Gebruik jij nog weleens de sandwichmethode voor feedback: eerst een positieve, dan een negatieve en dan een positieve opmerking? Beter van niet! Onderzoek laat zien dat die methode zijn beste tijd heeft gehad (of eigenlijk nooit effectief is geweest). Wat beter werkt? Gebruik de ik-ik-jij-methode, waarbij je het houdt bij enkel je feedbackpunt. Met deze methode komt je feedback krachtiger over, houd je het bij jezelf én laat je ruimte over voor het standpunt van de ander.
Feedback geven is voor veel mensen een drempel die ze over moeten. Je krijgt zelf waarschijnlijk ook liever een schouderklopje dan dat iemand je erop wijst wat beter kan. Maar feedback is toch echt hard nodig om tot goede samenwerkingen te komen en gedrag te verbeteren. En het is zo erg nog niet om het te geven; met goede feedback help je ook de ander verder.
Waarom niet de sandwichmethode?
“Zeg ook iets positiefs” is een veelgehoord advies aan managers als ze dan toch feedback moeten geven. Veel mensen hebben dan ook ooit de tip gekregen om hun feedback te sandwichen: begin met een compliment, geef daarna de feedback en eindig met een korte positieve opmerking. Dat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit als je je collega erop aanspreekt dat zijn chaotische thuis-setting erg storend is tijdens een online vergadering:
Positief:
“We hebben regelmatig videomeetings. Ik zie dat je altijd keurig op tijd bent.”
Negatief:
“Ik vind dat je alleen geen professionele indruk maakt. Het is altijd rommelig op de achtergrond, je vrouw loopt voorbij en je kinderen maken herrie. Dat komt niet professioneel over op collega’s en al helemaal niet op de klanten die laatst bij de vergadering aanwezig waren.”
Positief:
“Je opmerking over de planning in die vergadering laatst was trouwens wel heel raak.”
Klinkt best aardig. Maar hoe groot is de kans dat je opmerking over de rommelige en drukke videosetting goed overkomt bij je collega als je tegelijkertijd iets zegt over zijn planningskills? Tja, de kans dat je boodschap blijft hangen is met die verwarrende boodschap vrij klein.
Het is niet zonder reden dat je het sandwichmodel bij geen enkele goede cursus Gesprekstechnieken nog aangeleerd zult krijgen. Sandwiches kun je toch echt beter alleen in de bedrijfskantine serveren, niet bij het geven van feedback.
De ik-ik-jij-methode – dát werkt!
Een feedbackmethode waar je wél goede resultaten mee behaalt, is de ik-ik-jij-methode. Die bestaat uit drie stappen:
- Geef aan wat voor gedrag je observeert (‘ik’).
- Vertel wat dit gedrag met jou doet (‘ik’).
- Vraag of de ander zich hierin herkent (‘jij’).
Daar hoort vaak ook nog een vierde stap bij: een suggestie doen aan de ander om het voortaan anders aan te pakken.
Bij deze methode beperk je je tot de kernboodschap in plaats van om je feedback heen te draaien. Wel breng je die kernboodschap op een constructieve manier.
Dat doe je door het bij jezelf te houden en daarbij ook oog te hebben voor de visie van de ander. Een stuk effectiever dan verwijten maken, wijzende vingertjes ophouden of sandwichen.
Stap 1. welk gedrag observeer je?
Beschrijf het gedrag waar je feedback op geeft. Focus je daarbij dus enkel en alleen op de feedbacksituatie. Niet op de strakke planning of het mooie maatpak van je collega, maar alleen op de rommelige setting waarin hij videomeetings houdt. Blijf daarbij bij de feiten en benoem alleen wat je daadwerkelijk observeert. Of je collega de situatie thuis niet onder controle heeft, weet je niet zeker. Dat is een aanname.
Wat je wel kunt zeggen, is dat jij een rommelige setting observeert bij de ander. Benoem dát bij de eerste stap van de ik-ik-jij-methode.
Tip: geef feedback het liefst zo snel mogelijk nadat de situatie zich heeft voorgedaan. Dan hebben jij en de ander de situatie nog het meest scherp op het netvlies staan.
“Het valt me op dat je tijdens videomeetings vaak een rommelige setting hebt door het achtergrondgeluid van je kinderen en de vele spullen die bij je op de achtergrond liggen.”
Stap 2. beschrijf wat het gedrag met je doet
Houd het ook bij deze stap dicht bij jezelf. Wat voor gevoel roept het bij jou op dat je collega niet vanuit een nette opgeruimde kamer zonder achtergrondgeluid inbelt? Wat stoort jou eraan of maakt het voor jou lastig?
Maak er geen complete doemscenario’s van (klanten die weggaan, etc.); dat is ook weer niet nodig. Noem liever een simpel gevolg dat deze situatie bij jou veroorzaakt.
“Daardoor kom je op mij, en misschien ook op klanten, minder professioneel over. Ook werkt het storend in een videomeeting dat je setting onrustig is. Dat leidt af.”
Stap 3. vraag of de ander dit herkent
Bij de derde stap is het tijd om te switchen van perspectief. Praat nu niet meer vanuit ‘ik’, maar informeer naar het perspectief van de ander. Herkent je collega wat je beschrijft? Hoe ziet hij dit precies?
Geef de ander ook de ruimte om het met je oneens te zijn. Juist door deze vraag te stellen, ga je het gesprek aan en kun je tot eensgezindheid (en vervolgens hopelijk tot een oplossing) komen.
“Is het jou ook weleens opgevallen dat jouw setting onrustiger is dan bij veel collega’s?” of “Heb je dat al eens eerder van anderen in videomeetings te horen gekregen?”
De laatste stap: draag een oplossing aan
Feedback geven stopt niet bij zeggen wat je stoort. Je uiteindelijke doel is dat je collega voortaan vanuit een rustigere setting inbelt. Dat vraagt om een concrete oplossing. Die hoef je niet zelf kant-en-klaar aan te dragen – mag wel! – want je kunt er ook juist samen met de ander toe komen.
Vraag bijvoorbeeld eerst aan je collega waarom zijn kinderen vaak in dezelfde kamer zijn als hij tijdens een meeting? Misschien blijkt bijvoorbeeld dat hij er door omstandigheden alleen voor staat. Het kan ook zijn dat hij de mute-knop nog niet kent en dat die knop al uitkomst biedt. Door het gesprek aan te gaan, kun je dat soort simpele oplossingen boven tafel krijgen.
Natuurlijk kun je ook zelf suggesties doen voor een oplossing.
“Heb je misschien een andere kamer van waaruit je kunt vergaderen?”
“Is het een idee dat je voor meetings met klanten naar kantoor komt?”
“Kun je aan je kinderen of vrouw vragen om je tijdens meetings niet te storen?”
Nog een feedbacktip: vergeet ook de complimenten niet!
Dat sandwichen niet goed helpt, betekent niet dat je complimenten altijd moet inslikken. Juist niet. Deel niet alleen negatieve feedback, maar geef ook complimentjes zodra je goed gedrag observeert. Bijvoorbeeld als de volgende videomeeting van je collega wél vlekkeloos verloopt of als hij bij een heel andere taak goed werk aflevert waar je tevreden over bent. Houd daarbij wel negatieve en positieve feedback gescheiden.
Probeer over het algemeen de 80/20-regel aan te houden: 80% van de tijd positieve feedback en 20% van de tijd negatieve (opbouwende!) feedback geven.
Als je soms een gepast schouderklopje geven, zal de ander er ook meer voor openstaan als jij een keer een opbouwende tip wilt geven. Bovendien is complimenten geven natuurlijk altijd een goed idee, omdat je daarmee je waardering laat blijken en aan een persoonlijke band met iemand kunt werken.
Word met een cursus Gesprekstechnieken een betere feedbackgever!
Het geven van feedback is heel waardevol, maar kan ook best lastig zijn. Sandwichen werkt dus niet, de ik-ik-jij-methode wel. En zo zijn er nog meer technieken die heel goed werken of die je juist beter niet kunt gebruiken.
Ontdek bij de cursus Gesprekstechnieken (zowel op locatie als online te volgen) met welke technieken jij een betere feedbackgever én gesprekspartner wordt. Handig op het werk bij die ene collega, maar zeker ook in privésituaties.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
