Eenvoudig communiceren in tijden van crisis. 8 punten om op te letten.

De corona crisis levert voor veel leidinggevenden de nodige kopzorgen op. Ze staan onder druk; niet alleen vanwege de knopen die ze moeten doorhakken, maar ook omdat ze er voor hun team willen zijn. Juist nu. Ze begeven zich echter op niet eerder gebaande paden. Ze willen de vragen van hun teamleden wel beantwoorden, maar hebben zelf ook niet overal het antwoord op. Hoe ga je daar mee om?

Leidinggeven tijdens de corona crisis vraagt om heldere communicatie. 

Tijdens deze onzekere tijden is het belangrijk dat je met je team blijft communiceren. Niet alleen om ze een hart onder de riem te steken, maar juist om hen op te hoogte te houden van de ontwikkelingen — en hoe deze hen beïnvloeden. 

Let daarom op de volgende 8 punten.

1. Focus op vertrouwen

Teamleden hebben over het algemeen veel vertrouwen in de mensen die hen aansturen, blijkt uit onderzoek.

In een peiling – uitgevoerd door het PR bedrijf Edelman – bleek dat werknemers het bedrijf waarvoor ze werken, beschouwen als het instituut dat ze het meest vertrouwen. Meer zelfs dan de overheid, de media of grote corporaties. 

Dit houdt in dat in onzekere tijden leidinggevenden meer moeten doen dan simpelweg ‘berichten’ over de corona-uitbraak. Jij zal je teamleden moeten laten zien dat je vertrouwen in hen hebt.

Actions speak louder than words. Vooral in tijden van crisis hebben teamleden vrij weinig aan woorden. Jouw acties, dáár laat jij als leidinggevende mee zien dat je voor hen klaarstaat.

Eenvoudig communiceren tijdens crisis

2. Focus op duidelijkheid

Vanwege de grote veranderingen zul je wellicht de koers van het bedrijf opnieuw moeten uitstippelen. Hoewel het kijken naar de langetermijn zeker een hoofdtaak voor je is, zul je ook met kleinschalige, concrete plannen moeten aankomen voor je team.

Zij zoeken namelijk naar feitelijke, specifieke informatie — waar kunnen ze met vragen heen? Hoe zit het met thuiswerken? Bij welke afdeling moeten ze zijn met vragen over…? 

Beantwoord deze voor hen of leid ze tenminste naar de persoon die daarvoor is aangewezen. Je teamleden willen namelijk ook niets liever dan hun normale werkzaamheden voortzetten.

3. Focus op eenduidigheid

Daarnaast moeten zij er zeker van kunnen zijn dat de neuzen van het team dat voor hen klaar staat dezelfde kant op wijzen. 

Vooral in een crisis zoals deze raken zij overspoeld door nieuwsupdates en maatregelen. Ze maken zich hierdoor misschien zorgen over hun positie binnen het team, waardoor ze emotioneel kwetsbaar zijn. Gestresst zelfs. 

Het is daarom belangrijk dat er communicatie plaatsvindt die maar op één manier te interpreteren is. Onduidelijkheden, twijfel, dubbelzinnige berichtgeving: ze zaaien alleen meer meer angst. 

Spreek met iedereen die een communicatieve rol binnen het bedrijf vervult, af wat de standpunten zijn en hoe deze naar buiten worden gebracht. 

4. Focus op eerlijkheid. 

Je teamleden zoeken niet alleen naar leiderschap, maar ook naar geruststelling. Je geeft hen die niet door een eventueel negatieve boodschap te verbloemen, maar juist door direct en concreet te zijn. 

Vertel hen hoe je ziekteverlof regelt, het thuiswerken, hoe het zit met opvang voor de kinderen — en of hun baan over een paar maanden nog wel bestaat, mocht het slechtste scenario uitkomen.

Natuurlijk willen je teamleden gerust gesteld worden, maar aan het eind van de dag hebben ze meer aan de – soms harde – waarheid.

Eenvoudig communiceren voor teams

5. Focus op oprechtheid

Deze pandemie raakt natuurlijk niet alleen je teamleden; ook jij maakt je wellicht zorgen. Afhankelijk van het bedrijf en de communicatiecultuur, zul je hier op een bepaalde manier over moeten berichten. Misschien hanteer je een kwetsbare, gevoelige stijl. Juist een sobere, zakelijke of vind je het belangrijk om een optimistische boodschap neer te zetten. 

Hoe je de communicatie ook binnen je team laat verlopen, onthoud dat het oké is om toe te geven dat jij op dit moment ook niet alle antwoorden hebt. Ook voor jou is deze tijd onzeker. Zolang je echter blijft communiceren, kun je niet meer doen.

6. Focus op betrouwbaarheid

Je wil daarnaast ten alle tijden contact kunnen leggen, ongeacht de boodschap. 

Hiervoor zul je een actief, open en vooral betrouwbaar communicatiekanaal moeten opzetten. Een waarmee je het hele team kunt bereiken en waarmee jij je boodschap duidelijk kunt overbrengen. 

Benadruk bij je team dat dit het kanaal is waar alle belangrijke communicatie rondom het coronavirus op zal plaatsvinden is en dat zij er een gewoonte van moeten maken deze te checken. 

Laat je teamleden niet in het ongewisse. Spreek 1 duidelijk platform af waar ten alle tijden informatie te vinden is. 

Jij draagt er zorg voor dat dit platform regelmatig wordt geüpdatet en dat bij ieder bericht duidelijk wordt omschreven hoe het teamlid in contact kan opnemen, mochten er nog vragen zijn. 

Zo’n systeem kan een simpele landingpage zijn, een nieuwsbrief, maar kan ook plaatsvinden via een wekelijkse online meeting — bijvoorbeeld via Zoom

7. Focus op service

Als leidinggevende heb je daarnaast niet alleen te maken met je teamleden. Ook klanten of diensten waarmee je samenwerkt verdienen te weten waar ze aan toe zijn. 

Breng hen daarom op de hoogte.

Wees daarbij niet bang om klanten lastig te vallen met een zoveelste bericht. Zij zullen het op prijs stellen om te weten dat bepaalde services niet langer doorgaan of dat bijeenkomsten zijn verplaatst. Net als bij je team ontvangen zij liever een bericht dat duidelijk is, dan verbloemd. 

Geef daarom in je communicatie duidelijk aan hoe zij – de klant – te maken krijgen met de aangepaste maatregelen. Sluit daarbij niet uit dat eventuele afspraken nog kunnen veranderen, mocht er door de overheid andere besluiten worden genomen.

8. Focus op vriendelijkheid.

Aan het eind van de dag zijn je hardwerkende teamleden ook maar gewoon mensen. Ze maken zich misschien zorgen, zijn minder productief of hebben simpelweg een luisterend oor nodig. Ook dat hoort bij jouw functie. 

Blijf daarom dagelijks met hen in contact. Toon oprecht interesse en check hoe het ervoor staat. Niet alleen om de voortgang op werkzaamheden te peilen, maar ook hun fysieke- en emotionele toestand. 

Eenvoudig communiceren

Wel 1,5 meter afstand houden 😉

Eenvoudig communiceren tijdens een crisis gebeurt met vallen en opstaan.

Niet alles zal van een leien dakje gaan. Zodra de rust is wedergekeerd en jullie weer als vanouds aan de slag gaan, kom je er misschien achter dat je zaken op een verkeerde manier hebt aangepakt. 

Het kan. Zolang jij als leidinggevende je best doet om eerlijk en open te berichten over de stand van zaken, is het passen en meten. Niet alleen voor jou, maar voor iedereen. Aan het eind van de dag kun je niet meer doen dan wat een leidinggevende zijn, inhoudt: veerkracht tonen, creatief zijn en klaarstaan voor je team. 

X