Je kent het wel: een vergadering waarin de helft van de mensen afgeleid is en zich niet lijkt te interesseren voor wat er wordt gezegd. Of een salesgesprek dat niet de richting op gaat die jij voor ogen had. Hetzelfde gebeurt in privégesprekken. Je hebt op dat moment geen leiderschap in het gesprek. Maar hoe neem je de leiding in een gesprek? Met de juiste technieken lukt het je.  

Wat komt aan bod?

In gesprekken en communicatie hebben we altijd met een ander te maken. Door allerlei omstandigheden loopt een gesprek niet altijd zoals je van tevoren had gedacht. Gesprekspartners kunnen afgeleid zijn, niet open staan voor een gesprek of nog erger: je niet serieus nemen. In een een-op-eengesprek lopen emoties soms zo hoog op, dat het gewoonweg niet meer lukt om de boodschap over te brengen. 

Gesprekken die anders lopen dan de bedoeling is, vallen onder de noemer ‘ineffectieve communicatie’. Hierdoor kan miscommunicatie ontstaan. 

Miscommunicatie kost kleine bedrijven omgerekend jaarlijks gemiddeld 420.000 euro. Grote bedrijven ruim 60 miljoen euro. En bedrijven waarin veel miscommunicatie is, hebben een hoger personeelsverloop, zegt dr. Leslie Ramos Salazar van de West Texas A&M University.

Daarnaast werkt miscommunicatie stressverhogend. Zo blijkt dat 80 procent van de medewerkers stress ervaart als de interne communicatie niet lekker loopt. Ook zijn werknemers minder gemotiveerd om te werken en ligt de klanttevredenheid lager. 

Goede leiders weten hoe ze miscommunicatie kunnen voorkomen. De juiste gespreksvaardigheden kunnen je helpen bij leiderschap in een gesprek of in communicatie in het algemeen te bereiken. En het mooie is: gespreksvaardigheden ontwikkelen kan iedereen. Om ze vervolgens toe te passen in een meeting, discussie of salesgesprek. Ook een collega of zelfs je partner thuis overtuigen van jouw standpunt, lukt beter als je goed wordt in leidinggeven aan gesprekken. Daar lees je hieronder meer over.

Vrouw die lacht naar haar gesprekspartner

1. Kies de juiste gesprekstechniek

Leiding nemen in een gesprek zorgt ervoor dat gesprekken effectief verlopen. Als jij in controle blijft als leider van een teamvergadering, zakelijke onderhandeling of discussie lukt het je beter om je doel te bereiken. Dat begint bij het kiezen van de juiste gesprekstechniek.

Giet je de informatie in de juiste vorm, hangt het publiek zo aan je lippen. De meest inspirerende sprekers aller tijden – denk aan Martin Luther King, Winston Churchill of John F. Kennedy – gebruikten ook technieken om mensen mee te boeien en te overtuigen van hun boodschap. 

Wat zijn de verschillende gesprekstechnieken? 

  • Storytelling: giet je informatie in een verhaalvorm. Zo blijft dat wat je zegt langer hangen. Gooi er een aansprekende of grappige anekdote in, daarmee geef je je verhaal meer sjeu. Als je de boodschap feitelijk overbrengt, onthouden mensen ’m minder goed.
  • Stemtechniek: je kunt je stem op zo’n manier gebruiken dat mensen graag naar je luisteren. Door onder meer met een lage bedeesde stem te praten, ’m zacht en warm te houden, ritmisch en vooral niet te snel te praten.
  • Waarom-vraag: wil je anderen meekrijgen in een keuze? Gebruik dan het woord ‘waarom’ in het gesprek. 
  • Empathie tonen: mensen willen graag gehoord worden. Salesmanagers gebruiken deze gesprekstechniek graag, “Ik snap heel goed dat u twijfelt, maar ik durf wel te zeggen dat…”. Door te zeggen dat je de ander snapt, vergroot je de kans dat de ander blijft luisteren en openstaat voor wat je te zeggen hebt.
  • Houd het kort: gebruik maximaal 40 woorden om jouw statement te maken. Het is een uitdaging, maar de ander verliest alleen maar sneller zijn aandacht als je veel woorden vuil maakt aan het maken van je punt.

2. Leg de nadruk op luisteren

Het klinkt misschien gek, maar effectieve gespreksleiding heeft ook te maken met goed leren luisteren naar de ander. Gelukkig kan iedereen aan de slag om zijn communicatieve vaardigheden zoals luisteren te versterken. 

Door goed naar de ander te luisteren, kun je het gesprek bijsturen. Daardoor speel je makkelijker in op de inbreng van je gesprekspartner. Actief luisteren helpt ook om de onderste steen boven te krijgen en precies te begrijpen wat de ander voelt of bedoelt.

Daarnaast voelt de ander zich meer betrokken bij het gesprek als je vragen stelt. Diegene heeft het idee serieus genomen te worden, waardoor hij of zij meer open staat voor jouw argumenten en boodschap. Zo ben je bezig je communicatieve vaardigheden te versterken en krijg je weer regie over het gesprek. 

3. Let goed op non-verbale communicatie

Communiceren doen we niet alleen door te praten. Een groot deel van wat we zeggen is niet eens te horen. Maar wel te zien. Een groot deel van communicatie verloopt dus non-verbaal. Het is daarom heel belangrijk om tijdens een gesprek te letten op wat je met je lichaam doet. 

We zijn ons vaak alleen bewust van wát we zeggen, maar meestal niet hoe we het doen. We bereiden ons inhoudelijk voor op een presentatie, maar letten er vervolgens niet op hoe we erbij staan. We denken goed na over hoe we een moeilijk gesprek moeten voeren, maar niet hoe onze lichaamshouding is in het gesprek. 

Terwijl je met de juiste non-verbale signalen iemand gerust kan stellen of juist kan overtuigen van wat je zegt. Ook door goed op je non-verbale communicatie te letten, kun je dus leiderschap ontwikkelen in gesprekken. 

Er zijn veel non-verbale signalen die je waarschijnlijk nog niet kende of waarvan je niet wist hoe belangrijk ze zijn. Daarom vind je hieronder een lijst met de do’s en dont’s van non-verbale communicatie:

Wat je beter kunt laten:

  • Zet je handen niet op je heupen. Met je handen op je heupen maak je jezelf groter en neem je meer ruimte in. Dit kan intimiderend overkomen.
  • Blijf van je oorlel af. Trek je aan je oorlel, dan toon je onbewust aan dat je je kwetsbaar of onzeker voelt. Of nog erger: dat je aan het liegen bent. 
  • Ga niet richting de deur staan. Je wil niet uitstralen dat je eigenlijk liever wil vertrekken of het gesprek niet boeiend vindt. Dat gebeurt wel als je al met maar één voet richting de uitgang staat.
  • Kijk niet weg en richt je blik niet te veel naar boven of naar rechts. De ander kan dan onbewust oordelen dat je de informatie uit je duim zuigt. 
  • Blijf van je neus af. Dit kan iemand het idee geven dat je liegt. Hoe meer je aan je neus friemelt, hoe meer je uitstraalt dat je nerveus bent. 

Doe dit vooral wel:

  • Houd je armen en handpalmen open. Hiermee neem je een vriendelijkere houding aan en geef je aan dat je nog steeds openstaat voor de ander. 
  • Richt je lichaam naar je gesprekspartner. De ander wil het idee hebben dat je aandacht voor hem of haar hebt, richt je lichaam dan ook naar diegene toe. 
  • Blijf de ander losjes aankijken en knik niet te veel. Veel mensen zijn geneigd om mee te knikken met wat de ander zegt. Maar te veel knikken brengt je in een onderdanige en ongeloofwaardige positie 

Man die de leiding neemt in een gesprek

4. Leef je in in je gesprekspartner 

Er zijn een aantal zaken die jou tot een betere gesprekspartner maken. Daar hoort een goed inlevingsvermogen ook bij. Het herkennen van de emoties van de ander is een van de leiderschapsvaardigheden in communicatie. Kun je je inleven in de ander en luister je goed, dan is het makkelijker om daar op een proactieve manier op in te spelen. 

Op deze manieren lukt het jou om op een goede empathische manier te reageren op gesprekspartner:

  • Laat blijken dat je er voor de ander bent. Hier begin je het liefst aan het begin van het gesprek al mee. Daarmee laat je merken dat je de tijd neemt voor de ander. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met: “Ik heb alle tijd, je mag me vertellen wat je wilt”. 
  • Stel vragen. Mensen die doorvragen, komen empathischer over. Haak in op wat de ander vertelt en vraag door. Ook helpt het om open vragen te stellen, zoals: “Hoe voelde je je daarbij?”. 
  • Vraag wat de ander fijn vindt. Je kunt helaas niet ruiken waar iemand behoefte aan heeft. Misschien heeft iemand behoefte aan een luisterend oor en niet aan een goedbedoeld advies. Je krijgt daar meer zicht op door bijvoorbeeld te vragen: “Wat heb je nodig?” of “Vind je het fijn als ik meedenk?”. 
  • Erken de gevoelens van de ander. Het beste wat je kunt doen, is er gewoon zijn voor de ander. Dit doe je niet door iemand alleen maar op te fleuren of adviezen te geven, anders voelt de ander zich niet gehoord en begrepen. Reageer bijvoorbeeld met: “Jeetje, dat is heftig” of “Ik zie dat het je raakt”. 

5. Houd het gesprek open

We vullen vaak van alles in voor de ander. Dit doen we om controle te krijgen over situaties. Maar hierdoor trekken we vaak de verkeerde conclusies, zoals ‘Hij komt altijd te laat, hij vindt mij vast niet belangrijk genoeg’. ‘Ik doe het wel alleen, jij hebt er vast geen zin in’. ‘Ze stelt geen vragen, ze is vast niet geïnteresseerd in wat ik te zeggen heb’. 

Vervolgens voelen we ons gekwetst, en dat op basis van conclusies die we zelf trekken. Daarna gaan we ons daar vaak naar gedragen. Het is daarom beter om een gesprek open te houden en erin te gaan zonder verwachtingen of aannames. 

Dit helpt je ook bij het nemen van de regie in het gesprek. De ander open vragen stellen en aan het woord laten, zorgt ervoor dat je daarna leiderschap krijgt. Want als de ander zich niet herkent in je boodschap of als je de plank misslaat, neemt diegene je veel minder snel serieus of kan zelfs uiteindelijk afhaken. Welke 3 tips zijn er voor een open gesprek?

  1. Vraag door naar voorbeelden, hiermee voorkom je dat je te veel invult voor de ander. Zeg bijvoorbeeld: “Wat bedoel je daar precies mee?”, “Heb je daar een voorbeeld bij”. 
  2. Stel open vragen, zoals ‘Wat vind je daarvan?’ in plaats van ‘Vind je dat een goed idee?’ 
  3. Onderbreek de ander niet, maar laat diegene uitpraten, zo voelt de ander zich meer begrepen. 

 

6. Doe niet moeilijk over moeilijke gesprekken

Een gesprek heeft niet altijd een leuke of positieve boodschap. Soms is het nodig om iemand te wijzen op iets dat jou heeft gekwetst. Of je wil dat de ander zijn taken in de toekomst beter doet. Door feedback te geven, voorkom je dat de irritatie verder oploopt en het jullie relatie of samenwerking in de weg gaat zitten. 

Waarschijnlijk heb je weleens van de sandwichmethode gehoord. Een manier om negatieve feedback of kritiek over te brengen. Maar 3 onderzoekers van Oklahoma State University hebben de methode over de loep genomen en kwamen tot de conclusie dat de sandwichmethode niet werkt. Je kritiek wordt er zelfs door vergeten. 

Daarnaast blijkt dat mensen juist graag negatieve feedback ontvangen en dat ze juist geen pampering nodig hebben. Ergens omheen draaien werkt niet, ook niet bij het overbrengen van een vervelende boodschap. Als je niet direct zegt waar het op staat, kom je minder oprecht over. Mensen weten dat je iets aan het verhullen bent als je de boodschap probeert te verpakken met complimenten.

Dit kun je beter doen:

  • Houd het negatieve en positieve apart. Mensen vinden het fijner om eerst alleen negatieve feedback te krijgen. De ander kan het echt wel hebben, maar houdt het dan wel helder en concreet.
  • Geef feedback zo snel mogelijk. Positieve feedback kun je direct geven als je het ziet, negatieve feedback zo snel mogelijk. Let altijd of het de juiste plek of juiste moment is om de negatieve boodschap over te brengen.
  • Focus op het probleem en niet op de persoon. Niemand vindt het leuk om op zijn persoonlijkheid te worden aangesproken, dus benoem het probleem: “Ik zie dat je je werk niet op tijd af hebt” en zeg niet “Je gooit er met de pet naar”.  
  • Benoem het gewenste resultaat. Wees daarin zo specifiek mogelijk, de ander moet er wel concreet mee aan de slag kunnen. Dus in plaats van “Dit moet beter”, zeg je “Ik wil dat je mij elke dinsdag per mail op de hoogte houdt van de voortgang”. 

7. Gebruik het model van de 4 G’s 

Bij 4G denk je waarschijnlijk aan een datanetwerk. Maar het is ook een handige feedbackmethode. Met deze methode benoem je ongewenst gedrag en stuur je iemand direct bij, zonder dat het gesprek escaleert. En gelukkig is deze manier van feedback geven niet ingewikkeld 

Zo werkt het het model van de 4 G’s:

  • Beschrijf het Gedrag dat je hebt opgemerkt. “Je hebt de afgelopen maand drie keer de deadline niet gehaald.”
  • Benoem welk Gevoel dit bij jou oproept. “Dat frustreert me.”
  • Geef aan welk Gevolg dit heeft voor jou. “Daardoor kon ik niet op tijd verder met de opdracht.”
  • Vertel welk Gewenste gedrag je liever ziet. “Zou je de volgende keer rekening willen houden met de deadlines of op tijd aangeven als je ze niet redt? Dan kunnen we samen op zoek naar een oplossing.”

Als gespreksleider kun je ook feedback krijgen van je toehoorders. Niet alles wat je zegt, zal iedereen voor zoete koek slikken. Soms krijg je feedback waar je niet op zit te wachten. Wil je effectief communiceren, dan zul je opmerkingen toch moeten kunnen incasseren. Hoe je dat doet? Ook incasseren kun je leren. Lees hier snel verder. 

Meer weten? Volg de 1-daagse cursus Gesprekstechnieken

Als een gedreven kenniswerker begrijp je als geen ander het belang van effectieve communicatie in elke professionele interactie. Maar wat als je die communicatieve vaardigheden naar een hoger niveau kunt tillen, vooral als het gaat om leiding nemen en de regie behouden in gesprekken? Daarom willen we je graag uitnodigen voor onze 1-daagse cursus Gesprekstechnieken.

Deze training is speciaal ontworpen voor kenniswerkers zoals jij, die graag hun communicatieve vaardigheden willen aanscherpen. We zullen je leren hoe je effectief de leiding kunt nemen in een gesprek en vervolgens de regie kunt behouden. Of het nu gaat om het voeren van vergaderingen, het overtuigen van anderen van jouw ideeën, of gewoon beter begrepen worden in teaminteracties – deze cursus zal je helpen om zelfverzekerder en doelgerichter te communiceren.

Wat kun je verwachten tijdens de cursus?

  • Praktische tips en technieken voor het nemen van leiding in gesprekken.
  • Strategieën om de regie te behouden en effectief te communiceren.
  • Interactieve oefeningen en real-life scenario’s om de geleerde vaardigheden toe te passen.
  • Een ondersteunende en vriendelijke leeromgeving waarin je kunt groeien.

We geloven dat deze training niet alleen je professionele leven zal verbeteren, maar ook een positieve invloed zal hebben op je persoonlijke ontwikkeling. Als je interesse hebt of vragen, laat het ons dan weten! We kijken ernaar uit om je te verwelkomen op onze training Gesprekstechnieken.

Mensen die zelfverzekerd de leiding pakken in het gesprek

Samengevat: zo neem je leiding in een gesprek

Succesvol een vergadering houden of salesgesprek en privégesprek volgen lukt door de leiding te nemen. Op deze manier toon je leiderschap in het gesprek. Wij gaven hier 7 communicatietips voor. 

  • Kies de juiste gesprekstechniek: giet je de informatie in de juiste vorm, hangt het publiek zo aan je lippen.
  • Leg de nadruk op luisteren: door goed naar de ander te luisteren, kun je het gesprek bijsturen.
  • Let op de non-verbale communicatie: met de juiste non-verbale signalen kun je iemand geruststellen of juist overtuigen van wat je zegt.
  • Leef je in in je gesprekspartner: kun je je inleven in de ander en luister je goed, dan is het makkelijker om daar op een proactieve manier op in te spelen.
  • Houd het gesprek open: we vullen vaak van alles in voor de ander, hierdoor trekken we vaak de verkeerde conclusies en haakt iemand makkelijker af.
  • Doe niet moeilijk over moeilijke gesprekken: soms is het nodig om iemand te wijzen op iets dat jou heeft gekwetst, dat kan de relatie juist verbeteren.
  • Gebruik het model van de 4G’s: met deze methode benoem je ongewenst gedrag en stuur je iemand direct bij, zonder dat het gesprek escaleert.

Veelgestelde vragen over leiding nemen in een gesprek

  • Wat zijn de kenmerken van een goed gesprek?

    In een perfect gesprek luisteren mensen echt, tonen ze respect, zijn ze open, vermijden ze onderbrekingen, letten ze op non-verbale signalen, tonen ze empathie en bespreken ze meningsverschillen op een respectvolle manier.

  • Waar moet een goede gesprekspartner aan voldoen?

    Er zijn 4 regels voor een goede gesprekspartner. 

    • Benadruk overeenkomsten.
    • Vraag om advies.
    • Wacht 1 seconde.
    • Houd oogcontact.

    Heb je dat? Dan ben je nu vrij om de wijde wereld in te treden en je skills direct uit te testen. Loop maar eens naar de koffieautomaat en vraag naar iemands weekend. Eens zien wat er gebeurt.

  • Hoe ga ik om met ongemakkelijke stiltes?

    Stiltes zijn normaal. Probeer rustig te blijven en bedenk een lichte vraag om het gesprek weer op gang te brengen. Bijvoorbeeld: “Heb je nog leuke plannen voor het weekend?”

Volg ons ook op social media

Denk je nu “Interessante materie, doe mij meer!”, volg Tijdwinst dan ook op Instagram. Daar ontvang je dagelijks simpele en praktische tips rondom feedback geven, gesprekstechnieken en timemanagement.

Vind je het leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen? Volg dan ook zeker Björn op zijn account.

Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog

1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog