Wat er ook ter sprake komt tijdens het gesprek, je wilt sowieso jouw ene punt hebben benoemd. Maar hoe krijg je dat voor elkaar als je collega zichzelf iets te graag hoort praten? Als je leidinggevende op de schopstoel zit en weinig tijd heeft? Of als het gesprek een totaal andere richting op lijkt te gaan? Simpel: door zelf de regie te nemen in een gesprek. Dat lukt je in 5 stappen.
Als je het gesprek laat gaan zoals het gaat, is de kans vrij klein dat het onderwerp waar jij het over wilt hebben vanzelf ter sprake komt. Misschien heb je net een praatgrage collega tegenover je zitten, stond er al een volle agenda aan gespreksonderwerpen klaar of zit je leidinggevende krap in z’n tijd en moet hij daarom halsoverkop weg als jij nét op het punt staat jouw belangrijkste punt aan te kaarten. Geen succes.
Wees daarom niet te afwachtend in een gesprek, maar neem de regie in eigen hand. Je kunt prima een sturende rol aannemen in het gesprek zonder dat het overkomt alsof je de ander geen ruimte laat.
Dat kan in sommige situaties in het bijzonder handig zijn. Bijvoorbeeld…
- …als je bij de ander een verandering wilt bereiken (bij motiverende gespreksvoering).
- …als je vanwege tijdgebrek snel to the point wilt komen.
- …als je je grenzen wilt aangeven op een duidelijke manier.
- …als je een heel belangrijk punt hebt dat echt tijdens dit gesprek aan bod moet komen.
- …als jullie met een strakke agenda werken en je bang bent dat er voor jouw belangrijke onderwerp geen plek meer is.
Gelukkig hoeft de regie nemen in een gesprek niet moeilijk te zijn. Je kunt er een cursus gesprekstechnieken voor volgen, maar met dit artikel kom je ook al een heel eind. Al met een paar concrete gesprekstechnieken lukt het je om de regie niet te verliezen – in 5 stappen.
Stap 1: begin positief
De eerste woorden van het gesprek zijn waarschijnlijk de belangrijkste voor hoe het gesprek zal verlopen. Vanuit dat idee geeft psychologisch onderzoeker Michelle Gielan de gouden tip voor een gesprek waarin jij de regie neemt: een powerlead. Dit houdt in dat je het gesprek op een positieve, enthousiaste manier start.
Mensen zijn geneigd elkaars emoties over te nemen. Dus als jij positief start, is de kans groter dat de ander ook positief het gesprek in gaat. Positief beginnen betekent niet “Gaat goed! Hoe is het met jou?”. Probeer liever een originelere formulering die (in positieve zin) opvalt.
Bijvoorbeeld:
“En, heb je dit weekend van verbouwperikelen overleefd?” als je weet dat jouw collega midden in de verbouwstress zit.
Of
‘Ja, de dag goed begonnen met een smoothie van het bedrijfsrestaurant die voor iets heel gezonds ook nog eens erg lekker smaakte. Ben jij ook goed gestart vandaag?’.
Vanuit zo’n kort positief gesprek kun je daarna op een positievere manier overgaan tot de kern van wat je wilt zeggen. Belangrijk is wel dat je niet te lang in het informele gesprek blijft hangen. Laat na een tijdje de verbouwupdate van je collega of je smaakvolle smoothie achterwege en ga over tot de kern: de kaders.
Daarbij geldt wel een kleine kanttekening bij zo’n powerlead: maak van je feedback geen sandwich. Het is bewezen dat dat niet werkt. Oftewel: gebruik de positieve opmerking niet om je negatieve feedback in te dekken. Eerst een compliment geven over het mooie maatpak van je collega maakt je feedback over zijn belabberde presentatie-opzet bijvoorbeeld niet bepaald krachtiger. Net zoals het nergens voor nodig is om na een feedbackpunt toe te voegen “Maar je hebt X wel heel goed gedaan laatst.” Zo’n gemengde boodschap is eerder verwarrend voor je gesprekspartner dan dat hij zal denken “Ha, wat fijn dat er ook een positief punt tegenover staat!”.
Stap 2: zorg voor kaders
Laten we beginnen bij stap 1: de kaders. Uiteraard hoef je niet elk gesprek in te gaan met een strak omlijnde agenda (tenzij dat op jouw werkplek een must is in meetings), maar enkele kaders kunnen wel behulpzaam zijn. Al is het maar voor jezelf. Hoe helderder jij voor ogen hebt hoe het gesprek gaat verlopen, hoe beter je je daar ook aan kunt houden.
Nu is het wel zo handig om ook met de ander te delen wat je wilt bespreken in plaats van dat je de structuur zelf oplegt. Benoem daarom aan het begin wat het belangrijkste is dat jij wilt bespreken en met welk doel. Als je dat al in minuut 1 duidelijk maakt, dan is de kans klein dat dat ene onderwerp onbesproken blijft.
Check ook of de ander wellicht nog iets op het hart heeft wat hij absoluut wil bespreken. Zodra helder is wat de kaders zijn, kun je van start.
Stap 3: luister, luister, luister
Bij de regie in handen hebben denk je misschien aan iemand die vooral zelf het hoogste woord heeft. Zo iemand die de ander niet laat uitpraten, omdat hij liever zijn eigen plan doordrukt.
Of dat gelijkstaat aan de regie nemen in een gesprek? Welnee. Als je het goed wilt aanpakken en de regie in handen hebben belangrijk vindt, geef je juist de ander de ruimte om te praten.
Ook al klinkt dat misschien tegenstrijdig, luisteren is het sleutelwoord. Want als je zichtbaar aandacht besteedt aan wat de ander zegt, zal diegene zich eerder gehoord voelen. Dat maakt het juist gemakkelijker om het gesprek te sturen zonder dat je de ander voor het hoofd stoot. Werkt een stuk beter dan door de ander heen praten en de ander daarmee gefrustreerd achterlaten omdat hij zijn zegje niet heeft kunnen doen.
Actief luisteren is daarbij een handig hulpmiddel. Dat betekent: oprechte aandacht besteden aan wat de ander zegt en doorvragen. Niet eindeloos lang natuurlijk, want dan komt jouw punt alsnog niet ter sprake. Maar wel zolang als nodig is voor jou om zijn punt helemaal helder te hebben.
Maak daarbij oogcontact en zorg voor een open non-verbale houding (dus niet zuchten, achterover leunen of je armen over elkaar slaan; maar iets voorover leunen en je handen bijvoorbeeld op tafel leggen) zolang de ander aan het woord is.
Tip 4: gebruik de tactiek van reflectief luisteren
We zeiden het net al: je wilt ook niet ellenlang in de luistermodus blijven hangen. Dan heeft de ander alsnog de regie over het gesprek volledig in handen. Om op een effectieve manier van luisteren naar zelf weer het woord nemen te gaan, kun je een handige tactiek inzetten: reflectief luisteren.
Reflectief luisteren is een effectieve manier om snel tot de kern te komen, ook als je gesprekspartner dreigt uit te weiden. Het houdt in dat je goed oplet op wat de ander zegt en daarbij ook direct opmerkt wat er weleens tussen de regels door kan worden bedoeld.
Daarvoor let je op lichaamstaal en op de woorden van de ander. Zodra zijn punt voor jou helder is, geef je een reflectie aan je collega terug. Daarin benoem je wat je uit zijn woorden hebt gehaald, vat je dit kort samen en leg je die samenvatting ter bevestiging voor. Het idee is dat je als zo’n samenvatting klopt snel door kunt gaan naar een nieuw punt, waarbij je voortborduurt op de woorden van de ander in plaats van eroverheen te stappen.
Het idee is dat je zo een stap verder komt in het gesprek en weer op één lijn kunt komen – ook als jullie langs elkaar heen lijken te praten. En je voorkomt ermee dat je invult wat de ander zou kunnen denken. Zo pak je invulgedachten meteen bij de kern aan voordat ze een loopje met je nemen.
Gebruik bij reflectief luisteren trouwens altijd je eigen woorden en geef op die manier terug wat jouw interpretatie van de situatie is.
Een paar voorbeelden:
“Je lijkt je niet op je gemak te voelen. Heb ik dat goed?”
Of:
“Dus je staat wel open voor mijn voorstel, op voorwaarde dat…”
Juist door samen te vatten wat je hebt gehoord en met jouw interpretatie een stapje verder te gaan, kun je het gesprek naar een volgend niveau tillen. En dat zonder dat je de ander bruut onderbreekt.
Is ook meteen een mooie manier om te voorkomen dat het gesprek ellenlang duurt. Vooral handig bij collega’s die zichzelf wel heel graag horen praten.
Tip 5: gebruik brugzinnen
Merk je dat het gesprek afdwaalt? Of heb je haast en moet je nu toch echt met je punt komen, maar maakt de ander geen aanstalten om jou daar het woord voor te geven? Werp dan een brugzin in het gesprek.
Dit zijn zinnen waarmee je de regie kunt terugpakken door op een tactische manier voort te borduren op wat de ander zegt. Je gooit het over een andere boeg zonder dat je gesprekspartner het idee heeft dat je over hem heen walst.
Een paar voorbeelden van brugzinnen:
“Wat je ook niet moet vergeten…”
“Als we een stap terug doen…”
“Laten we het van de andere kant bekijken…”
“Laten we ons weer focussen op…”
“Maar vergeet ook niet dat…”
Met zulke zinnen kun je al met een paar woorden opnieuw de regie nemen in een gesprek en bijsturen waar nodig.
Ontwikkel jezelf met een cursus gesprekstechnieken
De regie nemen in een gesprek komt trouwens in nog veel meer situaties van pas dan alleen in feedbackgesprekken. Zowel op het werk als privé. Niet voor niets is het een van de onderwerpen die in onze cursus gesprekstechnieken centraal staat.
Wil je meer handige tactieken leren om nog betere gesprekken te voeren – van confrontaties met collega’s tot lastige vergaderingen – meld je dan aan voor onze (online) cursus gesprekstechnieken. Daarin leer je nog veel meer technieken om als zelfverzekerde en overtuigende gesprekspartner nog betere gesprekken te voeren.
Ben je een boekenwurm en leer je liever lezend? Lees dan ons boek
Koop ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je efficiënter communiceert op de werkvloer. Een stukje timemanagement en een snufje gesprekstechnieken en feedback geven, dus.
Wie zijn wij? | Training Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
