Geloof jij nog dat je met vakjargon, dure woorden en lange zinnen slim lijkt. Think again! Uit onderzoek blijkt juist dat eenvoudig communiceren je slimmer doet overkomen. Dat betekent namelijk dat jij de stof goed genoeg snapt om er in begrijpelijke taal over te vertellen. Daarnaast is eenvoudig communiceren natuurlijk veel effectiever dan met moeilijke taal strooien. Maar hoe doe je dat nu, eenvoudig communiceren?

Wat komt aan bod?

Je herkent het misschien wel van de Troonrede, notarisaktes en sommige overheidsbrieven. Je moet wel zes keer een (vijf regels tellende) zin ontleden voordat je écht snapt wat wordt bedoeld. Wat een omslachtigheid! Kan het niet makkelijker? En ja, dat kan het. Altijd. En het is nog slimmer ook voor de afzender van de boodschap om het makkelijk te maken. 

Moeilijke taal: niet zo slim als het lijkt

Met eenvoudige taal kom je slimmer over. Ja echt, onderzoek laat het zien. Mensen denken vaak dat moeilijke taal je een slimmer imago geeft. Maar het tegendeel is waar. Uit Amerikaans onderzoek van Brown, Anicich en Galinsky blijkt bijvoorbeeld dat mensen van lager aangeschreven universiteiten meer onleesbare titels (langer, moeilijkere woorden en meer lettergrepen) gebruiken dan studenten die aan hogere universiteiten studeren.

Ook onderzoek van Daniel Oppenheimer laat zien dat moeilijke woorden averechts werken. Uit zijn onderzoek blijkt dat we vaak de auteur van een tekst “straffen” als het moeilijk is om de tekst te lezen. Zo is de kans op een universiteits-toelating kleiner als een tekst meer moeilijke woorden bevat. Moeilijke woorden geven je juist een lagere status en misschien ook een minder positief imago. 

Het belangrijkste wat dit onderzoek (met de expres veel te ingewikkeld geformuleerde titel ‘Consequences of erudite vernacular utilized irrespective of necessity: Problems with using long words needlessly’) uitwijst? Dit:

We hangen de intelligentie van een schrijver op aan hoe makkelijk de tekst wegleest. Als een auteur duidelijk kan maken wat hij bedoelt, zien we de auteur als slim. Dan begrijpt de auteur blijkbaar zelf de stof goed, zo redeneren we onbewust.

Moeilijke taal geeft je dus eerder een lagere dan een hogere status. We zien het als een overcompensatie voor jouw niet-zo-slimheid. Dus als je slim wilt overkomen, laat je juist die ellenlange zinnen, onbegrijpelijke woorden en de vaktermen weg.

Oftewel: met woorden als “nochtans”, “sedert” en “per ommegaande” schiet je weinig op. Maak het liever makkelijker (en slimmer!) en gebruik woorden als “ondanks”, “sinds” en “per direct”.

En ja, dat geldt ook voor gesproken taal. We kijken ook minder positief naar sprekers die moeilijke taal uitkramen. Dan kijk je bijvoorbeeld weg naar je telefoon, haak je af tijdens het gesprek of raak je geïrriteerd. Volgens lichaamstaalexpert Mark Bowden zijn dat allemaal “zelf-sussende gebaren” om onszelf gerust te stellen in een situatie van bedreiging (namelijk een niet te begrijpen boodschap en mogelijk dom overkomen). 

Vrouw in gesprek met 2 andere mensenWaarom is eenvoudige communicatie belangrijk?

Eenvoudige communicatie is belangrijk om meerdere redenen. Zelfs biologisch gezien gaat de lezer of luisteraar er beter op. Het Model van Invloed (van onderzoeker Pacelle van Goethem) laat zien dat we door een begrijpelijke boodschap meer ontspannen worden. We kunnen dan de boodschap beter volgen en beter nadenken. Ook bespaart eenvoudige communicatie je een stressreactie (waardoor je dus kunt blijven nadenken).

Als je een moeilijke boodschap ontvangt, loop je het risico dat jouw amygdala (het hersendeel voor emotieverwerking) de bloedtoevoer naar de prefrontrale cortex (het hersendeel voor plannen en beslissen) stopt. Oftewel: nadenken wordt lastiger. En dat is als spreker of schrijver nou net niet wat je wilt bij je lezer of luisteraar. 

Dus: wat zijn de voordelen van eenvoudige communicatie?

  • Mensen kunnen je beter volgen.
  • Ze begrijpen je boodschap beter en sneller, én onthouden die beter.
  • Je wekt meer empathie op als je je verplaatst in het begripsniveau van de lezer.
  • De kans is groter dat de ander jouw boodschap goed interpreteert.
  • De ander voelt zich meer op zijn gemak bij jou, doordat hij niet in een “Help, ik snap het niet!”-reactie schiet.
  • Je komt betrouwbaarder over. Moeilijke taal kan het laten lijken alsof je moeilijk doet in de hoop dat de ander je niet begrijpt of dat jij slimmer overkomt dan de ander (wat dus niet zo is).

Oftewel: je doet er goed aan om het niet moeilijker te maken dan nodig is. Maar hoe doe je dat?

Wat is eenvoudige communicatie?

Eenvoudige communicatie betekent dat je de boodschap zo begrijpelijk mogelijk overbrengt, zodat de kans het grootst is dat de ander begrijpt wat je bedoelt. Dat betekent: korte zinnen, zo min mogelijk vakjargon en korte zinnen. En als je een lastige term gebruikt, dan licht je die toe. Zo snapt de ander wat je bedoelt én weet de andere persoon “Ah, dit is een lastige term. Het ligt niet aan mij dat ik het niet direct snap.”

Even voor de duidelijkheid: eenvoudige communicatie staat niet gelijk aan jip-en-janneke-taal. Je hoeft niet alles uit te leggen en al je zinnen tot 5 woorden te beperken. Dat is overdreven. Maar een tikkeltje eenvoudiger dan sommige lastige brieven, e-mails of teksten die je waarschijnlijk dagelijks ontvangt, kan het zeker wel.

Hoe kan ik mijn communicatie vereenvoudigen?

Ten eerste door onbegrijpelijke termen waar je zelf amper de betekenis van kent, weg te laten uit je communicatie. Maar dat klinkt wel erg – eh – simpel gebracht. Daarom hebben we daarnaast 9 tips verzameld om je communicatie eenvoudiger te maken.

1. Ga na waarom je moeilijke taal gebruikt

Betrap jij jezelf regelmatig op lange zinnen of dure taal? Ga bij jezelf na waarom je in die valkuil trapt. Begrijp je de materie zelf niet zo goed? Zit je in een werkcultuur waarin vakjargon de norm is? Neem je de termen over van anderen? Of denk je nog steeds (onterecht!) dat je door dure taal slimmer overkomt?

Als je weet waar het vandaan komt, wordt het makkelijker om die moeilijke taal te vermijden. Lees je bijvoorbeeld in de materie in om het beter te begrijpen. Of durf af te wijken van de cultuur en als enige eenvoudigere taal te gebruiken (en dus ook meteen over te komen als de slimste op een kantoor vol onnodig moeilijkdoeners).

2. Vraag jezelf steeds af “Kan het korter”?

Expert in eenvoudige taal Silke Polhuijs noemt dit ook wel het “mand”-principe. Ja, naar hét “mand”-filmpje van Maxim Hartman. Het idee is simpel: je vraagt je voortdurend af ‘Kan wat ik zeg of schrijf korter?’.

Je kunt bijvoorbeeld in een e-mail schrijven:

“Mijn planning is om jou de uitwerking van deze briefing voor een marketingplan aanstaande maandag te sturen, maar het zou ook dinsdag kunnen worden als er in mijn planning iets tussendoor komt wat acute prioriteit heeft.”

Maar je kunt ook gewoon zeggen:

“Ik verwacht je het uitgewerkte marketingplan uiterlijk dinsdag, maar hopelijk nog maandag, te sturen.”

Check hier om te beginnen je e-mails eens op. Heb je echt al deze woorden nodig om je boodschap over te brengen, of kan het best met minder (en eenvoudigere) woorden?

3. Luister actief naar de ander (zodat je elkaar snapt)

Zoals ik net al zei: het gaat er niet om dat je alles in kleine-kinderen-taal uitlegt. Effectief communiceren vraagt er juist om dat je jouw taalniveau afstemt op de ander.

Praat je met een collega die ook helemaal in de materie zit? Dan kun je prima vaktermen gebruiken, zolang de ander die ook kent. Maar praat je met een collega van een andere afdeling, je achterneef op een verjaardag of een pas gestarte junior-medewerker? Houd het dan iets simpeler.

Hoe je je taalgebruik kunt afstemmen op de ander? Dat begint met luisteren. En dan écht luisteren. Actief luisteren dus. Daarmee bedoelen we dat je echt je best doet om de ander te begrijpen en doorvraagt totdat je volledig snapt wat de ander bedoelt. Goed luisteren naar de ander helpt je namelijk ook om in te zien hoe de ander praat en wat diegene wel of niet snapt. Daar kun jij jouw communicatie op aanpassen.

Let bij het luisteren ook op non-verbale signalen van de ander. Kijkt de ander alsof hij niet begrijpt wat je zegt? Vraag dan of je het nog eens moet uitleggen of herhaal wat je net zei in begrijpelijkere taal.

Man die op zijn telefoon kijkt terwijl zijn collega's praten

4. Gebruik handige tools voor eenvoudiger communiceren

Je hoeft het niet alleen te doen, dat eenvoudig communiceren. Er bestaan allerlei tools die je daarbij kunnen helpen, met name voor schriftelijke communicatie.

Hoe kunnen digitale middelen, zoals apps of online tools, ondersteuning bieden bij eenvoudige communicatie?

De meeste tools voor eenvoudige communicatie zijn bedoeld om te checken of jouw tekst geen moeilijke woorden bevat en leesbaar is voor een breed publiek. Ook zijn er tools waarin je kunt ontdekken wat eenvoudige woorden zijn en wat niet én hoe je vakjargon kunt vervangen door een toegankelijkere term. 

Dit zijn de belangrijkste online tools die jou helpen eenvoudiger te communiceren:

  • IshetB1.nl. B1 is het taalniveau dat bijna iedereen minimaal begrijpt. Zeker als je voor een breed publiek communiceert, is dit een goed taalniveau om aan te houden. Voor interne communicatie met collega’s die ook in de materie zitten, mag het soms iets minder simpel. Maar via IshetB1.nl kun je voor elk woord opzoeken of het past bij B1-taal. Soms krijg je ook een suggestie voor een alternatief woord dat simpeler is.
  • Synoniemen.net. Als je zelf zo snel geen simpeler alternatief voor een lastig woord kunt bedenken, is deze site een uitkomst. Je kunt hier voor elk woord synoniemen vinden.
  • Accessibility.nl. In deze gratis tool kun je een tekst copy-pasten, zodat de tool vervolgens het leesniveau van de tekst bepaalt. Zo kun je bijvoorbeeld nagaan of jouw tekst B1 geschreven is (als dat voor jouw werk of doelgroep belangrijk is).

5. Lees je tekst een keer hardop voor

Wil je in geschreven taal eenvoudiger communiceren? Dan is dit een handige hack. Lees je tekst een keer hardop voor voordat je deze doorstuurt. Dan merk je vanzelf op welke momenten in de tekst je naar adem snakt vanwege een té lange zin. Zo weet je: hier moet een komma of punt óf (als het om speeches gaat) hier moet ik een hap adem nemen.

Door zinnen korter te maken, hak je de informatie in kleine stukjes. Dat maakt het voor de ander makkelijker te begrijpen en zorgt er dus voor dat jouw bericht beter blijft hangen.

6. Bereid gesprekken, presentaties of meetings voor

Ze zeggen niet voor niets: “Een goede voorbereiding is het halve werk”. Dat geldt ook zeker voor eenvoudig communiceren. Sommige mensen denken pas na over wat ze precies willen zeggen zodra ze beginnen met praten. Daardoor word je al snel langdradiger, wolliger en dus moeilijker te volgen. Een betere methode is om vooraf na te denken over wat je gaat zeggen. In elk geval bij belangrijke werkmeetings of presentaties.

Je hoeft je echt niet tot in de details voor te bereiden. Noteer bijvoorbeeld vooraf de punten die je tijdens de meeting in elk geval wilt inbrengen. Help jezelf om je presentatie kort en krachtig te houden door steekwoorden op te schrijven. En ga je een lastig gesprek voeren, denk dan na over de kern van jouw boodschap en probeer daarbij te blijven.

7. Schrap die lange inleiding

Het kan niet alleen eenvoudiger. Het kan vaak ook korter. Ook dát helpt om je boodschap beter te laten landen. Wat we vaak mis zien gaan in gesprekken en in e-mails, is dat mensen met een ellenlange inleiding starten. Dat geldt zeker voor slechtnieuwsgesprekken, waarin mensen blijkbaar vaak denken dat je boodschap zachter landt als je eerst een kwartier over andere dingen praat. Niet dus! Je kunt beter met de deur in huis vallen, bij welke boodschap dan ook.

Een lange intro leidt af van de belangrijkste boodschap die je wilt overbrengen. Je hebt kans dat de ander de kern van jouw boodschap compleet mist doordat je zó veel informatie geeft. Of dat je negatieve feedback helemaal niet overkomt doordat je die sandwicht tussen totaal ongerelateerde positieve feedback. Beter beperk je je tot de kern, communiceer je kort en krachtig en maak je zo de boodschap makkelijker te begrijpen. 

Oh ja, dat geldt ook voor inleidingen in e-mails trouwens. Zeg gewoon waar het op staat. En moet je een lastige boodschap overbrengen? Grijp dan naar de telefoon om te voorkomen dat het té kort door de bocht wordt.

man die zijn idee presenteert aan de groep

8. Geef je feedback vorm via een feedbackmodel

Feedback geven is voor veel mensen geen hobby. Maar belangrijk is het wel. Met (constructieve!) feedback help je de ander verder en voorkom je strubbelingen in jullie relatie en samenwerking. Wil je feedback eenvoudiger te interpreteren maken? Gebruik dan niet alleen eenvoudige taal, maar baseer je ook op een handig feedbackmodel.

Wij zijn fan van de 4 G’s en van het ik-ik-jij-model. Die twee helpen je om feedback gestructureerd over te brengen. Daarmee houd je de boodschap automatisch korter, blijf je bij de kern én breng je feedback ook nog eens constructief. Dus zonder dat de ander zich aangevallen voelt.

9. Zet niet alles op de mail

Het klinkt soms als de perfecte snelle oplossing: het even op de mail zetten. Maar voor eenvoudig communiceren is het ook belangrijk dat je het juiste communicatiemiddel op het juiste moment gebruikt.

Je moet het zo zien: als jij een lange briefing hebt voor je collega, is het inderdaad handig als je daar iets over op de e-mail zet en niet alles mondeling op de ander afvuurt (dan gaat de helft misschien langs de ander heen). Maar wil je iets lastigs uitleggen? Dan is mondelinge communicatie vaak handiger. 

En ga je feedback geven? Doe het ook dan liever face-to-face of in een videogesprek. Daarmee is de kans groter dat de ander jouw boodschap goed interpreteert (en bijvoorbeeld geen onterechte dingen tussen de regels door denkt te zien).

Dus: welke strategieën zijn er voor eenvoudige communicatie?

Hierboven heb je 9 tips ontdekt om eenvoudig te communiceren. Wat is het belangrijkste om mee te nemen uit dit artikel? Onthoud sowieso dat moeilijkdoenerij met taal je niet slimmer laat overkomen. Eerder dommer. Niet wat je wilt! Gebruik daarom korte zinnen, eenvoudige woorden en zo min mogelijk vakjargon.

Daarnaast helpen deze strategieën je om eenvoudiger te communiceren:

  • Vraag jezelf steeds af “Kan ik het korter zeggen?”.
  • Luister goed naar de ander, zodat je je communicatie op diegene kunt afstemmen.
  • Gebruik tools als IshetB1.nl en Accessibility.nl om te checken hoe begrijpelijk jouw tekst is.
  • Lees je tekst hardop voor om te checken op lastige of lange zinnen.
  • Bereid gesprekken of meetings voor.
  • Laat de lange inleiding achterwege.
  • Geef feedback met een feedbackmodel, zoals de 4 G’s of de ik-ik-jij-methode.
  • Kies het juiste communicatiemiddel voor je boodschap.

Op al die manieren voorkom je dat jij onnodig omslachtig uit de hoek komt en dat de ander daardoor afhaakt, je als “dom” inschat of gewoonweg niet uit jouw boodschap haalt wat hij eruit moet halen. Eenvoudige communicatie helpt je verder, in welke context dan ook.

Meer tips voor effectieve communicatie en slim samenwerken?

Dat zijn thema’s waar wij niet over uitgepraat raken op social media. Volg productiviteitsexpert Björn en Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse praktische tips om slimmer te werken, beter samen te werken en effectief te communiceren. Zelfs met die ene collega! 

En heb je Björns boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ al gelezen? Dat helpt je om meer gedaan te krijgen in minder tijd (maar zónder harder te werken!) en ook om effectiever te communiceren met collega’s. Zonder onnodig lange meetings of heel veel tijd aan je mailbox kwijt te zijn. Handig toch? Want laten we wel wezen: het is belangrijk dat een boodschap goed overkomt én het is fijn als we er niet meer tijd en woorden aan kwijt zijn dan nodig.

2 mensen in gesprek

Veelgestelde vragen over eenvoudig communiceren

  • Welke rol spelen non-verbale signalen in eenvoudige communicatie?

    Met non-verbale signalen kun je je boodschap verduidelijken. Gebruik non-verbale communicatie (zoals handgebaren, klemtoon of volume) om bepaalde onderdelen van wat je zegt meer nadruk te geven of te verduidelijken. 

    Let daarnaast op non-verbale signalen van de ander. Soms kun je daaruit opmaken dat de ander niet helemaal begrijpt wat je bedoelt of bijvoorbeeld geraakt is door je boodschap.

  • Welke rol speelt empathie in eenvoudige communicatie?

    Wanneer je empathie toont, zullen anderen sowieso liever naar jou luisteren. Daardoor staan ze meer open voor de boodschap die jij overbrengt. In die zin helpt empathie om je boodschap eenvoudiger bij de ander te laten landen. Daarnaast is het überhaupt empathisch om eenvoudig te communiceren en er zo rekening mee te houden wat de ander wel of niet weet.

  • Zijn er specifieke doelgroepen waarvoor eenvoudige communicatie bijzonder relevant is?

    Ja, voor mensen met een relatief laag taalniveau (B1 of lager) is het in het bijzonder belangrijk om eenvoudig te communiceren. Dat geldt bijvoorbeeld voor mensen die Nederlands niet als moedertaal hebben, voor laaggeletterden, voor mensen met dyslexie en voor laaggeletterden. Als je voor een breed publiek spreekt of schrijft (zoals bij veel overheidsinstanties) is het sowieso belangrijk om je tekst begrijpelijk en eenvoudig te maken. Dan kun je ook mensen die de taal minder goed beheersen bereiken.

  • Hoe bevordert eenvoudige communicatie begrip?

    Met eenvoudige communicatie maak je het minder moeilijk voor de ander om de juiste boodschap uit jouw woorden te halen. Op die manier zorgt eenvoudige communicatie voor een beter begrip van jouw boodschap. De ander hoeft minder moeite te doen om jouw bericht te interpreteren en zal hier daarom ook beter de aandacht bij houden en beter kunnen nadenken over de boodschap. Dat alles zorgt voor beter begrip.

  • Wat zijn eenvoudige Nederlandse boeken voor anderstaligen?

    Er bestaan ook boeken (bijvoorbeeld van uitgeverij Eenvoudig Communiceren) die speciaal bedoeld zijn om lezen voor iedereen toegankelijk te maken. Zo bestaat de reeks Leeslicht van Uitgeverij Eenvoudig Communiceren uit makkelijke leesboeken. Deze boeken zijn allemaal op taalniveau B1 of lager geschreven. Makkelijk te lezen boeken voor volwassenen uit deze serie zijn bijvoorbeeld ‘Het Diner’, ‘Pizzamaffia’ en ‘Hoe duur was de suiker?’. Deze boeken zijn bijvoorbeeld ook geschikt om NT2’ers eenvoudig te laten lezen. NT2 betekent mensen voor wie Nederlands de tweede taal (en dus niet de moedertaal is).

  • Zijn er trainingen of cursussen om eenvoudige communicatie te verbeteren?

    Nou en of, in onze training gesprekstechnieken leren we je niet zozeer om jip-en-janneke taal te gebruiken. Wel ga je leren om kort en bondig te communiceren, je boodschap krachtiger over te brengen en daarmee – zowel in geschreven als gesproken taal – een betere gesprekspartner te worden voor iedereen. Of je nu complexe informatie overbrengt of een simpele vraag hebt, jij weet voortaan met elke gesprekssituatie beter raad.

    En er is meer: je leert bijvoorbeeld ook hoe je omgaat met conflicten, actief luistert, de regie neemt in gesprekken en betere relaties opbouwt. Wil jij je op die manier ontwikkelen tot een constructieve gesprekspartner? Meld je aan voor onze training gesprekstechnieken. Met trainingen in heel Nederland (en online!) is er altijd een gesprekstraining bij jou in de buurt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Bij Tijdwinst zijn we al ruim 20 jaar gespecialiseerd in trainingen om professionals uit het hele land slimmer te laten (samen)werken. Effectief communiceren is daar een belangrijk onderdeel van. We geven onder andere trainingen in gesprekstechnieken, feedback geven, timemanagement en assertiviteit. Volg onze trainingen op een locatie bij jou in de buurt of online.

Benieuwd naar onze trainingen of naar onze andere artikelen? Lees verder op onze websites of meld je direct aan voor een training.