijn, veel mensen voldoening geeft. Werkt wat dat betreft hetzelfde als geld, voedsel of seks.

Maar dat lang praten is meestal in de praktijk verre van handig. Het maakt de boodschap onduidelijk, warrig en kost zeeën van tijd. Met mogelijk ook nog miscommunicatie tot gevolg. 

Wist je dat miscommunicatie je zelfs geld kan kosten. Bijvoorbeeld als je er deadlines door misloopt, als je medewerkers op een ongewenste manier hun eigen gang gaan of als iets nét niet gebeurt zoals de bedoeling was. Echt effectief communiceren en het kort en bondig houden kan een wereld van verschil maken. 

Kort en bondig communicerenRegie nemen 6

To the point communiceren, en wel hierom!

Heb je het gevoel niet gehoord te worden op je werk? Houdt je collega angstvallig vast aan haar eigen werkwijze, terwijl je al tien keer een voorstel hebt gedaan om het efficiënter aan te pakken? Dan vraagt dat om feedback met een heldere boodschap. Een korte en bondige het liefst. Want hoe helderder je zegt wat je vindt en wat je anders wilt zien, hoe beter je collega ook écht dingen anders kan gaan doen. 

Bovendien is het voor beide partijen wel zo fijn als je kort en bondig bent in je boodschap (zowel in gesprekken als via e-mail trouwens). De meeste mensen hebben het niet zo op met langdradige verhalen. Dat slurpt kostbare tijd – van jou en van je collega. 

Daar komt nog bij dat het bij een langdradige boodschap een uitdaging is om de kernboodschap uit de wirwar aan woorden te filteren. Want hoe kun je als gesprekspartner nu weten wat tot de niet-belangrijke-maar-wel-zo-sociale aanloop van het gesprek behoort en wanneer de écht belangrijke boodschap ter sprake komt? Daarvoor moet je je luisteraar sturen. Beter communiceren op de werkvloer lukt je met een goed feedbackmodel, met een heldere boodschap voor ogen én met korte en bondige communicatie. 

Kort en bondig communiceren – een mini-cursus gesprekstechnieken

Als je een cursus gesprekstechnieken volgt, kun je de fijne kneepjes van het communicatievak onder de knie krijgen. Tot in de details! Maar we lichten graag een tipje van de sluier op. Heel wat tips zelfs! Deze 7 dingen gaan jou helpen bij kort en bondig communiceren. 

Tip 1: wees voorbereid

Een inkopper misschien, maar toch gebeurt het nog lang niet in elk gesprek. Van nature hebben mensen de neiging om tijdens het gesprek maar te zien waar het heen gaat. Nu is het alleen wel zo dat zenuwen tijdens het gesprek al snel een loopje met je kunnen nemen. Je komt niet uit je woorden, gaat om dingen heen draaien of zegt van alles wat er eigenlijk niet toe doet. Dat kan er zomaar voor zorgen dat je gesprekspartner de belangrijkste boodschap compleet heeft gemist. 

Dus: bereid je liever goed voor. Bedenk wat je wilt gaan zeggen, hoe je het ongeveer wilt gaan zeggen (niet met een minutieuze uitwerking, maar wat steekwoorden kunnen handig zijn) en wat jouw suggestie voor een oplossing is. 

Neem ook de tijd voor het gesprek. Dat is belangrijker dan je misschien denkt. Bedenk je maar eens dat jij op het nippertje komt aanrennen bij een vergadering omdat de bus niet kwam opdagen. Grote kans dat terwijl jij zit te hijgen en te puffen het complete verhaal van je collega langs je heen gaat. Hetzelfde zal gebeuren als jij om 14.45 uur dit feedbackgesprek voert en om 15.00 uur een volgende belangrijke afspraak hebt. Dan ben je waarschijnlijk meer bezig met afraffelen en een sterk staaltje onmogelijk timemanagement leveren dan met kort, bondig en krachtig je boodschap overbrengen. 

Tip 2: spreek langzaam

Een non-verbaal aspect dat je niet mag onderschatten, is je articulatie. Helder communiceren betekent dat ook de manier waarop je iets zegt duidelijk moet zijn. Als je snel praat en je boodschap afraffelt, maakt dat je boodschap niet bepaald helder. Neem daarom liever de tijd. Spreek bewust en rustig. Articuleer goed in plaats van te mompelen. Daarmee behoud je de aandacht van de ander, kom je krachtig over en is de kans groter dat je boodschap blijft hangen. 

Tip 3: gebruik een pauze na je punchline

Je kent hem vast wel van grappen uit comedy’s: de punchline. Ook wel: hét moment dat je de belangrijkste boodschap overbrengt. Daar werk je tijdens het gesprek naartoe en dat is dus ook dé boodschap die moet opvallen. De truc is om net voor die boodschap een korte stilte te laten vallen en hetzelfde na de punchline te doen. 

Dat werkt – zo is bewezen – want ons brein heeft de tijd nodig om te verwerken wat het zojuist heeft gehoord. Als je die ruimte geeft door middel van een stilte, wordt het je gesprekspartner duidelijk dat hij juist dit stukje informatie in zijn oren moet knopen. 

Tip 4: vervang ‘uh’ door een stilte

Voordat je er erg in hebt, floept het woord ‘uh’ er alweer uit. Op zich logisch. Het markeert vaak een denkpauze of een moment waarop je moet zoeken naar de juiste woorden. Maar helaas kun je dit nerveuze stopwoord maar beter niet te vaak in je verhaal laten vallen. Het laat onzekerheid of zenuwen blijken. En als je dit woord regelmatig gebruikt, maakt het je verhaal ook onnodig lang. Dat moet met minder woorden kunnen. 

Gelukkig kun je er vrij eenvoudig een stokje voor steken dat je dit woord te pas en te onpas gebruikt. Simpelweg door voortaan een stilte te laten vallen als je eigenlijk ‘uh’ wilt zeggen. Dus hoor je het woordje ‘uh’ alweer bijna over je lippen komen? Neem dan een pauze totdat je weet wat je daarna wilt zeggen. 

Overigens is daarbij wel een kanttekening nodig. Uit wetenschappelijk onderzoek van promovendus Hans Rutger Bosker blijkt dat ‘uh’ soms wel degelijk een functie voor de luisteraar kan hebben. Het woord kan ook aan de luisteraar duidelijk maken dat er een moeilijk woord volgt. Soms kan ‘uh’ vóór een moeilijk woord dus juist extra aandacht wekken van de lezer voor een lastig stukje. 

Maar feit blijft: gebruik het woord liever niet te vaak (en het liefst alleen vóór een moeilijk woord of deel van het gesprek dus).

Kort en bondig communicerenRegie nemen 6

Tip 5: gebruik LSD 

Nee joh, niet díe LSD. Wordt je verhaal waarschijnlijk niet veel helderder door. Welke LSD wél werkt? Luisteren, Samenvatten, Doorvragen. Dus is de ander aan het woord, luister dan naar wat diegene zegt, vat het kort samen (en leg het aan de ander voor met een vraag als ‘Klopt dat?’) en vraag vervolgens door om tot de kern te komen. 

Als je kort en bondig wilt zijn, ben je misschien geneigd de ander eerder af te kappen. Maar het kan juist helpen om de ander het woord te laten doen en tussendoor vragen te laten stellen. Zo kun je onduidelijkheden bij de kiem smoren voordat je je hele verhaal hebt gedaan en de ander er toch niets van blijkt te begrijpen. 

Met luisteren bedoelen we trouwens écht luisteren. Actief luisteren dus. Dat betekent niet al tijdens het luisteren bezig zijn met je eigen reactie, maar echt aandachtig bezig zijn met wat de ander zegt. Bewaar bijvoorbeeld jouw eigen “zegje” totdat de ander is uitgepraat en zorg voor een open non-verbale houding. Maar over dat laatste hieronder meer. 

Tip 6: neem een positieve houding aan 

Non-verbale communicatie doet ook een hoop voor hoe je boodschap overkomt. Een paar aandachtspunten die bijdragen aan effectiever communiceren met je lichaam en gezichtsuitdrukking:

  • Gebruik oogcontact. Door de ander aan te kijken, kom je krachtiger over in je communicatie en maak je duidelijk dat je met je aandacht bij de ander bent. Ook Bill Clinton doet ‘t (mét succes). 
  • Neem een open houding aan, waarbij je je handen en armen niet voor je lichaam houdt. Houd ze bijvoorbeeld naast je romp of gebruik een power-pose van politici. Ook Angela Merkel is er succesvol mee geworden.
  • Houd je rug recht en doe je schouders naar achteren. Dat straalt zelfverzekerheid uit.

Tip 7: vermijd elke vorm van vaagheid

Vage, abstracte taal draagt niet bij aan een duidelijke boodschap. Concrete bewoordingen gelukkig wel. Vermijd dus vage woorden en omschrijvingen. Wees liever concreet, haal eventueel een voorbeeld aan en wees precies in je beschrijving van het gedrag dat je liever zou zijn. Hoe duidelijker jij dat maakt, hoe gemakkelijker je collega dat ook kan opvolgen. 

Dus niet:

  • “Ik voel me niet gehoord op het werk.” (Waarom niet? Wat houdt dat in? Heb je een voorbeeld?)
  • “Zou je me wat meer ruimte kunnen geven?” (Wat is ‘meer ruimte’? Wat moet daarvoor concreet veranderen? En wat kan de ander daarvoor doen?)

Maar wel:

  • “Ik vind het vervelend dat je me niet laat uitpraten tijdens vergaderingen. Dat is nu een paar keer gebeurd en geeft mij het gevoel dat ik niet gehoord word.”
  • “Kun je me voortaan laten uitpraten tijdens vergaderingen?”

Kort en bondig communicerenRegie nemen 6

Nog meer gesprekstechnieken leren voor kort en bondig communiceren?

Heb jij nou ook zin om tot die 2,5% van de mensen te horen die wél effectief communiceert? En die zijn communicatie lekker kort en bondig aanpakt? Een cursus gesprekstechnieken kan je helpen bij je persoonlijke ontwikkeling – zowel in gesprekken op het werk als privé. 

Volg onze nr. 1 cursus van Nederland – de live cursus gesprekstechnieken of de (net zo effectieve) online cursus. Dan ben jij naderhand ongetwijfeld één van die 2,5% die wél glashelder communiceert en het juiste voor elkaar krijgt. 

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.
X